檔案轉(zhuǎn)調(diào)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，保障公司/組織各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機構(gòu)進行檔案轉(zhuǎn)調(diào)的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.安全性原則：確保檔案在轉(zhuǎn)調(diào)過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.準確性原則：轉(zhuǎn)調(diào)的檔案信息應(yīng)準確無誤，保證檔案內(nèi)容與實際情況相符。4.及時性原則：檔案轉(zhuǎn)調(diào)應(yīng)按照規(guī)定的程序和時間要求及時辦理，避免延誤工作。二、檔案轉(zhuǎn)調(diào)的范圍（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)調(diào)范圍1.因工作需要，部門之間進行業(yè)務(wù)協(xié)作、信息共享時，涉及相關(guān)檔案的轉(zhuǎn)調(diào)。2.員工崗位變動，需要將其個人工作檔案轉(zhuǎn)至新的工作部門。3.公司/組織內(nèi)部開展審計、調(diào)查等工作，需要調(diào)閱相關(guān)檔案資料。（二）外部轉(zhuǎn)調(diào)范圍1.應(yīng)政府部門、司法機關(guān)等要求，依法提供相關(guān)檔案資料。2.與合作伙伴、客戶等進行業(yè)務(wù)往來，根據(jù)合同約定或業(yè)務(wù)需要，提供部分檔案信息。3.參與行業(yè)交流、學(xué)術(shù)研究等活動，按照規(guī)定向外部機構(gòu)提供有關(guān)檔案。三、檔案轉(zhuǎn)調(diào)的流程（一）內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)調(diào)流程1.申請因工作需要調(diào)閱檔案的部門或個人，填寫《檔案調(diào)閱申請表》，詳細說明調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、調(diào)閱時間等信息。申請表經(jīng)申請部門負責(zé)人簽字確認后，提交至檔案管理部門。2.審核檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。重點審核申請的必要性、調(diào)閱檔案的范圍是否合理、調(diào)閱時間是否符合規(guī)定等。如審核通過，在申請表上簽署意見，并注明調(diào)閱檔案的具體存放位置和提供方式；如審核不通過，應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并要求補充或修改申請內(nèi)容。3.提供根據(jù)審核意見，檔案管理部門安排專人負責(zé)檔案的查找、整理和提供。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的手續(xù)辦理借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。對于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照安全、保密的原則，通過特定的存儲介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供給申請部門，并確保電子檔案的完整性和可讀性。同時，應(yīng)記錄電子檔案的提供時間、接收部門等信息。4.歸還借閱人在使用完畢檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與借閱人溝通，查明原因并要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對于損壞或丟失的檔案，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）外部檔案轉(zhuǎn)調(diào)流程1.申請因外部需求需要轉(zhuǎn)調(diào)檔案的部門或個人，填寫《外部檔案轉(zhuǎn)調(diào)申請表》，除詳細說明轉(zhuǎn)調(diào)檔案的相關(guān)信息外，還應(yīng)注明外部接收機構(gòu)的名稱、轉(zhuǎn)調(diào)原因、轉(zhuǎn)調(diào)檔案的用途等內(nèi)容。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字、加蓋部門公章后，提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行全面審查，重點考慮轉(zhuǎn)調(diào)檔案對公司/組織的影響、外部接收機構(gòu)的合法性和信譽、轉(zhuǎn)調(diào)檔案的安全性和保密性等因素。如審批通過，在申請表上簽署同意意見；如審批不通過，應(yīng)明確指出不同意轉(zhuǎn)調(diào)的原因，并要求申請部門或個人重新考慮轉(zhuǎn)調(diào)事宜。3.辦理手續(xù)申請部門或個人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，與外部接收機構(gòu)聯(lián)系，按照對方要求辦理檔案轉(zhuǎn)調(diào)的具體手續(xù)。手續(xù)內(nèi)容包括但不限于簽訂檔案轉(zhuǎn)調(diào)協(xié)議、明確檔案交接方式和時間、約定檔案使用范圍和保密責(zé)任等。在辦理手續(xù)過程中，應(yīng)確保相關(guān)條款符合法律法規(guī)和公司/組織的利益，避免出現(xiàn)法律風(fēng)險和利益受損情況。4.檔案轉(zhuǎn)遞檔案管理部門按照與外部接收機構(gòu)約定的方式，及時將檔案轉(zhuǎn)遞給對方。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用安全可靠的郵寄方式或?qū)Ｈ怂瓦_，并要求對方簽收確認；對于電子檔案，應(yīng)按照雙方商定的技術(shù)標準和傳輸方式進行傳輸，并保留相關(guān)傳輸記錄。在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，應(yīng)做好跟蹤和記錄工作，確保檔案能夠準確、及時地送達外部接收機構(gòu)。5.備案檔案轉(zhuǎn)調(diào)完成后，檔案管理部門應(yīng)將外部檔案轉(zhuǎn)調(diào)的相關(guān)情況進行備案，包括轉(zhuǎn)調(diào)申請表、領(lǐng)導(dǎo)審批意見、檔案轉(zhuǎn)調(diào)協(xié)議、檔案交接記錄等資料。備案資料應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計。四、檔案轉(zhuǎn)調(diào)的責(zé)任與權(quán)限（一）申請部門責(zé)任與權(quán)限1.責(zé)任負責(zé)準確填寫檔案調(diào)閱申請表，如實說明調(diào)閱檔案的相關(guān)信息和用途。確保調(diào)閱檔案的人員遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。在規(guī)定時間內(nèi)歸還調(diào)閱的檔案，如因特殊原因需要延期，應(yīng)及時辦理續(xù)借手續(xù)。對調(diào)閱檔案過程中發(fā)生的問題，如檔案損壞、丟失等，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.權(quán)限根據(jù)工作需要，有權(quán)申請調(diào)閱公司/組織內(nèi)部相關(guān)檔案。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，合理使用調(diào)閱的檔案，以支持本部門的工作開展。（二）檔案管理部門責(zé)任與權(quán)限1.責(zé)任負責(zé)制定和完善檔案轉(zhuǎn)調(diào)制度，并組織實施。對檔案轉(zhuǎn)調(diào)申請進行審核，確保轉(zhuǎn)調(diào)工作符合規(guī)定要求。妥善保管檔案，保證檔案在轉(zhuǎn)調(diào)過程中的安全和完整。按照規(guī)定的流程和要求，及時提供和接收轉(zhuǎn)調(diào)的檔案，并做好相關(guān)記錄和登記工作。對違反檔案轉(zhuǎn)調(diào)制度的行為進行監(jiān)督和糾正，情節(jié)嚴重的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.權(quán)限有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的檔案轉(zhuǎn)調(diào)申請。對檔案轉(zhuǎn)調(diào)過程進行全程監(jiān)控，確保檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作的規(guī)范進行。根據(jù)工作需要，對檔案轉(zhuǎn)調(diào)制度進行修訂和完善。（三）審批領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任與權(quán)限1.責(zé)任對外部檔案轉(zhuǎn)調(diào)申請進行全面審查，做出準確的審批意見。對檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作中涉及的重要事項和潛在風(fēng)險進行把控，確保公司/組織利益不受損害。對檔案轉(zhuǎn)調(diào)制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.權(quán)限有權(quán)批準或駁回外部檔案轉(zhuǎn)調(diào)申請。根據(jù)實際情況，對檔案轉(zhuǎn)調(diào)的具體方式、時間等提出指導(dǎo)意見。五、檔案轉(zhuǎn)調(diào)的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案轉(zhuǎn)調(diào)過程中，應(yīng)采取必要的防護措施，確保檔案的安全。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用專門的檔案袋或包裝盒進行包裝，并做好防潮、防火、防蟲等措施；對于電子檔案，應(yīng)采用加密存儲、備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.在檔案運輸過程中，應(yīng)選擇安全可靠的運輸方式，如專人護送、專業(yè)快遞公司等，并要求運輸人員嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案安全送達目的地。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。同時，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等，確保檔案能夠及時得到妥善處理。（二）保密措施1.嚴格限制檔案調(diào)閱人員的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和調(diào)閱檔案。調(diào)閱檔案時，應(yīng)要求調(diào)閱人員簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在檔案轉(zhuǎn)調(diào)過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人傳遞等方式，防止檔案信息在傳輸過程中被竊取或泄露。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)按照更高的保密級別進行管理和轉(zhuǎn)調(diào)。在轉(zhuǎn)調(diào)前，應(yīng)對檔案進行必要的脫敏處理，確保信息安全。4.加強對檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作的監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行制止和糾正，并依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)調(diào)的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作進行自查，檢查檔案轉(zhuǎn)調(diào)流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全、記錄是否完整等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作進行審計，重點審查檔案轉(zhuǎn)調(diào)的合規(guī)性、安全性和保密性等方面。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案轉(zhuǎn)調(diào)工作的相關(guān)資料和情況說明。