吉安檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉安公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的保密行為。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識，采取有效的防范措施，防止檔案信息泄露。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級分類管理，明確保密責(zé)任。4.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：檔案的使用人員對檔案的保密負(fù)有直接責(zé)任。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類行政文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)成果、技術(shù)資料、工藝文件等。（二）檔案分級1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.機(jī)密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)信息、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后會(huì)對公司產(chǎn)生較大影響的檔案。3.秘密級檔案：一般性的業(yè)務(wù)資料、內(nèi)部文件等，泄露可能給公司帶來一定不便的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。3.對于外來文件，如政府公文、合作方提供的資料等，應(yīng)進(jìn)行登記并妥善保管。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案的類別和形成時(shí)間順序進(jìn)行編號、編目。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，確保整齊規(guī)范；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。3.對檔案中的重復(fù)、無效文件進(jìn)行清理，確保檔案的精煉性。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.重要檔案的存儲(chǔ)：絕密級檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)，并限制訪問權(quán)限。（二）保管環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存儲(chǔ)場所的安全。（三）保管期限1.各類檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。2.對于已過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.絕密級檔案：僅限公司高層管理人員、經(jīng)授權(quán)的特定業(yè)務(wù)人員查閱，查閱需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.機(jī)密級檔案：公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員可查閱，查閱需經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.秘密級檔案：公司員工因工作需要可查閱，查閱需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、期限等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持有效證件到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，查閱過程中查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.紙質(zhì)檔案傳遞：應(yīng)通過專門的機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，確保檔案的安全傳遞。2.電子檔案傳遞：應(yīng)采用加密傳輸方式，確保傳輸過程中檔案信息不被泄露。（二）交接手續(xù)1.在檔案傳遞或交接過程中，雙方應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》。2.交接清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，交接雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.對于重要檔案的交接，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保交接過程的規(guī)范和安全。七、檔案的保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及檔案管理的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。（二）物理防護(hù)1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（三）技術(shù)防護(hù)1.采用先進(jìn)的加密技術(shù)對檔案進(jìn)行加密處理，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。（四）制度約束1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以改進(jìn)。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因特殊原因需要銷毀的檔案，如檔案內(nèi)容涉及違法違規(guī)、商業(yè)秘密已公開等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員應(yīng)簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案的查閱、借閱、傳遞、交接等手續(xù)是否齊全。3.檔案保密措施的落實(shí)情況，如人員管理、物理防護(hù)、技術(shù)防護(hù)等。4.檔案銷毀工作是否規(guī)范。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處