專業(yè)檔案制度研究一、總則（一）目的為加強公司專業(yè)檔案管理，確保專業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在專業(yè)活動中形成的各類專業(yè)檔案，包括但不限于技術檔案、業(yè)務檔案、科研檔案、工程檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司專業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：專業(yè)檔案應如實反映專業(yè)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理專業(yè)活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.系統(tǒng)性原則：按照專業(yè)活動的規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的專業(yè)檔案進行保密管理。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司專業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負責公司專業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門專業(yè)檔案的形成、積累和整理工作，對重要專業(yè)檔案進行檢查和驗收。4.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（二）各部門職責1.負責本部門專業(yè)檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負責檔案管理，并接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求及時向檔案管理部門移交檔案，確保檔案的完整和及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理工作紀律和保密制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的質量和安全。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務，做好檔案查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在專業(yè)活動中應明確文件材料的形成責任，確保文件材料的真實、準確、完整。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡清晰,圖像、圖表等應符合歸檔要求。3.電子文件應按照國家有關電子文件管理的規(guī)定進行形成和管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）檔案收集范圍1.技術檔案：包括產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術標準、檢驗報告、技術總結等。2.業(yè)務檔案：如合同協(xié)議、業(yè)務報表、客戶資料、市場調(diào)研報告等。3.科研檔案：科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果等。4.工程檔案：工程項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。5.其他專業(yè)檔案：根據(jù)公司實際情況確定的其他具有保存價值的專業(yè)文件材料。（三）檔案收集時間1.在專業(yè)活動結束后，承辦部門應及時將形成的文件材料收集整理，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.對于重大項目或重要活動，應在項目或活動進行過程中同步收集相關文件材料，確保檔案的完整性。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照專業(yè)檔案的類別進行分類，如技術檔案可分為產(chǎn)品技術檔案、工藝技術檔案等；業(yè)務檔案可分為市場營銷檔案、財務管理檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.裝訂：對紙質文件材料進行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者等信息，便于查閱。（三）歸檔要求1.檔案整理完畢后，承辦部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由承辦部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回承辦部門重新整理。3.審核合格的檔案進行歸檔，按照檔案分類方案和編號順序排列上架，建立檔案檢索系統(tǒng)。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架或檔案柜存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.對于重要的實物檔案，如獎杯、證書等，應妥善保管，存放于專門的陳列室或保險柜中。（三）保管期限1.專業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如公司成立以來的重要文件、重大項目檔案等。3.長期保管的檔案是指在一定時期內(nèi)對公司工作具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司工作具有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管狀況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管環(huán)境、設備運行等情況，對檢查結果進行記錄和分析。3.對于破損、褪色需要修復的檔案，應及時進行修復；對于超過保管期限需要鑒定銷毀的檔案，應按照規(guī)定程序進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間及相互關系等因素，確定檔案的價值。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類檔案進行比較，分析其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，并報公司領導批準。企業(yè)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。3.監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報告公司領導。4.銷毀清單應永久保存。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務公司發(fā)展原則：以服務公司各項工作為出發(fā)點，積極提供檔案信息服務，促進公司發(fā)展。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關依法查閱公司檔案，應按照規(guī)定提供相關證明材料，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司專業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務質量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行整理、分類、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡安全防護、數(shù)據(jù)備份與恢復、用戶權限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信