檔案實(shí)體交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案實(shí)體交接的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間以及公司與外部單位之間檔案實(shí)體的交接工作。（三）基本原則1.交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案交接工作的合法性、規(guī)范性。2.檔案交接應(yīng)遵循真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時的原則，保證交接檔案的質(zhì)量。3.交接過程中應(yīng)明確雙方責(zé)任，做好交接記錄，確保檔案交接的清晰、可追溯。二、檔案實(shí)體交接的范圍（一）公司內(nèi)部檔案交接范圍1.各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于：行政管理文件，如通知、報告、會議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。財務(wù)報表、憑證、賬簿等。人事檔案，如員工入職資料、考核記錄、薪酬檔案等。技術(shù)檔案，如研發(fā)項(xiàng)目文檔、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、客戶資料、促銷活動記錄等。2.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動時涉及的檔案交接。（二）公司與外部單位檔案交接范圍1.與供應(yīng)商、客戶等合作伙伴之間往來文件、合同、協(xié)議等檔案的交接。2.因項(xiàng)目合作、業(yè)務(wù)外包等與外部單位產(chǎn)生的檔案交接，如項(xiàng)目合作協(xié)議、外包服務(wù)合同、項(xiàng)目成果文件等。3.向政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等報送的各類文件、資料的交接。三、檔案實(shí)體交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接雙方應(yīng)提前確定交接時間、地點(diǎn)和交接人員。2.移交方應(yīng)按照檔案整理要求，對擬移交的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.移交方應(yīng)填寫《檔案實(shí)體交接清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息。（二）檔案移交1.移交方應(yīng)在規(guī)定的交接時間和地點(diǎn)，向接收方移交檔案實(shí)體，并同時提交經(jīng)雙方簽字確認(rèn)的《檔案實(shí)體交接清單》。2.移交過程中，移交方應(yīng)向接收方介紹檔案的形成背景、主要內(nèi)容和保管要求等情況。3.接收方應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量是否與《檔案實(shí)體交接清單》一致，檔案的整理是否符合要求。（三）交接確認(rèn)1.經(jīng)雙方核對無誤后，接收方應(yīng)在《檔案實(shí)體交接清單》上簽字確認(rèn)，并注明接收日期。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，接收方應(yīng)及時向移交方提出，移交方應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善后重新移交。3.交接雙方應(yīng)在《檔案實(shí)體交接清單》上加蓋單位公章或部門印章，以明確雙方責(zé)任。（四）檔案入庫1.接收方應(yīng)將接收的檔案及時入庫保管，并按照公司檔案管理制度進(jìn)行分類存放。2.檔案入庫后，接收方應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的接收、存放位置等信息。四、檔案實(shí)體交接雙方的職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照本制度和公司檔案管理要求，對擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量。2.向接收方提供檔案的相關(guān)背景信息和說明，協(xié)助接收方了解檔案內(nèi)容。3.在交接過程中，如實(shí)回答接收方提出的關(guān)于檔案的問題。4.對移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如因移交方原因?qū)е聶n案缺失或損壞應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）接收方職責(zé)1.按照規(guī)定的時間和地點(diǎn)接收檔案，并認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等。2.對接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和有效利用。3.及時將檔案入庫，并建立檔案保管臺賬。4.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時向移交方反饋，并督促移交方進(jìn)行整改。五、檔案實(shí)體交接的監(jiān)督與檢查（一）公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案實(shí)體交接工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：1.交接流程是否符合規(guī)定。2.交接雙方職責(zé)是否履行到位。3.檔案的整理、編目是否符合要求。4.《檔案實(shí)體交接清單》填寫是否規(guī)范、準(zhǔn)確。5.檔案的保管是否安全、有序。（三）對違反本制度的行為，公司檔案管理部門應(yīng)及時提出整改意見，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案實(shí)體交接的保密要求（一）交接雙方應(yīng)對涉及的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）對于涉及商業(yè)秘密、國家機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行交接和管理。（三）交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在保密問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并報告公司相關(guān)部門。七、檔案實(shí)體交接的信息化管理（一）鼓勵采用信息化手段進(jìn)行檔案實(shí)體交接管理，如建立電子交接清單、檔案管理系統(tǒng)等。（二）通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案交接信息的實(shí)時記錄、查詢和統(tǒng)計分析，提高交接工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）利用信息化技術(shù)對檔案交接過程進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)和解決交接過程中出現(xiàn)的問題。八、檔案實(shí)體交接中的特殊情況處理（一）因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案交接無法按時進(jìn)行的，交接雙方應(yīng)及時溝通協(xié)商，重新確定交接時間。（二）在檔案交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在重大問題或爭議，交接雙方應(yīng)暫停交接工作，及時報告公司相關(guān)部門，共同研究解決方案。（三）對于歷史遺