居民檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強居民檔案管理，確保居民檔案的真實性、完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，更好地為居民服務，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的居民檔案管理工作，包括但不限于居民基本信息檔案、健康檔案、社保檔案、民政檔案等各類與居民相關的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保居民檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映居民實際情況，數據準確無誤，嚴禁虛假信息錄入。3.完整規(guī)范原則：檔案資料應齊全完整，分類科學合理，整理規(guī)范有序，便于查閱和利用。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失，維護居民隱私。5.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為居民提供便捷、高效的服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善居民檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展居民檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對檔案管理人員進行培訓、指導和監(jiān)督，提高檔案管理業(yè)務水平。4.定期對居民檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現問題及時整改。5.負責與其他部門溝通協調，確保居民檔案信息的共享和有效利用。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責居民檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的日常保管工作，維護檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時為居民和相關部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記記錄。5.協助檔案管理部門做好檔案信息化建設工作，及時錄入和更新檔案信息。6.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量和內容，發(fā)現問題及時報告。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門居民檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料及時、準確、完整。2.在業(yè)務工作中形成的居民檔案資料，應按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門統一保管。3.配合檔案管理部門做好居民檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助和支持。三、居民檔案收集（一）收集范圍1.居民基本信息檔案：包括居民身份證、戶口簿、婚姻狀況證明、學歷證明等相關資料。2.健康檔案：涵蓋居民健康體檢報告、疾病診斷記錄、預防接種記錄、慢性病管理檔案等。3.社保檔案：包含居民參保登記信息、繳費記錄、待遇領取記錄、社?？ㄐ畔⒌?。4.民政檔案：如低保申請材料、特困人員供養(yǎng)檔案、臨時救助檔案、婚姻登記檔案等。5.其他與居民相關的重要檔案資料，如就業(yè)創(chuàng)業(yè)記錄、教育培訓檔案、住房保障檔案等。（二）收集渠道1.主動收集：檔案管理人員定期與相關部門溝通協調，獲取居民檔案資料。例如，與社區(qū)衛(wèi)生服務中心聯系收集居民健康檔案，與社保經辦機構對接獲取社保檔案等。2.居民主動提供：設立專門的檔案收集窗口或通過線上渠道，引導居民主動提交個人檔案資料。如在社區(qū)服務中心設置檔案收集點，開通網上辦事平臺允許居民上傳相關檔案信息。3.業(yè)務辦理過程中同步收集：在辦理居民各類業(yè)務時，經辦人員同步收集所需檔案資料，如辦理婚姻登記時收集當事人的相關證明材料。（三）收集要求1.明確收集標準：制定詳細的檔案資料收集清單和格式要求，確保收集的檔案資料規(guī)范統一。例如，規(guī)定居民身份證復印件的規(guī)格、健康體檢報告的內容要求等。2.確保資料真實有效：對收集的檔案資料進行嚴格審核，確保其真實性、合法性和有效性。如審核居民提供的學歷證明是否為國家認可的正規(guī)證書。3.及時收集歸檔：對收集到的檔案資料應及時進行整理歸檔，不得積壓。對于緊急或重要的檔案資料，應優(yōu)先處理。四、居民檔案整理（一）分類標準1.按照居民檔案的類別進行分類，如基本信息類、健康檔案類、社保檔案類、民政檔案類等。2.在每一大類下，再根據具體內容進行細分。例如，健康檔案類可細分為體檢檔案、疾病檔案、預防接種檔案等。（二）編號規(guī)則1.為每一份居民檔案編制唯一的檔案編號，便于識別和管理。2.編號應體現檔案類別、年份、順序等信息。例如，“JKB2023001”，其中“JK”代表健康檔案類，“B”表示基本檔案，“2023”為年份，“001”為該年度此類檔案的順序號。（三）整理步驟1.核對檔案資料：對收集到的檔案資料進行逐一核對，檢查資料是否齊全、完整，有無缺頁、破損等情況。2.去除無關材料：剔除與檔案內容無關的紙張、附件等，確保檔案簡潔明了。3.排序裝訂：按照分類和編號順序，對檔案資料進行排序，然后采用合適的裝訂方式，如線裝、膠裝等，確保檔案整齊牢固。4.編制目錄：根據檔案內容編制詳細的目錄，注明每份檔案資料的名稱、頁碼等信息，便于查閱。五、居民檔案歸檔（一）歸檔方式1.紙質檔案歸檔：將整理好的紙質居民檔案按照類別和編號順序，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應進行標識，便于查找。2.電子檔案歸檔：建立居民檔案電子數據庫，將紙質檔案內容進行數字化掃描錄入，按照電子檔案管理要求進行分類存儲。電子檔案應進行備份，確保數據安全。（二）歸檔地點1.設立專門的檔案庫房，用于存放居民檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.根據檔案類別和使用頻率，合理劃分檔案存放區(qū)域，便于檔案的管理和查閱。（三）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理人員應定期對整理好的居民檔案進行歸檔，一般每月或每季度進行一次。2.歸檔記錄：建立檔案歸檔登記臺賬，詳細記錄檔案的歸檔日期、類別、數量、編號等信息，便于查詢和統計。六、居民檔案保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。3.檔案架應擺放整齊，便于通風和采光，避免檔案長時間受到陽光直射。（二）安全防護措施1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如火災自動報警系統、監(jiān)控攝像頭、除濕機、防蟲藥品、防鼠板等。2.對檔案庫房的門窗進行加固，確保安全可靠。3.定期對安全防護設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。（三）檔案保管期限1.根據國家有關規(guī)定和檔案性質，確定居民檔案的保管期限。一般來說，基本信息檔案、社保檔案等長期保存；健康檔案、民政檔案等根據具體情況確定保管期限，但至少保存10年以上。2.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案管理的時效性和準確性。七、居民檔案利用（一）查閱服務1.建立檔案查閱制度，明確查閱范圍、查閱流程和查閱要求。2.居民本人或相關部門因工作需要查閱居民檔案時，應填寫查閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。3.檔案管理人員應在指定地點為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。（二）借閱服務1.嚴格控制檔案借閱范圍，一般僅限因特殊工作需要且經過嚴格審批的情況。2.借閱檔案時，借閱人應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）檔案信息共享1.按照相關規(guī)定和工作需要，建立居民檔案信息共享機制，與其他部門實現檔案信息的互聯互通。2.通過信息系統接口、數據交換平臺等方式，實現居民檔案信息的安全共享，提高工作效率和服務質量。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對居民檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.遵循國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)范，結合檔案保管期限和實際利用情況進行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行全面審查和鑒定。（三）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請表，報公司/組織負責人批準。3.選擇安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案清單、銷毀方式等信息，由檔案管理部門保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對居民檔案管理工作進行自查，發(fā)現問題及時整改。2.公司/組織內部設立監(jiān)督機構，對居民檔案管理工作進行不定期抽查，檢查檔案管理工作是否符合規(guī)范制度要求。（二）考核評價1.建立居民檔