局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是本局在履行職能活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的綜合管理，各科室、下屬單位明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，反映本局各項(xiàng)工作的全過(guò)程和歷史面貌。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）局辦公室作為本局檔案管理的綜合部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)局機(jī)關(guān)各科室、下屬單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理本局各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案實(shí)體安全，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等工作。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案信息安全。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。9.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、解決問(wèn)題等提供依據(jù)和參考。（三）各科室、下屬單位1.各科室、下屬單位負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集、整理和移交。2.各科室、下屬單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，具體承擔(dān)檔案的收集、整理、保管和移交等任務(wù)，并按照局辦公室的要求做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。3.各科室工作人員應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案的形成、積累和整理工作，在工作中形成的各類(lèi)文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本局制發(fā)的各類(lèi)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.本局開(kāi)展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)材料、審批文件、合同協(xié)議、調(diào)研資料、檢查記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.本局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、職稱(chēng)評(píng)定、工資福利等方面的文件材料。6.本局財(cái)務(wù)工作形成的文件材料，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.本局外事活動(dòng)形成的文件材料，如出國(guó)考察、接待來(lái)訪(fǎng)等相關(guān)文件。8.本局獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的照片及相關(guān)文字說(shuō)明。9.本局工作人員在工作中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。10.其他與本局工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.工作人員在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門(mén)檔案管理人員，不得積壓或擅自銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各科室、下屬單位的文件材料收集情況進(jìn)行檢查，督促及時(shí)歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類(lèi)別。其中，文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和構(gòu)成，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘或塑料夾。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。永久保管的檔案主要包括：本局制定的法規(guī)性文件；本局召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的主要文件材料；本局職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本局關(guān)于機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)處分等重要文件材料；本局資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、資質(zhì)證明等重要文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；其他需要永久保存的文件材料。定期保管30年的檔案主要包括：本局職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本局召開(kāi)的一般性會(huì)議、舉辦的一般性活動(dòng)形成的文件材料；本局與其他單位簽訂的一般性合同協(xié)議；本局一般性工作的請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與總結(jié)等文件材料；其他需要保管30年的文件材料。定期保管10年的檔案主要包括：本局職能活動(dòng)中形成的短期性、臨時(shí)性文件材料；本局一般性事務(wù)的通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等文件材料；其他需要保管10年的文件材料。（二）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架、檔案柜，用于存放檔案。檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。對(duì)需要銷(xiāo)毀的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。一般檔案庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.對(duì)磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止信息丟失。同時(shí)，應(yīng)采取防磁、防潮、防塵等措施，確保磁性載體檔案的安全。5.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。6.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室檔案查閱室查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記記錄。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時(shí)間一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）外單位查閱利用外單位查閱本局檔案，應(yīng)提前向本局提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，并加蓋單位公章。本局辦公室應(yīng)根據(jù)外單位的申請(qǐng)，進(jìn)行審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可安排查閱。外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并按照本局的規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)本局檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱完畢后，外單位應(yīng)將檔案歸還本局，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督，定期檢查檔案的查閱、借閱記錄，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告局辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和本局檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，綜合考慮檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式、時(shí)間、保管狀況等因素，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，提出存毀意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案鑒定小組應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記造冊(cè)，確保銷(xiāo)毀檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀登記表》上簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀記錄檔案銷(xiāo)毀工作完成后應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀審批表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》等相關(guān)材料整理歸檔，永久保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)本局檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描對(duì)本局具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描應(yīng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，便于存儲(chǔ)和利用。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接將掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，將電子檔案與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，