印章檔案巡檢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章檔案管理，確保印章使用安全、規(guī)范，檔案完整、有效，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本巡檢制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬分支機(jī)構(gòu)涉及的各類(lèi)印章檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障印章檔案的安全，防止印章被盜用、冒用，檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確印章檔案管理流程，做到管理工作有章可循、規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反印章檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印章管理（一）印章種類(lèi)及用途1.公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)的簽署，代表法定代表人的意志。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)票據(jù)、報(bào)表等的蓋章。4.合同專(zhuān)用章：用于公司各類(lèi)合同的簽署。5.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知等的蓋章。（二）印章的刻制與啟用1.印章的刻制由公司指定部門(mén)統(tǒng)一辦理，必須嚴(yán)格按照公安部門(mén)規(guī)定的程序進(jìn)行。刻制完成后，應(yīng)進(jìn)行備案登記。2.新印章啟用前，需在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，明確啟用時(shí)間、使用范圍等。同時(shí)，將啟用信息記錄在印章檔案中。（三）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專(zhuān)人保管；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管；合同專(zhuān)用章由合同管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管；部門(mén)章由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管制度，確保印章安全。不得擅自將印章交予他人保管或帶出辦公場(chǎng)所。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（四）印章的使用1.印章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程。使用人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、文件名稱(chēng)、使用部門(mén)等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可使用印章。2.審批權(quán)限根據(jù)印章種類(lèi)和使用事項(xiàng)的重要程度設(shè)定。一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.印章使用時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)審批手續(xù)是否齊全，使用內(nèi)容是否符合規(guī)定。使用過(guò)程中，應(yīng)確保印章清晰、端正，不得在空白紙張或文件上蓋章。4.使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)收回印章，并在《印章使用登記表》上記錄使用時(shí)間、使用人、文件名稱(chēng)等信息。（五）印章的停用與銷(xiāo)毀1.因公司機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。停用的印章應(yīng)上繳公司辦公室統(tǒng)一保管。2.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的印章，由公司辦公室會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并保留相關(guān)證明材料。三、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.印章檔案：包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷(xiāo)毀等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、記錄、登記表等。2.印章使用檔案：主要是各類(lèi)《印章使用申請(qǐng)表》、《印章使用登記表》等。3.相關(guān)審批文件：涉及印章使用審批的各類(lèi)文件、批示等。（二）檔案收集1.各印章保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)印章管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，并定期移交公司檔案室。2.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)確保資料的完整性、準(zhǔn)確性，不得遺漏重要信息。（三）檔案整理1.檔案室對(duì)收集到的印章檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案形成時(shí)間、類(lèi)別等進(jìn)行編號(hào)、裝訂。2.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，便于查詢(xún)和管理。（四）檔案存儲(chǔ)1.印章檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)內(nèi)，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)防蟲(chóng)。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循便于查找、利用的原則，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印章檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.涉及公司機(jī)密的印章檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供查閱。（六）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱印章檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非規(guī)定用途。借閱期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案室應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保按時(shí)收回。如發(fā)現(xiàn)借閱檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（七）檔案保管期限1.印章檔案的保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。一般情況下，長(zhǎng)期保管的檔案應(yīng)不少于[X]年。2.保管期限屆滿(mǎn)后，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并保留相關(guān)證明材料。四、巡檢內(nèi)容與方法（一）巡檢內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管制度。2.印章使用情況：核對(duì)印章使用審批手續(xù)是否齊全，使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.檔案管理情況：檢查檔案收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案資料是否完整、有序。4.制度執(zhí)行情況：檢查各部門(mén)是否嚴(yán)格執(zhí)行印章檔案巡檢制度，有無(wú)違規(guī)行為。（二）巡檢方法1.定期巡檢：公司辦公室每季度組織一次全面的印章檔案巡檢，制定詳細(xì)的巡檢計(jì)劃，明確巡檢人員、時(shí)間、內(nèi)容等。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)印章檔案管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.現(xiàn)場(chǎng)檢查：巡檢人員深入各印章保管部門(mén)和檔案室，實(shí)地查看印章保管、使用及檔案管理情況，查閱相關(guān)文件和記錄。4.問(wèn)卷調(diào)查：向公司內(nèi)部相關(guān)人員發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷，了解對(duì)印章檔案管理工作的意見(jiàn)和建議，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。五、巡檢記錄與報(bào)告（一）巡檢記錄1.巡檢人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《印章檔案巡檢記錄表》，詳細(xì)記錄巡檢時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況等。2.巡檢記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容真實(shí)，不得隨意涂改。記錄完成后，由巡檢人員簽字確認(rèn)。（二）巡檢報(bào)告1.每次巡檢結(jié)束后，巡檢人員應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)巡檢報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括巡檢基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、原因分析、整改建議等。2.巡檢報(bào)告應(yīng)經(jīng)巡檢負(fù)責(zé)人審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。對(duì)于巡檢中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出緊急處理措施。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)巡檢報(bào)告做出決策，明確整改責(zé)任部門(mén)和整改期限。整改責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照要求制定整改方案，認(rèn)真組織實(shí)施整改工作。六、問(wèn)題處理與責(zé)任追究（一）問(wèn)題處理1.對(duì)于巡檢中發(fā)現(xiàn)的一般性問(wèn)題，巡檢人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)提出整改意見(jiàn)，要求責(zé)任部門(mén)立即整改。整改完畢后，由巡檢人員進(jìn)行復(fù)查。2.對(duì)于較為嚴(yán)重的問(wèn)題，如印章保管不善、使用審批手續(xù)不全等，公司辦公室應(yīng)下達(dá)《整改通知書(shū)》，責(zé)令責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。3.整改責(zé)任部門(mén)應(yīng)積極配合巡檢人員的工作，認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)完成整改的，應(yīng)提前向公司辦公室說(shuō)明情況，并制定延期整改計(jì)劃。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反印章檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致公司利益受損或造成不良影響的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。