檔案借閱歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱與歸檔流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的檔案借閱、歸檔等行為。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司利益。3.高效利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置及人員職責(zé)公司設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。7.開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）檔案管理部門與其他部門的協(xié)作檔案管理部門應(yīng)與公司各部門密切協(xié)作，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案的借閱和利用工作。具體協(xié)作事項(xiàng)如下：1.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理、分類，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對各部門移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)各部門的工作需求，及時(shí)提供檔案利用服務(wù)，協(xié)助各部門解決工作中的檔案問題。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類標(biāo)準(zhǔn)公司檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事檔案（不含員工個(gè)人檔案）等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，財(cái)務(wù)報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)合同類：包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括技術(shù)研發(fā)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)報(bào)告、專利文件、著作權(quán)登記文件等。6.市場營銷類：包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。7.其他類：不屬于上述類別的其他檔案。（二）檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.類別代碼：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)類別設(shè)定一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為“01”，財(cái)務(wù)審計(jì)類為“02”等。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每個(gè)檔案賦予一個(gè)四位數(shù)字流水號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類公文、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司開展項(xiàng)目活動(dòng)形成的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.公司技術(shù)研發(fā)過程中形成的技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)報(bào)告、專利文件、著作權(quán)登記文件等。6.公司市場營銷活動(dòng)中形成的市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。7.公司財(cái)務(wù)審計(jì)工作中形成的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.公司人事管理工作中形成的員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件。9.其他與公司工作相關(guān)的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行初步分類整理，確保文件材料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印件留存，并與原件一并歸檔，以保證檔案的安全性。4.各部門應(yīng)定期將收集到的檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理方法檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照以下方法進(jìn)行整理：1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中存放。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于檔案的存取。五、檔案的保管（一）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。如公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)，財(cái)務(wù)報(bào)表，業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性的行政公文，臨時(shí)性的工作文件等。（二）檔案保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案的數(shù)字化管理為提高檔案管理效率和利用水平，公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容包括：1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.圖像處理：對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等，提高電子檔案的清晰度和可讀性。3.數(shù)據(jù)錄入：對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.存儲(chǔ)與備份：將電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檢索利用：建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶通過關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期等條件快速檢索電子檔案。六、檔案的借閱（一）借閱申請公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。（二）借閱審批檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于一般性檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》上簽署意見，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)辦理借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)按照申請表上注明的借閱期限，在檔案借閱登記薄上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。（四）借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并使用鉛筆或其他可擦除的工具進(jìn)行。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的歸檔（一）歸檔范圍公司各部門在工作中形成的各類文件材料，在完成相關(guān)工作后，均應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)歸檔。歸檔范圍包括但不限于本制度第四章規(guī)定的檔案收集范圍。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理要求，包括分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一、編目清晰、裝訂整齊等。2.歸檔的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)按照檔案數(shù)字化管理要求進(jìn)行整理歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上。（四）歸檔流程1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門本年度形成的檔案進(jìn)行整理，填寫檔案移交清單。2.各部門將整理好的檔案及檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對各部門移交的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。4.審核通過后，檔案管理部門將檔案按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架，并將檔案移交清單存檔。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和存毀意見。3.檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門對需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，