房產(chǎn)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司房產(chǎn)檔案的管理，確保房產(chǎn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查詢、利用和維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房產(chǎn)項目從規(guī)劃、建設(shè)、銷售到交付使用全過程中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房產(chǎn)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則歸檔的房產(chǎn)檔案應真實反映房產(chǎn)項目的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則按照房產(chǎn)檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則采取有效措施確保房產(chǎn)檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露，嚴格遵守保密規(guī)定。二、歸檔范圍（一）規(guī)劃設(shè)計類檔案1.項目立項批復文件2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附圖3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖4.規(guī)劃設(shè)計方案文本、圖紙（包括總平面圖、建筑平面圖、立面圖、剖面圖等）5.環(huán)境設(shè)計方案文本、圖紙6.人防工程設(shè)計文件7.消防設(shè)計文件（二）工程建設(shè)類檔案1.工程招投標文件（包括招標文件、投標文件、中標通知書等）2.工程承包合同、監(jiān)理合同3.工程施工圖紙（包括基礎(chǔ)圖、主體結(jié)構(gòu)圖、裝飾裝修圖等）4.工程變更通知、技術(shù)核定單5.工程施工組織設(shè)計、施工方案6.工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄7.工程竣工驗收備案表、竣工驗收報告8.工程決算書、審計報告（三）銷售管理類檔案1.商品房預售許可證及附圖2.商品房買賣合同文本3.銷售臺賬（包括客戶信息、房屋銷售情況等）4.銷售廣告宣傳資料5.客戶購房意向書、認購協(xié)議（四）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍類檔案1.房屋產(chǎn)權(quán)證書2.房屋分戶平面圖及面積計算表3.房屋產(chǎn)權(quán)登記申請表、審批表4.房屋產(chǎn)權(quán)交易記錄5.房屋抵押、查封等相關(guān)資料（五）其他類檔案1.與房產(chǎn)項目相關(guān)的會議紀要、決議2.房產(chǎn)項目的照片、錄像資料3.上級主管部門及政府有關(guān)部門關(guān)于房產(chǎn)項目的文件三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責本部門房產(chǎn)檔案資料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.對于外來文件，應及時進行登記，并確保其真實性和有效性。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應按照分類標準進行整理，做到分類準確合理。2.每份文件材料應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.文件材料應按照順序排列，并編制目錄，目錄應包括文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.對于圖紙類文件，應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔案章。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應進行裝訂，裝訂應牢固整齊，便于翻閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應進行裁剪或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時應去除金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）電子檔案的管理1.除紙質(zhì)檔案外，應同時建立電子檔案，電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，存儲介質(zhì)應安全可靠。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門在完成房產(chǎn)項目相關(guān)工作后，應及時對形成的文件材料進行整理，按照歸檔要求進行分類、編號、裝訂，并編制目錄。2.整理好的文件材料應填寫《房產(chǎn)檔案移交清單》，一式兩份，一份由部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。（二）檔案移交1.各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的房產(chǎn)檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。2.對于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應退回原部門進行補充或整改，直至符合要求為止。（三）檔案審核1.檔案管理部門收到移交的房產(chǎn)檔案后，應組織相關(guān)人員進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。2.審核通過的檔案應進行登記，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.審核中發(fā)現(xiàn)的問題應及時反饋給原部門，要求其進行整改，整改完成后重新移交審核。（四）檔案存儲1.審核通過的房產(chǎn)檔案應按照檔案庫房的管理要求進行存儲，檔案應分類存放，排列有序。2.檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱房產(chǎn)檔案，應填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的房產(chǎn)檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位或個人查閱房產(chǎn)檔案，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應建立房產(chǎn)檔案查閱登記制度，對查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等進行詳細記錄。2.查閱人員應在查閱登記本上簽字確認，不得擅自涂改或銷毀查閱記錄。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱房產(chǎn)檔案的，應填寫《房產(chǎn)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。（四）檔案復制1.因工作需要復制房產(chǎn)檔案的，應填寫《房產(chǎn)檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可辦理復制手續(xù)。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行復制，并對復制件進行核對，確保與原件一致。3.復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。六、檔案保管期限（一）永久保管檔案1.房產(chǎn)項目的立項批復文件2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附圖3.建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖4.房屋產(chǎn)權(quán)證書5.涉及公司重大權(quán)益的房產(chǎn)檔案（二）長期保管檔案1.工程承包合同、監(jiān)理合同2.工程竣工驗收備案表、竣工驗收報告3.商品房買賣合同文本4.銷售臺賬5.房屋產(chǎn)權(quán)登記申請表、審批表（三）短期保管檔案1.工程變更通知、技術(shù)核定單2.工程施工圖紙（除長期保管的外）3.銷售廣告宣傳資料4.客戶購房意向書、認購協(xié)議七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對房產(chǎn)檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和歷史意義等因素，對檔案進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的房產(chǎn)檔案，應填寫《房產(chǎn)檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀前應對檔案進行登記造冊，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。