電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的電子檔案的管理。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?、?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。2.電子檔案管理：指對電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作由綜合管理部門統(tǒng)一負責，實行集中管理，確保電子檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.全程管理原則：對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進行有效管理，確保電子檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。3.便于利用原則：電子檔案的管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司各項工作的需要。4.安全保密原則：采取有效措施，確保電子檔案的安全保密，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、電子檔案的形成與收集（一）電子檔案的形成1.公司各部門及員工在工作中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，及時、準確地形成電子文件，并確保電子文件的原始性、真實性和完整性。2.電子文件的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標準和公司的要求，便于長期保存和利用。（二）電子檔案的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責電子檔案的收集工作，定期將本部門形成的具有保存價值的電子文件收集齊全，并移交綜合管理部門。2.電子檔案收集的范圍包括但不限于：公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等；合同、協(xié)議、章程、制度等；會議紀要、記錄、決議等；財務(wù)報表、審計報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等；技術(shù)文件、圖紙、資料等；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、市場調(diào)研資料等；聲像資料、照片、視頻等。三、電子檔案的整理與歸檔（一）電子檔案的整理1.綜合管理部門對收集到的電子檔案進行整理，按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持電子檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循以下原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用；便于計算機管理和檢索。（二）電子檔案的歸檔1.整理后的電子檔案應(yīng)及時進行歸檔，歸檔時間應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和公司的要求。2.電子檔案的歸檔應(yīng)按照以下程序進行：編制電子檔案目錄：對歸檔的電子檔案進行編號、著錄，編制電子檔案目錄，目錄應(yīng)包括電子檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息。存儲載體標識：對存儲電子檔案的載體進行標識，標明載體編號、存儲內(nèi)容、存儲時間等信息。移交歸檔：將編制好目錄的電子檔案存儲載體移交綜合管理部門檔案庫，并辦理移交手續(xù)。四、電子檔案的存儲與保管（一）存儲載體的選擇1.應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、存儲容量大的存儲載體存儲電子檔案，如磁帶、磁盤、光盤等。2.存儲載體應(yīng)符合國家有關(guān)標準和公司的要求，具有良好的兼容性和耐久性。（二）存儲環(huán)境的要求1.電子檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準和公司的要求。2.存儲場所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保電子檔案的安全。（三）存儲載體的管理1.對存儲電子檔案的載體應(yīng)進行定期檢查和維護，確保載體的正常使用。2.存儲載體應(yīng)分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和管理。3.對存儲電子檔案的載體應(yīng)進行備份，備份數(shù)量應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和公司的要求，備份載體應(yīng)異地存放。（四）電子檔案的保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司的實際情況確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的電子檔案主要包括：公司重要的規(guī)章制度、章程、協(xié)議等；公司重大活動的文件、資料等；公司重要的財務(wù)報表、審計報告等；公司重要的技術(shù)文件、圖紙等。3.長期保管的電子檔案主要包括：公司一般的規(guī)章制度、文件等；公司一般的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、資料等；公司一般的財務(wù)報表、審計報告等。4.短期保管的電子檔案主要包括：公司臨時性的文件、資料等；公司一般性的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、資料等。（五）電子檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對電子檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值，對已失去保存價值的電子檔案進行銷毀。2.電子檔案的鑒定應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對電子檔案進行全面審查和評估。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門負責組織銷毀。4.電子檔案的銷毀應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進行，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、內(nèi)容、方式等，并由銷毀人員簽字確認。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具的建立1.綜合管理部門應(yīng)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，為用戶提供便捷的檢索服務(wù)。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：多種檢索方式：支持按題名、日期、保管期限、密級等字段進行檢索；模糊檢索：支持用戶輸入關(guān)鍵詞進行模糊檢索；分類檢索：支持按檔案類別進行檢索；高級檢索：支持用戶組合多個檢索條件進行高級檢索。（二）利用權(quán)限的設(shè)定1.公司應(yīng)根據(jù)電子檔案的密級和利用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。2.利用權(quán)限分為查閱、借閱、下載、打印等，用戶應(yīng)根據(jù)自己的權(quán)限進行操作。3.查閱電子檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進行；借閱電子檔案應(yīng)填寫《電子檔案借閱申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在規(guī)定時間內(nèi)歸還；下載、打印電子檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。（三）利用流程的規(guī)范1.用戶利用電子檔案應(yīng)填寫《電子檔案利用申請表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時間等信息。2.檔案管理人員對用戶的申請進行審核，符合利用權(quán)限的予以批準，并提供相應(yīng)的服務(wù)。3.用戶利用電子檔案應(yīng)遵守公司的有關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改電子檔案信息。4.利用結(jié)束后，用戶應(yīng)及時歸還電子檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、電子檔案的安全與保密（一）安全管理措施1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責任，加強對電子檔案安全的監(jiān)督和檢查。2.采取有效的技術(shù)手段，保障電子檔案的安全，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等。3.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠及時恢復(fù)。4.加強對電子檔案存儲場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。（二）保密管理措施1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強對電子檔案的保密管理，確保電子檔案信息不被泄露。2.對電子檔案進行分類管理，根據(jù)檔案的密級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員的訪問。3.對涉及公司機密的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧?，確保信息的安全。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽導(dǎo)致電子檔案信息泄露。（三）應(yīng)急處置措施1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工，確保在發(fā)生安全事