各類檔案存放制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司各類檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的存放管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和存放應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率。二、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。行政公文：上級(jí)機(jī)關(guān)來文、公司對(duì)外發(fā)文、內(nèi)部行政公文等。證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。會(huì)議檔案：各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、議程等。人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、離職檔案等。行政事務(wù)檔案：辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、辦公區(qū)域管理記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。財(cái)務(wù)預(yù)算與決算檔案：年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)資料。3.業(yè)務(wù)檔案銷售業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、客戶資料、銷售訂單、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案：采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票等。生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。研發(fā)業(yè)務(wù)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)過程記錄、技術(shù)成果報(bào)告等。4.項(xiàng)目檔案項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等。項(xiàng)目實(shí)施文件：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等。5.聲像檔案照片檔案：公司重大活動(dòng)照片、產(chǎn)品照片、辦公場(chǎng)所照片等。視頻檔案：公司宣傳片、會(huì)議視頻、培訓(xùn)視頻等。音頻檔案：重要會(huì)議錄音帶、講座錄音等。6.電子檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件：各類通知、報(bào)告、報(bào)表等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件：銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。其他電子文件：掃描的紙質(zhì)檔案、電子文檔等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，由類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表財(cái)務(wù)檔案，“C”代表業(yè)務(wù)檔案，“D”代表項(xiàng)目檔案，“E”代表聲像檔案，“F”代表電子檔案。3.年份代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成時(shí)間順序，從“001”開始依次編號(hào)。5.例如，行政檔案中2023年形成的第一份文件編號(hào)為“A2023001”。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核、補(bǔ)充和完善，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）收集范圍1.凡在公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等均應(yīng)收集歸檔。2.員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的個(gè)人工作記錄、報(bào)告、總結(jié)等，也應(yīng)按要求歸檔。（三）收集時(shí)間1.常規(guī)文件應(yīng)在形成后一周內(nèi)收集歸檔。2.重要會(huì)議、項(xiàng)目等活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將會(huì)議記錄、項(xiàng)目資料等整理歸檔，一般不超過兩周。3.年度結(jié)束后，各部門應(yīng)在次年1月底前將上一年度的各類檔案移交綜合管理部門。（四）收集要求1.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可讀性，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合要求，并定期進(jìn)行備份。3.聲像檔案應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用，按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案去除金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照檔案分類，將同一類別的檔案進(jìn)行排序，依次編寫頁(yè)碼。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.電子檔案按照檔案分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾名稱應(yīng)與檔案類別一致。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映文件內(nèi)容和日期。建立電子檔案索引，索引應(yīng)包括文件名稱、存儲(chǔ)路徑、日期等信息。3.聲像檔案對(duì)照片進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理，標(biāo)注照片說明。對(duì)視頻和音頻文件進(jìn)行分類整理，標(biāo)注文件內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)、拍攝時(shí)間等信息。五、檔案存放（一）存放地點(diǎn)1.綜合管理部門設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類紙質(zhì)檔案。2.配備電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，用于存儲(chǔ)電子檔案。3.聲像檔案根據(jù)載體形式分別存放，照片可沖印成冊(cè)或存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，視頻和音頻文件存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中。(二)存放要求1.紙質(zhì)檔案檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。對(duì)重要檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管等特殊措施。2.電子檔案電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的硬件設(shè)施，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期將電子檔案?jìng)浞莸酱艓?、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。對(duì)電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案。3.聲像檔案照片檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防蟲的相冊(cè)或檔案盒中。視頻和音頻檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管公司章程、股東名冊(cè)、董事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的檔案。涉及公司重大權(quán)益、重大資產(chǎn)處置、重大訴訟等重要事項(xiàng)的檔案。2.定期保管定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年。一般行政公文、業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件等根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限。（二）保管期限確定1.檔案形成部門在整理檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度初步確定保管期限，并在檔案移交清單中注明。2.綜合管理部門對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況調(diào)整保管期限。（三）保管期限調(diào)整1.隨著時(shí)間的推移和公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，如發(fā)現(xiàn)某些檔案的保管期限需要調(diào)整，由綜合管理部門提出建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.保管期限調(diào)整后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行重新整理和存放。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可直接向綜合管理部門提出申請(qǐng)。2.查閱重要檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱涉及公司機(jī)密的檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到綜合管理部門查閱檔案。3.綜合管理部門工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，可向綜合管理部門提出申請(qǐng)，但借閱期限一般不超過兩周。2.借閱重要檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱涉及公司機(jī)密的檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司檔案，如有特殊情況，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，并領(lǐng)取檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門相關(guān)人員為成員。（二）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查，分析檔案的內(nèi)容和歷史價(jià)值。2.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出的銷毀意見報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。九、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案