社區(qū)檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)工作中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的管理，包括但不限于社區(qū)建設、居民信息、黨建工作、文化活動、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面形成的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案由社區(qū)指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則檔案內(nèi)容應如實反映社區(qū)工作的實際情況，保證檔案信息的真實性和準確性。3.完整系統(tǒng)原則全面收集和整理社區(qū)工作中形成的各類檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的社區(qū)檔案管理辦公室，負責社區(qū)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集負責定期收集社區(qū)各部門和工作人員在工作中形成的各類檔案，確保檔案的及時歸檔。2.檔案整理按照檔案分類標準對收集到的檔案進行整理、編目、裝訂，使其條理清晰、便于查找。3.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護工作，確保檔案的實體安全。同時，定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.檔案利用根據(jù)工作需要，為社區(qū)工作人員和居民提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。對涉及重要事項的檔案利用，需經(jīng)相關負責人批準。5.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案信息化建設積極推進檔案信息化管理，利用現(xiàn)代信息技術手段對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和服務水平。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.社區(qū)各部門和工作人員在履行職責過程中，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和本社區(qū)的工作要求，及時形成各類文件材料。2.文件材料應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。（二）檔案收集要求1.定期收集檔案管理人員應定期到各部門收集檔案，一般每月或每季度進行一次，確保檔案的及時歸檔。2.隨時收集對于重要緊急的文件材料，檔案管理人員應隨時跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.主動收集檔案管理人員應主動與各部門溝通聯(lián)系，了解工作進展情況，及時收集相關檔案資料。4.交接手續(xù)檔案收集時，交接雙方應辦理交接手續(xù)，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并簽字確認。四、檔案的整理（一）分類標準1.黨群工作類包括社區(qū)黨組織建設、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設等方面的檔案。2.社區(qū)建設類涵蓋社區(qū)規(guī)劃、基礎設施建設、環(huán)境衛(wèi)生、物業(yè)管理等方面的檔案。3.居民工作類涉及居民信息管理、社區(qū)服務、矛盾調(diào)解、社會保障等方面的檔案。4.文化活動類包含社區(qū)文化活動策劃、組織實施、活動記錄等方面的檔案。5.安全管理類有關社區(qū)安全防范、消防安全、治安管理等方面的檔案。（二）整理方法1.分類按照分類標準對檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號為每一份檔案編制唯一標識符，編號應遵循一定的規(guī)律，便于管理和查找。編號可采用年度流水號或分類流水號等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管要求1.上架排列檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每半年進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.溫濕度控制檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設備，確保庫房溫濕度符合要求。4.防蟲防鼠在檔案庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品和器材，定期進行檢查和更換，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.安全防護加強檔案庫房的安全管理，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應嚴格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案，以了解社區(qū)歷史情況、工作進展等，為工作決策提供參考依據(jù)。2.居民因個人事務需要查閱與其自身相關的檔案，如戶籍信息、社會保障記錄等。3.其他單位或個人因工作需要查閱社區(qū)檔案，需經(jīng)社區(qū)相關負責人批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱申請查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱申請表應由申請人簽字或蓋章。2.審批查閱申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門負責人審批。對于涉及重要事項或機密信息的檔案查閱申請，需經(jīng)社區(qū)主要領導批準。3.查閱登記檔案管理人員根據(jù)審批后的查閱申請表，對查閱人員進行登記，包括查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱服務檔案管理人員按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務。查閱人員應在檔案查閱室內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.歸還手續(xù)查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還登記手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作具有長遠查考利用價值或需要永久保存的檔案，應列為永久保管。2.長期保管在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對檔案內(nèi)容進行審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限標準，確定檔案的保管期限。2.綜合分析結合檔案的形成背景、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析檔案的價值，確定其保管期限。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制銷毀清冊，銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報社區(qū)主要領導審批。2.審批銷毀清冊經(jīng)社區(qū)主要領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.銷毀實施檔案銷毀工作應在指定地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。銷毀過程中，應確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄監(jiān)銷人員應對檔案銷毀情況進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀記錄應與銷毀清冊一并留存檔案管理部門。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描圖像轉(zhuǎn)換為電子文件，并按照檔案分類編號順序進行命名和存儲。掃描分辨率應不低于20０dpi，確保圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)錄入對檔案目錄等信息進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)錄入應準確無誤，確保檔案信息的完整性和準確性。（三）信息系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)功能社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的實際需要。2.權限管理設置不同的用戶權限，對檔案信息進行分級管理。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作相應級別的檔案信息，確保檔案信息的安全保密。3.數(shù)據(jù)備份定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份周期可根據(jù)實際情況確定，一般每月或每季度進行一次全量備份，每天進行增量備份。（四）安全保障1.網(wǎng)絡安全加強檔案信息