協(xié)會(huì)檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)本協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本協(xié)會(huì)各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會(huì)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)協(xié)會(huì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映協(xié)會(huì)工作活動(dòng)的全過(guò)程，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案整理和檢索體系，提高檔案利用效率，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)協(xié)會(huì)的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)會(huì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全防護(hù)工作，確保檔案實(shí)體安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于：協(xié)會(huì)章程、會(huì)員名冊(cè)、理事會(huì)決議、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料。協(xié)會(huì)組織開(kāi)展的各類活動(dòng)方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。協(xié)會(huì)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。協(xié)會(huì)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。協(xié)會(huì)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)、資質(zhì)證明等文件。2.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，并定期移交檔案管理部門。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（二）整理原則及方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。即先將檔案按年度分開(kāi)，再按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后根據(jù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。3.檔案整理應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行：分類：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。編號(hào)：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)可采用流水號(hào)或分類編號(hào)等方式。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查找和利用。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，編目準(zhǔn)確，裝訂規(guī)范，裝盒整齊。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容和目錄，確保檔案信息的一致性。3.歸檔的檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限順序排列，存放于檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置。檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括協(xié)會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、理事會(huì)決議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大活動(dòng)文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為15年至50年。主要包括協(xié)會(huì)年度工作報(bào)告、一般性會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)往來(lái)文件、工作人員考核材料等。3.短期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)短期工作活動(dòng)中形成的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。主要包括協(xié)會(huì)臨時(shí)性活動(dòng)文件、一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的保管條件，保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和管理。檔案架或檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入檔案庫(kù)房的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱涉及協(xié)會(huì)機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自傳播或泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)提前向協(xié)會(huì)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提供有效證明材料。經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。借閱協(xié)議應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.根據(jù)借閱協(xié)議，檔案管理部門應(yīng)提供相應(yīng)的檔案，并在借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)借閱檔案，不得擅自將檔案帶出協(xié)會(huì)或轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定銷毀（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映檔案管理工作的實(shí)際情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為協(xié)會(huì)決策提供參考依據(jù)。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析工作，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和措施。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)在協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應(yīng)明確檔案的存毀情況，并說(shuō)明理由。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人審批。（三）銷毀工作1.經(jīng)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)，確保銷毀的檔案與清冊(cè)一致。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀情況報(bào)告協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和整合，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合協(xié)會(huì)檔案管理工作的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、內(nèi)容完整，與紙質(zhì)檔案一致。4.建立檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案的基本信息、目錄信息、全