中學檔案統(tǒng)計制度一、總則（一）目的中學檔案統(tǒng)計制度旨在全面、準確、及時地收集、整理、分析和提供中學檔案信息，為學校的管理決策、教育教學研究、資源配置等提供科學依據(jù)，確保檔案資源的有效利用和學校各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工在檔案管理與統(tǒng)計工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須如實反映檔案的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準確性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確無誤，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。3.完整性原則：全面涵蓋中學檔案管理的各個方面，保證統(tǒng)計信息的完整性。4.及時性原則：及時收集、整理和報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以便為決策提供及時有效的支持。二、檔案統(tǒng)計工作的組織與職責（一）檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以學校主管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負責人為成員的檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案統(tǒng)計工作，制定檔案統(tǒng)計工作規(guī)劃和政策，審議重大統(tǒng)計事項，監(jiān)督統(tǒng)計制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門職責1.負責制定檔案統(tǒng)計工作方案和具體實施細則，明確統(tǒng)計范圍、內(nèi)容、方法和流程。2.組織開展檔案統(tǒng)計人員的培訓(xùn)工作，提高統(tǒng)計人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負責檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、匯總和分析，建立健全檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，定期向上級主管部門和學校領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。4.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行質(zhì)量審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。5.負責檔案統(tǒng)計資料的歸檔和保管，建立檔案統(tǒng)計工作檔案。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和統(tǒng)計工作，按照檔案管理部門的要求及時報送相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.配合檔案管理部門做好全校檔案統(tǒng)計工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門檔案統(tǒng)計工作進行自查自糾，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準確性。（四）統(tǒng)計人員職責1.嚴格遵守檔案統(tǒng)計工作制度和操作規(guī)程，認真履行統(tǒng)計工作職責。2.負責本部門或本崗位檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入和報送工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準確和完整。3.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行初步分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并向上級報告。4.保守檔案統(tǒng)計工作中的機密信息，不得泄露統(tǒng)計數(shù)據(jù)。三、檔案統(tǒng)計范圍與內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.文書檔案：統(tǒng)計各類文件、通知、報告、決議等的數(shù)量。2.教學檔案：包括教案、課件、試卷、教學成果等的數(shù)量。3.學生檔案：涵蓋學生學籍檔案、成績檔案、獎懲檔案等的數(shù)量。4.教師業(yè)務(wù)檔案：統(tǒng)計教師教學工作量、科研成果、培訓(xùn)記錄等的數(shù)量。5.財務(wù)檔案：如會計憑證、賬簿、報表等的數(shù)量。6.基建檔案：涉及學校建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工等方面檔案的數(shù)量。（二）檔案利用情況統(tǒng)計1.查閱人次：統(tǒng)計各部門、各年級組、各學科組以及教師、學生查閱檔案的人次。2.查閱檔案種類：分析不同類型檔案的查閱頻率。3.利用效果反饋：收集利用檔案后對教學、管理等工作產(chǎn)生積極影響的反饋信息數(shù)量。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計1.檔案完好率：統(tǒng)計完好無損檔案的數(shù)量占檔案總數(shù)的比例。2.檔案破損率：計算有破損情況檔案的數(shù)量及所占比例。3.檔案遺失情況：記錄遺失檔案的名稱、數(shù)量及原因。（四）檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計1.數(shù)字化檔案數(shù)量：統(tǒng)計已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案數(shù)量。2.檔案管理系統(tǒng)使用情況：如系統(tǒng)登錄次數(shù)、數(shù)據(jù)更新頻率等。3.信息化設(shè)備配備情況：包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、終端設(shè)備等的數(shù)量和性能參數(shù)。四、檔案統(tǒng)計工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.各部門檔案管理人員按照檔案統(tǒng)計制度的要求，定期收集本部門的檔案信息，填寫相關(guān)統(tǒng)計表格。2.檔案管理部門通過檔案管理系統(tǒng)、實地盤點等方式，收集全校范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)。3.對于重要檔案或特殊情況，應(yīng)及時進行專項數(shù)據(jù)收集。（二）數(shù)據(jù)整理1.對收集到的原始數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的完整性、準確性和邏輯性。2.對審核無誤的數(shù)據(jù)進行分類、匯總，剔除重復(fù)數(shù)據(jù)和無效信息。3.將整理好的數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，建立電子臺賬。（三）數(shù)據(jù)分析1.運用統(tǒng)計分析方法，對檔案數(shù)據(jù)進行深入分析，如趨勢分析、對比分析、相關(guān)性分析等。2.挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題，為學校管理決策提供有價值的參考依據(jù)。3.撰寫數(shù)據(jù)分析報告，直觀地展示分析結(jié)果和結(jié)論。（四）數(shù)據(jù)報送1.檔案管理部門按照規(guī)定的時間和格式，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.根據(jù)學校領(lǐng)導(dǎo)的需求，及時提供檔案統(tǒng)計分析報告和相關(guān)數(shù)據(jù)資料。3.對報送的數(shù)據(jù)和報告進行備份，妥善保存。五、檔案統(tǒng)計報表與報告（一）檔案統(tǒng)計報表1.制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案統(tǒng)計報表格式，包括檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表、檔案保管狀況統(tǒng)計表等。2.報表內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案統(tǒng)計的各項指標，確保數(shù)據(jù)的全面性和可比性。3.明確報表的報送時間、報送方式和報送要求，確保報表按時、準確報送。（二）檔案統(tǒng)計報告1.定期撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，對檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在問題及發(fā)展趨勢進行分析。2.報告內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果、分析過程、結(jié)論和建議等，語言簡潔明了，數(shù)據(jù)圖表結(jié)合。3.根據(jù)不同的需求和目的，撰寫專項檔案統(tǒng)計報告，如教學檔案利用情況分析報告學生檔案質(zhì)量評估報告等。六、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量管理（一）質(zhì)量控制標準1.明確檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性、完整性、及時性等質(zhì)量標準。2.制定數(shù)據(jù)錄入、審核、匯總等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（二）質(zhì)量審核機制1.建立數(shù)據(jù)初審、復(fù)審制度，由統(tǒng)計人員、檔案管理人員和部門負責人分別對數(shù)據(jù)進行審核。2.采用數(shù)據(jù)抽樣檢查、邏輯校驗等方法，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行質(zhì)量審核。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)責任人，要求限期整改。（三）質(zhì)量監(jiān)督與考核1.將檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量納入部門和個人績效考核體系，對數(shù)據(jù)質(zhì)量高的部門和個人進行表彰獎勵。2.對數(shù)據(jù)質(zhì)量問題嚴重的部門和個人進行通報批評，并責令其采取措施加以改進。七、檔案統(tǒng)計資料管理（一）歸檔要求1.檔案統(tǒng)計報表、分析報告、數(shù)據(jù)臺賬等資料應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類歸檔。2.歸檔資料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備，確保檔案的真實性和可靠性。（二）保管期限1.根據(jù)檔案統(tǒng)計資料的重要程度和使用價值，確定合理的保管期限。2.一般檔案統(tǒng)計資料保管期限為[X]年，重要資料應(yīng)長期保存。（三）查閱利用1.嚴格執(zhí)行檔案查閱利用制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱檔案統(tǒng)計資料。2.查閱檔案統(tǒng)計資料時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制