檔案利用服務制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的檔案利用服務工作，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及員工對檔案的利用服務申請、審批、查閱、借閱、復制等相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案利用服務工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務高效原則以方便利用者為出發(fā)點，簡化手續(xù)，提高工作效率，及時滿足利用者的合理需求。4.權(quán)責明確原則明確檔案利用服務過程中各部門及人員的職責，確保工作有序開展。二、檔案利用服務申請與審批（一）申請主體公司/組織內(nèi)各部門及員工因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用服務申請表。（二）申請內(nèi)容申請表應包括申請人姓名、所在部門、申請利用檔案的名稱、利用目的、利用方式（查閱、借閱、復制等）、預計利用時間等信息。（三）審批流程1.申請人將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人。2.部門負責人對申請內(nèi)容進行審核，簽署意見后提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容及檔案管理規(guī)定進行審批。對于一般性檔案利用申請，由檔案管理部門負責人審批；對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批。4.審批通過后，檔案管理部門向申請人出具檔案利用服務審批單，并告知其利用檔案的相關(guān)注意事項。三、檔案查閱服務（一）查閱地點檔案查閱應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，以確保檔案的安全與管理。（二）查閱要求1.申請人憑檔案利用服務審批單到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理人員應根據(jù)審批單內(nèi)容，提供相應的檔案，并在查閱過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱過程中如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。（三）查閱記錄檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。查閱記錄應妥善保存，以備查考。四、檔案借閱服務（一）借閱范圍一般情況下，檔案原件原則上不予外借。如有特殊情況確需外借的，應嚴格按照審批流程進行審批，并明確借閱期限和歸還要求。（二）借閱審批借閱申請經(jīng)審批通過后，檔案管理人員應與借閱人辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，明確借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息，并要求借閱人簽字確認。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。（四）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的歸還日期前將借閱的檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通并查明原因。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在檔案借閱登記表上注明歸還日期，并將相關(guān)記錄存檔。五、檔案復制服務（一）復制申請申請人如需復制檔案，應在檔案利用服務申請表中明確復制內(nèi)容及用途，并按照審批流程進行審批。（二）復制審批審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行復制操作。對于重要檔案或涉及敏感信息的復制，應嚴格控制復制范圍，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。（三）復制方式檔案復制應采用復印、掃描等方式進行，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。（四）復制記錄檔案管理人員應對復制情況進行記錄，包括復制時間、復制人員、復制檔案名稱、復制內(nèi)容、用途等信息。復制記錄應妥善保存，以備查考。六、檔案利用服務的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應定期對檔案利用服務工作進行自查，檢查檔案利用申請與審批流程是否規(guī)范、查閱借閱記錄是否完整、檔案安全措施是否落實等情況。發(fā)現(xiàn)問題應及時整改，并將自查情況報告公司/組織領(lǐng)導。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合并如實提供有關(guān)檔案利用服務工作的資料和情況。對于監(jiān)督檢查中提出的問題，應認真整改落實。七、檔案利用服務的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應采取必要的安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的實體安全。2.加強對檔案利用場所的管理，配備必要的安全設施和設備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入檔案利用場所。3.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或損壞情況，應及時采取措施進行處理，并報告相關(guān)領(lǐng)導。（二）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對在檔案利用過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私予以保密。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案利用，應采取特殊的保密措施，如限定查閱范圍、使用專門的查閱設備等。3.嚴禁將檔案私自轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員，如有違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。八、檔案利用服務的信息化管理（一）建立檔案利用服務信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案利用服務信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用申請、審批、查閱、借閱、復制等業(yè)務流程的信息化管理。通過信息系統(tǒng)，提高工作效率，方便利用者查詢檔案利用情況，同時加強對檔案利用服務工作的監(jiān)控和管理。（二）檔案數(shù)字化管理加快推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。利用者可通過信息系統(tǒng)申請查閱電子檔案，提高檔案利用的便捷性和效率。同時，加強對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、備份等措施，確保電子檔案的安全與完整。九、檔案利用服務的培訓與宣傳（一）培訓工作1.檔案管理部門應定期組織對公司/組織內(nèi)各部門及員工進行檔案利用服務相關(guān)知識的培訓，提高員工對檔案利用服務工作的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括檔案利用服務制度、申請與審批流程、查閱借閱復制要求、安全保密知識等方面。通過培訓，使員工了解檔案利用服務工作的重要性，掌握正確的利用方法和程序。（二）宣傳工作加強對檔案利用服務工作的宣傳，通過公司/組織內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡平臺等渠道，向員工宣傳檔案利用服務的相關(guān)政策、制度和流程，提高員工對檔案利用服務工作的知曉度和參與度。同時，積極宣傳檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，增