檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個(gè)人查閱公司檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和其他敏感信息。3.服務(wù)利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作和相關(guān)人員提供必要的檔案信息支持，提高工作效率和決策科學(xué)性。二、檔案查閱的范圍及權(quán)限（一）公司內(nèi)部查閱范圍及權(quán)限1.公司各部門因工作需要查閱本部門形成的檔案，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可直接查閱。2.公司各部門因工作需要查閱其他部門形成的檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人同意，報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公司管理層因工作需要查閱檔案，可直接向檔案管理部門提出查閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，即可查閱。4.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等特殊情況需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。（二）外部單位查閱范圍及權(quán)限1.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要查閱公司檔案，需提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，并提供相關(guān)證明材料。2.經(jīng)公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.外部單位查閱公司檔案僅限于與業(yè)務(wù)相關(guān)的部分，不得查閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案。如需查閱此類檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（三）特殊檔案查閱規(guī)定對(duì)于公司的重要檔案、機(jī)密檔案、電子檔案等特殊檔案，查閱權(quán)限按照以下規(guī)定執(zhí)行：1.重要檔案查閱需經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.機(jī)密檔案查閱需經(jīng)公司保密委員會(huì)審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制查閱范圍和時(shí)間。3.電子檔案查閱需使用公司指定的查閱設(shè)備和軟件，在檔案管理部門的監(jiān)控下進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案內(nèi)容。三、檔案查閱申請(qǐng)與審批流程（一）申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提交書面申請(qǐng)函，申請(qǐng)函應(yīng)注明單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。3.申請(qǐng)查閱特殊檔案的，除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或提交書面申請(qǐng)函外，還應(yīng)按照特殊檔案查閱規(guī)定提供相關(guān)審批材料。（二）審批1.《檔案查閱申請(qǐng)表》或書面申請(qǐng)函提交后，由檔案形成部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)查閱的必要性和合理性，簽署審核意見。2.初審?fù)ㄟ^后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審申請(qǐng)查閱的范圍是否符合規(guī)定，查閱方式是否恰當(dāng)?shù)?，簽署?fù)審意見。對(duì)于一般檔案查閱申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)于重要檔案、機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）反饋1.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將審批結(jié)果反饋給申請(qǐng)人，并告知查閱的時(shí)間、地點(diǎn)、注意事項(xiàng)等。2.如審批未通過，檔案管理部門應(yīng)向申請(qǐng)人說明原因，并退還申請(qǐng)材料。四、檔案查閱的方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱公司內(nèi)部人員和外部單位查閱檔案，原則上應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。查閱人員應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的各項(xiàng)規(guī)定，不得在查閱場(chǎng)所吸煙、飲食、大聲喧嘩等。2.復(fù)制查閱對(duì)于確因工作需要無法現(xiàn)場(chǎng)查閱的檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可進(jìn)行復(fù)制查閱。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.電子查閱對(duì)于電子檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人員可在檔案管理部門指定的設(shè)備上進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自將電子檔案復(fù)制到其他存儲(chǔ)設(shè)備或傳播給他人。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍和內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與申請(qǐng)無關(guān)的檔案。2.查閱人員在查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.查閱人員在查閱過程中，如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。摘錄、引用的內(nèi)容不得泄露公司機(jī)密信息和損害公司利益。4.查閱人員查閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。五、檔案查閱的登記與記錄（一）登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名或單位名稱、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱方式、批準(zhǔn)人、查閱期限等。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)查閱信息。（二）記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人員的查閱行為、查閱時(shí)間、查閱地點(diǎn)、查閱內(nèi)容等。記錄方式可采用文字記錄、電子記錄等。2.對(duì)于重要檔案、機(jī)密檔案的查閱記錄，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理和保管，保存期限按照公司檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督，檢查查閱人員是否按照規(guī)定的范圍、方式和要求查閱檔案，是否履行登記和歸還手續(xù)等。2.公司審計(jì)部門定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案查閱申請(qǐng)與審批流程是否合規(guī)，檔案查閱登記與記錄是否完整準(zhǔn)確等。（二）外部監(jiān)督1.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的查閱活動(dòng)，接受國家相關(guān)部門和行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.公司應(yīng)積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案查閱相關(guān)資料和信息，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。七、檔案查閱的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確查閱人員在查閱檔案過程中的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，不得將查閱的檔案信息泄露給任何無關(guān)人員。如因工作需要向他人提供檔案信息，必須經(jīng)過檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱場(chǎng)所進(jìn)行安全保密管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止無關(guān)人員進(jìn)入查閱場(chǎng)所。查閱場(chǎng)所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)控。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備和介質(zhì)的安全可靠。2.在檔案查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患或可能影響檔案信息安全的情況，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.查閱人員在查閱檔案結(jié)束后，應(yīng)將查閱設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)歸還檔案管理部門，并接受檔案管理人員的檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備和介質(zhì)存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。八、檔案查閱的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.超出批準(zhǔn)的查閱范圍查閱檔案。3.在查閱檔案過程中違反查閱要求，如涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀檔案等。4.泄露檔案信息，給公司造成損失。5.未按照規(guī)定履行檔案查閱登記、記錄和歸還手續(xù)。6.其他違反檔案查閱制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向違規(guī)人員發(fā)出警告，要求其立即改正，并記錄在案。2.對(duì)于一般違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予違規(guī)人員批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等處理，并責(zé)令其采取措施消除違規(guī)行為造成的影響。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露公司機(jī)密檔案信息、給公司造成重大損失等，公司將依法依規(guī)追究違規(guī)人員的法律責(zé)任，并解除與違規(guī)人員的勞動(dòng)合同。4.對(duì)于外部單位違反檔案查閱制