新增檔案制度佐證一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過(guò)程和結(jié)果，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，并為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下十大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.黨群工作類(lèi)：包括黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料等。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.人力資源類(lèi)：包括員工檔案、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績(jī)效考核等。6.業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)：包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制等。7.基本建設(shè)類(lèi)：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收等。8.設(shè)備儀器類(lèi)：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備檔案、儀器儀表檔案等。9.聲像電子類(lèi)：包括照片、錄音、錄像、光盤(pán)、電子文檔等。10.其他類(lèi)：不屬于上述各類(lèi)的其他檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)，每類(lèi)檔案賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類(lèi)：01黨群工作類(lèi)：02經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：03財(cái)務(wù)管理類(lèi)：04人力資源類(lèi)：05業(yè)務(wù)技術(shù)類(lèi)：06基本建設(shè)類(lèi)：07設(shè)備儀器類(lèi)：08聲像電子類(lèi)：09其他類(lèi)：103.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第一份行政管理類(lèi)檔案編號(hào)為“23010001”。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件以及往來(lái)信函等。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。4.公司舉辦的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。5.公司在基本建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)研發(fā)等方面形成的相關(guān)文件和資料。6.公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等。7.其他與公司工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理制度的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理后移交至檔案管理中心。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的檔案資料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度一般不超過(guò)2厘米。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。4.裝訂：對(duì)組卷后的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將裝訂好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查詢和利用。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架存放，不得隨意堆放。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。七、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到檔案管理中心查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理中心負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理中心應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人姓名、借閱期限、歸還日期等信息。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、區(qū)別對(duì)待的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理中心根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定結(jié)果，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息安全管理：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.檔案信息系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授