我國口述檔案制度一、總則（一）目的為了有效保護(hù)和利用我國口述檔案資源，規(guī)范口述檔案工作流程，確保口述檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我國境內(nèi)各級各類國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織所涉及的口述檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：口述檔案應(yīng)如實(shí)記錄當(dāng)事人的講述內(nèi)容，確保信息來源可靠，不得篡改、歪曲口述內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集與口述主題相關(guān)的各種信息，包括事件背景、過程、人物關(guān)系等，保證口述檔案內(nèi)容完整。3.系統(tǒng)性原則：對口述檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編號，建立有序的管理體系，便于檢索和利用。4.保密性原則：對口述檔案中涉及的個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、口述檔案的收集（一）收集范圍1.歷史事件：對具有重要?dú)v史意義的事件，邀請當(dāng)事人或見證者進(jìn)行口述記錄，包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面的重大事件。2.人物事跡：收集杰出人物、先進(jìn)模范等的生平事跡、工作經(jīng)驗(yàn)、思想感悟等口述資料。3.民俗文化：記錄民間傳統(tǒng)習(xí)俗、手工藝、傳說故事等方面的口述內(nèi)容，傳承和弘揚(yáng)民族文化。4.企業(yè)發(fā)展：針對企業(yè)發(fā)展歷程、重大決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面，收集企業(yè)內(nèi)部人員的口述信息，為企業(yè)留存歷史資料。（二）收集渠道1.主動征集：檔案管理部門定期發(fā)布征集公告，明確征集主題和范圍，主動向社會各界征集口述檔案。2.定向采集：根據(jù)特定研究或工作需要，有針對性地選取相關(guān)人員進(jìn)行口述檔案采集。3.捐贈與寄存：鼓勵個人或組織將其擁有的口述檔案捐贈給檔案管理部門，也可接受寄存服務(wù)。（三）收集程序1.選題策劃：根據(jù)收集范圍和工作重點(diǎn)，確定口述檔案的具體選題，制定詳細(xì)的采集計(jì)劃。2.人員聯(lián)系：通過多種方式聯(lián)系合適的口述者，向其說明采集目的、內(nèi)容和要求，征得同意后預(yù)約采集時間和地點(diǎn)。3.采集準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好采集設(shè)備，如錄音筆、攝像機(jī)等，并確保設(shè)備性能良好。同時，安排熟悉訪談技巧的工作人員參與采集工作。4.現(xiàn)場采集：采集過程中，工作人員要尊重口述者，營造輕松自然的氛圍，引導(dǎo)口述者準(zhǔn)確、清晰地講述相關(guān)內(nèi)容。采集過程應(yīng)全程錄音或錄像，并做好記錄。5.初步整理：采集結(jié)束后，及時對口述資料進(jìn)行初步整理，檢查錄音、錄像的完整性，提取關(guān)鍵信息，形成文字初稿。三、口述檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按主題分類：根據(jù)口述檔案的內(nèi)容主題，分為歷史事件類、人物事跡類、民俗文化類、企業(yè)發(fā)展類等。2.按時間分類：按照口述內(nèi)容所涉及的時間順序進(jìn)行分類，便于反映事物發(fā)展的脈絡(luò)。3.按地域分類：根據(jù)口述檔案產(chǎn)生的地域范圍進(jìn)行分類，有助于了解不同地區(qū)的特色和差異。（二）編號規(guī)則為每一份口述檔案編制唯一的標(biāo)識符，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。例如，采用“年份+類別代碼+流水號”的形式進(jìn)行編號。（三）內(nèi)容整理1.文字轉(zhuǎn)錄：對口述錄音、錄像資料進(jìn)行文字轉(zhuǎn)錄，確保轉(zhuǎn)錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。轉(zhuǎn)錄過程中，要注意語言表達(dá)的規(guī)范性和一致性。2.內(nèi)容審核：對轉(zhuǎn)錄后的文字內(nèi)容進(jìn)行審核，核對與原始口述資料的一致性，糾正錯誤信息，補(bǔ)充遺漏內(nèi)容。3.標(biāo)注說明：對一些特殊內(nèi)容、背景信息、口述者的特殊表述等進(jìn)行標(biāo)注說明，以便更好地理解口述檔案的含義。4.建立索引：根據(jù)口述檔案的編號、主題、關(guān)鍵詞等信息，建立索引目錄，方便快速查找和利用。四、口述檔案的存儲（一）存儲方式1.數(shù)字化存儲：將整理好的口述檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在服務(wù)器、磁盤陣列等電子存儲設(shè)備上，并建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲：對于一些具有重要價(jià)值的原始口述檔案，可同時保存紙質(zhì)版本，存放在專門的檔案庫房中。3.多媒體存儲：除了文字和音頻、視頻資料外，還可將相關(guān)的圖片、圖表等多媒體資料與口述檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲，豐富檔案內(nèi)容。（二）存儲環(huán)境1.電子存儲環(huán)境：確保服務(wù)器等存儲設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定，具備良好的防火、防潮、防塵、防盜等安全措施。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)損壞。2.紙質(zhì)存儲環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（三）存儲安全1.數(shù)據(jù)安全：建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，對數(shù)字化口述檔案進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的地理位置。2.實(shí)體安全：加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對紙質(zhì)檔案的借閱、歸還等進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案實(shí)體安全。五、口述檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)術(shù)研究：為歷史、文化、社會等領(lǐng)域的學(xué)術(shù)研究提供豐富的原始資料，支持學(xué)者開展深入研究。2.文化傳承：通過整理和傳播口述檔案，促進(jìn)民俗文化、地方文化等的傳承和發(fā)展，增強(qiáng)民族文化認(rèn)同感。3.企業(yè)發(fā)展：幫助企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考，同時作為企業(yè)文化建設(shè)的重要素材。4.教育教學(xué)：作為學(xué)校教育教學(xué)的補(bǔ)充資源，豐富教學(xué)內(nèi)容，培養(yǎng)學(xué)生的歷史意識和文化素養(yǎng)。（二）利用方式1.查閱復(fù)制：提供口述檔案的查閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，為其提供復(fù)制件。查閱和復(fù)制應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。2.專題展覽：選取部分有代表性的口述檔案，舉辦專題展覽，向社會公眾展示歷史風(fēng)貌和文化特色。展覽形式可多樣化，包括實(shí)物展示、多媒體演示等。3.編研出版：對口述檔案進(jìn)行深入編研，選取有價(jià)值的內(nèi)容編輯出版相關(guān)書籍、刊物或資料集，擴(kuò)大口述檔案的影響力。4.網(wǎng)絡(luò)傳播：利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，將部分口述檔案進(jìn)行公開傳播，提高其社會關(guān)注度和利用率。但在傳播過程中要注意保護(hù)版權(quán)和隱私。（三）利用程序1.申請：利用者需填寫利用申請表，說明利用目的、內(nèi)容范圍等信息，提交相關(guān)證明材料。2.審批：檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)利用者的身份、利用目的等情況，決定是否批準(zhǔn)申請，并明確利用方式和期限。3.利用服務(wù)：按照審批結(jié)果，為利用者提供相應(yīng)的服務(wù)。利用過程中，工作人員要做好指導(dǎo)和監(jiān)督工作，確保利用活動規(guī)范有序。4.歸還與反饋：利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還所借的口述檔案資料，并反饋利用過程中的意見和建議。六、口述檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.價(jià)值鑒定：根據(jù)口述檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值、社會價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評估，確定其保存價(jià)值。2.時效性鑒定：對于一些時效性較強(qiáng)的口述檔案，隨著時間的推移，其價(jià)值可能逐漸降低，需進(jìn)行相應(yīng)的鑒定。3.完整性鑒定：檢查口述檔案的內(nèi)容是否完整，是否存在關(guān)鍵信息缺失等情況，影響其保存價(jià)值。（二）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期組織對口述檔案進(jìn)行初步篩選，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案清單。2.專家鑒定：邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家組成鑒定小組，對篩選出的口述檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定。專家應(yīng)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，出具鑒定意見。3.結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，征求相關(guān)部門和社會公眾的意見。公示期一般為[X]個工作日。4.最終確定：根據(jù)公示反饋意見，對鑒定結(jié)果進(jìn)行調(diào)整和完善，最終確定口述檔案的鑒定結(jié)論。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的口述檔案，編制銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、內(nèi)容摘要等信息。2.審批：銷毀清單報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀實(shí)施：銷毀過程應(yīng)采取安全可靠的方式，確保檔案信息徹底消除。對于數(shù)字化檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除等操作；對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀。4.監(jiān)督記錄：銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、口述檔案工作的組織與管理（一）管理機(jī)構(gòu)各級檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的口述檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)口述檔案工作，明確其職責(zé)和權(quán)限。管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的專業(yè)人員，包括檔案管理人員、采訪人員、技術(shù)人員等。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員：負(fù)責(zé)口述檔案的收集、整理、存儲、利用等日常管理工作，制定工作計(jì)劃和管理制度，確保口述檔案工作規(guī)范有序開展。2.采訪人員：承擔(dān)口述檔案的采集工作，熟悉訪談技巧，能夠與口述者進(jìn)行有效的溝通，準(zhǔn)確記錄口述內(nèi)容。3.技術(shù)人員：負(fù)責(zé)口述檔案的數(shù)字化處理、存儲設(shè)備維護(hù)等技術(shù)工作，保障檔案信息的安全和有效利用。（三）培訓(xùn)與考核1.定期培訓(xùn)：組織口述檔案工作人員參加專業(yè)培