大學(xué)檔案查詢(xún)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范大學(xué)檔案查詢(xún)工作，保障檔案信息的安全與合理利用，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研和管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工、學(xué)生以及經(jīng)學(xué)校授權(quán)的校外單位或個(gè)人對(duì)大學(xué)檔案的查詢(xún)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查詢(xún)工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保查詢(xún)行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查詢(xún)過(guò)程中，要采取有效措施保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和查詢(xún)。3.服務(wù)利用原則：以方便檔案利用者為出發(fā)點(diǎn)，簡(jiǎn)化查詢(xún)手續(xù)，提高查詢(xún)效率，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理以及師生的個(gè)人發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。二、檔案分類(lèi)及查詢(xún)范圍（一）教學(xué)檔案1.培養(yǎng)方案：包括各專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、課程設(shè)置、教學(xué)進(jìn)程安排等，供教師制定教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生了解專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)要求時(shí)查詢(xún)。2.教學(xué)大綱：涵蓋各課程的教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、教學(xué)進(jìn)度、考核方式等，為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供指導(dǎo)。3.學(xué)生成績(jī)：記錄學(xué)生在校期間各課程的考試成績(jī)、平時(shí)成績(jī)等，用于學(xué)生了解自己的學(xué)業(yè)情況、申請(qǐng)獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先以及畢業(yè)資格審核等。4.實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料：包含實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定等，反映學(xué)生實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的情況，供學(xué)校評(píng)估實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生總結(jié)實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)時(shí)查詢(xún)。（二）科研檔案1.科研項(xiàng)目申報(bào)材料：如項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算等，用于學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)了解項(xiàng)目申報(bào)情況，評(píng)估項(xiàng)目立項(xiàng)的可能性。2.科研項(xiàng)目研究過(guò)程材料：包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況、科研成果獲獎(jiǎng)證書(shū)等，反映科研項(xiàng)目的研究進(jìn)展和成果，供科研人員總結(jié)研究經(jīng)驗(yàn)、申請(qǐng)科研獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定等時(shí)查詢(xún)。3.學(xué)術(shù)交流材料：如參加學(xué)術(shù)會(huì)議的邀請(qǐng)函、會(huì)議論文、學(xué)術(shù)講座記錄等，體現(xiàn)學(xué)校的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)情況，為教師參與學(xué)術(shù)交流、拓展學(xué)術(shù)視野提供參考。（三）人事檔案1.教職工基本信息：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、獲獎(jiǎng)情況等，用于學(xué)校人事管理部門(mén)掌握教職工基本情況，進(jìn)行崗位聘任、績(jī)效考核、人才選拔等工作。2.教職工考核材料：如年度考核表、聘期考核表、師德考核記錄等，反映教職工的工作表現(xiàn)和業(yè)績(jī)，為考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲晉升提供依據(jù)。3.教職工培訓(xùn)材料：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書(shū)等，記錄教職工參加各類(lèi)培訓(xùn)的情況，有助于學(xué)校了解教職工的業(yè)務(wù)提升需求和培訓(xùn)效果。（四）學(xué)生檔案1.入學(xué)檔案：包含學(xué)生的高考報(bào)名登記表、體檢表、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等，是學(xué)生入學(xué)資格審查和學(xué)籍管理的重要依據(jù)。2.學(xué)籍檔案：記錄學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)情況，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等，以及在校期間的獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄等，用于學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍的動(dòng)態(tài)管理和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)。3.畢業(yè)生檔案：包括畢業(yè)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書(shū)、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等，是畢業(yè)生就業(yè)派遣和檔案轉(zhuǎn)遞的重要材料。（五）行政管理檔案1.學(xué)校規(guī)章制度：涵蓋學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等，為學(xué)校各部門(mén)和師生員工提供行為準(zhǔn)則和工作規(guī)范。2.會(huì)議記錄：記錄學(xué)校各類(lèi)會(huì)議的召開(kāi)情況、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等，便于學(xué)校管理層了解工作進(jìn)展、決策執(zhí)行情況以及協(xié)調(diào)各部門(mén)工作。3.工作計(jì)劃與總結(jié)：包括學(xué)校各部門(mén)的年度工作計(jì)劃、學(xué)期工作總結(jié)等，反映學(xué)校整體工作安排和執(zhí)行情況，為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和決策提供參考。三、查詢(xún)流程（一）校內(nèi)人員查詢(xún)1.提出申請(qǐng)教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查詢(xún)檔案的，填寫(xiě)《大學(xué)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)檔案的類(lèi)別、用途、查詢(xún)期限等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。學(xué)生因個(gè)人學(xué)習(xí)、就業(yè)、評(píng)優(yōu)評(píng)先等原因需要查詢(xún)檔案的，填寫(xiě)《大學(xué)檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，經(jīng)輔導(dǎo)員簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門(mén)收到查詢(xún)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)理由是否合理、查詢(xún)范圍是否符合規(guī)定、簽字手續(xù)是否齊全等。對(duì)于符合查詢(xún)條件的申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，及時(shí)告知申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。3.查詢(xún)辦理經(jīng)批準(zhǔn)的查詢(xún)申請(qǐng)，由檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索查詢(xún)，并按照規(guī)定的查詢(xún)方式提供檔案信息。查詢(xún)方式可以包括現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印、電子文檔傳輸?shù)?，具體方式根據(jù)檔案的性質(zhì)和查詢(xún)需求確定。4.登記備案檔案管理人員對(duì)每次查詢(xún)活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查詢(xún)申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)、查詢(xún)時(shí)間、查詢(xún)檔案類(lèi)別、查詢(xún)內(nèi)容、查詢(xún)方式等信息，以備后續(xù)查閱和統(tǒng)計(jì)分析。（二）校外單位或個(gè)人查詢(xún)1.來(lái)函申請(qǐng)校外單位或個(gè)人因工作需要查詢(xún)本校檔案的，應(yīng)向?qū)W校檔案管理部門(mén)提交正式來(lái)函，說(shuō)明查詢(xún)目的、查詢(xún)范圍、查詢(xún)期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。來(lái)函應(yīng)明確聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式等信息，以便學(xué)校檔案管理部門(mén)及時(shí)溝通。2.審核批準(zhǔn)檔案管理部門(mén)收到來(lái)函后，進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容除了查詢(xún)目的、范圍等是否合理外，還需確認(rèn)來(lái)函單位的合法性和查詢(xún)行為的必要性。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查詢(xún)申請(qǐng)，需報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)向申請(qǐng)單位或個(gè)人發(fā)出《檔案查詢(xún)受理通知書(shū)》，告知其查詢(xún)的相關(guān)事宜和注意事項(xiàng)。3.查詢(xún)辦理申請(qǐng)單位或個(gè)人憑《檔案查詢(xún)受理通知書(shū)》，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)。檔案管理人員按照校內(nèi)人員查詢(xún)的辦理流程，為其提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。查詢(xún)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案信息的安全和正確使用。4.登記備案校外單位或個(gè)人查詢(xún)檔案的相關(guān)信息，同樣要進(jìn)行詳細(xì)登記備案。登記內(nèi)容除了基本信息外，還應(yīng)記錄來(lái)函單位名稱(chēng)、來(lái)函編號(hào)、查詢(xún)結(jié)果反饋情況等。同時(shí)，要求查詢(xún)單位或個(gè)人在查詢(xún)結(jié)束后，填寫(xiě)《檔案查詢(xún)反饋表》，對(duì)查詢(xún)服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便學(xué)校檔案管理部門(mén)不斷改進(jìn)工作。四、檔案查閱規(guī)定（一）查閱場(chǎng)所1.校內(nèi)人員查閱檔案，原則上應(yīng)在學(xué)校檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.校外單位或個(gè)人查閱檔案，一般在學(xué)校檔案管理部門(mén)查閱。如有特殊情況需要在其他場(chǎng)所查閱的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)保持安靜，遵守檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案材料。2.查閱人員只能查閱與申請(qǐng)內(nèi)容相關(guān)的檔案信息，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需查閱其他檔案，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁使用手機(jī)、相機(jī)、錄音筆等設(shè)備進(jìn)行拍照、錄音、錄像。如有特殊需要，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.查閱人員對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得向無(wú)關(guān)人員泄露。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，不得將檔案信息用于任何商業(yè)目的或其他非法用途。（三）查閱期限1.校內(nèi)人員查閱檔案的期限，根據(jù)申請(qǐng)時(shí)注明的查詢(xún)期限執(zhí)行。一般情況下，短期查詢(xún)期限不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)查詢(xún)期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明理由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.校外單位或個(gè)人查閱檔案的期限，按照《檔案查詢(xún)受理通知書(shū)》中規(guī)定的時(shí)間執(zhí)行。如有特殊情況需要延長(zhǎng)查詢(xún)期限的，應(yīng)提前向?qū)W校檔案管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、檔案復(fù)制規(guī)定（一）復(fù)制范圍1.對(duì)于一般性的檔案材料，如教學(xué)大綱、學(xué)生成績(jī)清單（不涉及個(gè)人隱私信息部分）、學(xué)校規(guī)章制度等，在符合查詢(xún)目的和相關(guān)規(guī)定的前提下，可以提供復(fù)制服務(wù)。2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案材料，原則上不提供復(fù)制服務(wù)。但在特殊情況下，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理后，可以提供部分內(nèi)容的復(fù)制。（二）復(fù)制要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行檔案復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)清晰、完整，與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章，注明“此件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。2.對(duì)于需要復(fù)制多頁(yè)的檔案材料，應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保復(fù)制件的整齊規(guī)范。3.復(fù)制檔案材料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)制份數(shù)。校內(nèi)人員復(fù)制檔案份數(shù)一般根據(jù)實(shí)際需要確定，但不得超過(guò)合理范圍；校外單位或個(gè)人復(fù)制檔案份數(shù)需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)制費(fèi)用。（三）復(fù)制收費(fèi)1.校內(nèi)人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要復(fù)制檔案的，按照學(xué)校制定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取成本費(fèi)用。成本費(fèi)用主要包括紙張、油墨、裝訂等費(fèi)用，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)制定并公布。2.校外單位或個(gè)人復(fù)制檔案的，按照不低于校內(nèi)人員收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的[X]倍收取復(fù)制費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在《檔案查詢(xún)受理通知書(shū)》中明確告知申請(qǐng)單位或個(gè)人。復(fù)制費(fèi)用應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行收取和管理，開(kāi)具正式發(fā)票。六、檔案信息安全與保密（一）安全管理措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、查閱場(chǎng)所等的安全防護(hù)。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性和安全性。同時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)。4.查閱場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱人員的行為進(jìn)行全程監(jiān)控，確保檔案信息安全。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防、防盜等安全設(shè)施，保障檔案實(shí)體安全。（二）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)在工作中知悉的檔案內(nèi)容予以保密。不得私自泄露檔案信息，不得將檔案信息用于個(gè)人私利或其他非法目的。2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱人員范圍、簽訂保密協(xié)議等。3.在檔案整理、編目、數(shù)字化等工作過(guò)程中，對(duì)涉及敏感信息的操作應(yīng)在保密環(huán)境下進(jìn)行，操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保保密制度的有效執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案信息安全與保密規(guī)定的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育等處理；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，給予行政處分、解除勞動(dòng)合同（對(duì)于教職工）或取消學(xué)籍（對(duì)于學(xué)生）等處理，并依法追究其法律責(zé)任。2.因違反保密規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露、造成不良后果的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償范圍包括但不限于因信息泄露給學(xué)校或第三方造成的經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢(xún)工作進(jìn)行自查自糾。檢查內(nèi)容包括查詢(xún)流程是否規(guī)范、查閱規(guī)定是否執(zhí)行到位、檔案信息安全與保密措施是否落實(shí)等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查詢(xún)登記記錄進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)分析，檢查是否存在異常查詢(xún)行為或違規(guī)操作情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。3.學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期聽(tīng)取檔案查詢(xún)工作匯報(bào)，了解工作進(jìn)展情況，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和要求，確保檔案查詢(xún)工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部監(jiān)督1.學(xué)校應(yīng)接受上級(jí)教育主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案查詢(xún)工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于上級(jí)部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改，不斷完善檔案查詢(xún)制度。2.學(xué)校應(yīng)建立檔案查詢(xún)