檔案存放管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案信息查詢服務(wù)。6.做好檔案的安全保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)。7.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案查詢。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。6.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好登記工作。7.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、規(guī)章制度等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的文件資料。3.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等方面的檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：包括公司信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式，如2023永久001。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目或產(chǎn)品的特點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)，如項(xiàng)目名稱+階段+流水號(hào)，如XX項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段001。3.人事檔案編號(hào)：按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如001號(hào)員工的人事檔案編號(hào)為001。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023年會(huì)計(jì)憑證001。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷202301001。6.聲像檔案編號(hào)：按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如20230501001（照片）、20230601001（錄像）。7.電子檔案編號(hào)：結(jié)合紙質(zhì)檔案編號(hào)，在編號(hào)后添加“E”，如2023永久001E。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門整改。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理人員應(yīng)提前介入，進(jìn)行跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索系統(tǒng)。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和安全。4.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)于重要檔案應(yīng)實(shí)行異地備份，防止因自然災(zāi)害等原因造成檔案丟失。（三）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)，檔案丟失應(yīng)及時(shí)查找等。3.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱登記手續(xù)，記錄查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。（三）利用期限1.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（四）歸還要求1.檔案借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，如無(wú)保存價(jià)值，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確