科技檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強公司科技檔案的管理，充分發(fā)揮科技檔案在公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等各項活動中的作用，規(guī)范科技檔案的利用行為，保障公司和相關(guān)方的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、子公司以及與公司科技檔案利用相關(guān)的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確?？萍紮n案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在科技檔案利用過程中，始終將檔案安全和保密放在首位，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.服務(wù)公司發(fā)展原則以服務(wù)公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等活動為宗旨，充分挖掘科技檔案價值，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。4.便捷高效原則在確保檔案安全和保密的前提下，簡化利用流程，提高利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、科技檔案的范圍與分類（一）科技檔案范圍1.科研項目檔案包括科研項目立項申請、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定材料等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、工藝文件、測試報告、質(zhì)量檢驗記錄等。3.工程建設(shè)檔案有工程項目規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收資料等。4.設(shè)備儀器檔案包含設(shè)備儀器購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、運行數(shù)據(jù)等。5.技術(shù)合同檔案涉及技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢、服務(wù)等合同的文本及相關(guān)附件。（二）科技檔案分類1.按項目分類以科研項目、產(chǎn)品研發(fā)項目、工程項目等為單元進行分類，便于對特定項目的檔案進行集中管理和利用。2.按專業(yè)分類根據(jù)公司業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)領(lǐng)域，如機械、電子、化工等，對科技檔案進行分類，使檔案管理更具專業(yè)性和針對性。3.按時間分類按照檔案形成的時間順序進行排列，有助于清晰展現(xiàn)公司科技活動的發(fā)展歷程。三、科技檔案利用流程（一）利用申請1.公司內(nèi)部人員利用填寫《科技檔案利用申請表》，注明利用目的、所需檔案名稱及內(nèi)容、利用時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門。2.外部單位或個人利用需提交單位介紹信或個人有效身份證件，填寫《科技檔案利用申請表》，詳細(xì)說明利用用途、范圍及期限等，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可向檔案管理部門提出申請。（二）申請審核檔案管理部門收到利用申請后，對申請內(nèi)容進行審核。重點審核利用目的是否合理、所需檔案與利用目的是否相符、利用時間是否符合規(guī)定等。對于不符合要求的申請，及時與利用者溝通并說明原因，要求其補充或修改申請。（三）檔案提供1.對于審核通過的申請，檔案管理部門根據(jù)利用者需求，提供相應(yīng)的科技檔案。提供方式可包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.查閱檔案時，利用者需在檔案管理部門指定的場所進行，并由檔案管理人員在場監(jiān)督。查閱過程中，利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱檔案時，檔案管理部門需與利用者簽訂《科技檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保管責(zé)任等事項。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制檔案時，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者需求，采用復(fù)印、掃描等方式提供復(fù)制件。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（四）利用登記檔案管理部門對科技檔案的利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用者姓名或單位名稱、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、提供方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。（五）檔案歸還1.借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.利用者歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性及是否有損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與利用者溝通并查明原因，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對于歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行整理和核對，確保檔案歸位準(zhǔn)確、存放有序。四、科技檔案利用的權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的科技檔案。涉及重要機密或核心技術(shù)的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可利用。2.外部單位或個人因合作、交流等原因確需利用公司科技檔案的，經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱、復(fù)制相關(guān)檔案。嚴(yán)禁外部單位或個人未經(jīng)授權(quán)借閱公司科技檔案。（二）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、專利信息等重要檔案，嚴(yán)格限制利用范圍和知悉人員。未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方披露。2.對于正在進行的科研項目、尚未公開的產(chǎn)品研發(fā)信息等檔案，在規(guī)定保密期限內(nèi)，限制無關(guān)人員利用。3.利用科技檔案時，不得擅自更改、刪除、銷毀檔案內(nèi)容。如需對檔案進行標(biāo)注、摘錄等操作，需經(jīng)檔案管理部門同意。五、科技檔案利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)確?？萍紮n案存儲場所的安全，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.定期對科技檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患，如紙張老化、字跡褪色等問題。3.在科技檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞。如發(fā)生檔案損壞或丟失事件，應(yīng)立即采取措施進行補救，并查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）保密管理1.對涉及公司機密的科技檔案，實行專人專管制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用者在利用科技檔案過程中，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對所知悉的公司機密信息予以保密。如違反保密協(xié)議，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。3.在檔案查閱、借閱場所，應(yīng)設(shè)置必要的保密警示標(biāo)識，提醒利用者注意保密。嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案利用場所。4.對電子科技檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對科技檔案利用情況進行審計檢查，重點審查利用流程是否合規(guī)、檔案安全保密措施是否落實、利用登記是否準(zhǔn)確完整等。2.檔案管理部門定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題，不斷完善科技檔案利用管理制度。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的監(jiān)督檢查，積極配合并按照要求提供科技檔案利用情況的相關(guān)資料。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時整改落實。七、獎懲措施（一）獎勵1.對在科技檔案利用工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。如積極提供有價值的檔案利用建議，為公司科研、生產(chǎn)等活動提供重要支持；嚴(yán)格遵守檔案利用制度，保障檔案安全和保密等。2.獎勵方式可包括榮譽證書、獎金、晉升機會等，以激勵員工積極參與科技檔案利用工作，提高檔案管理水平。（二）懲罰1.對違反科技檔案利用制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。如未經(jīng)審批擅自利用檔案、泄露檔案機密信息、損壞或丟失檔案等。2.處罰措施包括警告、罰款、降職、解除