檔案制度文案素材一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理：負責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。對檔案進行定期檢查和維護，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.檔案統(tǒng)計與管理：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。6.檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。7.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀(jì)要、決議，工作計劃、總結(jié)，人事檔案、勞動合同，行政公文、函件等。2.財務(wù)類檔案：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)審計報告，稅務(wù)申報資料，資金管理文件，財務(wù)制度等。3.業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、研發(fā)檔案、采購檔案、銷售檔案、客戶服務(wù)檔案等。4.工程類檔案：包括工程項目立項、可行性研究報告，工程設(shè)計文件、圖紙，工程施工資料、驗收報告，工程變更記錄等。5.合同類檔案：包括各類合同文本、協(xié)議，合同簽訂審批表，合同履行情況記錄等。6.其他類檔案：包括公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書，對外宣傳資料，重要活動記錄，實物檔案等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則：檔案編號采用“全宗號分類號年度流水號”的結(jié)構(gòu)。全宗號為公司/組織代碼，分類號按照檔案分類設(shè)置，年度為檔案形成的公元紀(jì)年，流水號為每類檔案在該年度內(nèi)的順序號。2.編號示例：如行政類檔案中2023年第5份文件，編號為：[全宗號]XZ2023005。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。2.收集時間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時移交。3.收集要求：檔案應(yīng)保持原件的完整性，字跡清晰，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起，并按照時間順序或重要程度進行排列。2.編號編目：對整理好的檔案進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。3.裝訂編頁：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進行修復(fù)。同時，對檔案進行編頁，編寫頁碼，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.裝盒上架：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。然后將檔案盒上架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.建筑要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)地面應(yīng)平整、光潔，墻面應(yīng)做防潮處理，門窗應(yīng)密封良好，配備必要的消防設(shè)備和安全監(jiān)控設(shè)施。3.設(shè)備配備：檔案庫房應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、除濕機、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。（二）檔案保管措施1.溫濕度控制：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。每天定時記錄溫濕度情況，根據(jù)溫濕度變化及時采取調(diào)節(jié)措施。2.防火防盜：加強檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，配備必要的消防器材，并定期進行檢查和維護。安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.防蟲防霉：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀、霉變等情況應(yīng)及時采取措施處理。在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，定期更換，防止蟲害滋生。4.防光防塵：檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽光直射檔案。同時，保持庫房清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、擦拭檔案架，防止灰塵污染檔案。5.檔案存儲：檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開存放。對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進行評估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容重要性、歷史查考價值、現(xiàn)實利用價值等方面。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限。對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：檔案鑒定小組提出的檔案銷毀意見，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：對已批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：檔案銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存存檔，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。3.外部查閱手續(xù)：外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費用。（三）利用限制1.保密限制：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。2.原件利用限制：一般情況下，檔案查閱應(yīng)提供復(fù)印件，如需查閱原件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在查閱現(xiàn)場進行嚴(yán)格監(jiān)督。3.利用時間限制：借閱檔案的時間一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入與維護：檔案管理人員應(yīng)及時將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并定期進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.系統(tǒng)操作規(guī)范：制定檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，明確系統(tǒng)管理員、檔案管理人員和利用人員的操作權(quán)限和操作流程，確保系統(tǒng)的正常運行。3.數(shù)