落實(shí)檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.堅(jiān)持按需借閱原則，借閱檔案應(yīng)基于工作實(shí)際需要，不得隨意借閱。4.確保檔案安全原則，在借閱過(guò)程中要采取有效措施保護(hù)檔案，防止檔案損壞、丟失。二、檔案借閱管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審查、監(jiān)督和歸還工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）借閱部門及借閱人1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案借閱的申請(qǐng)和歸還工作，確保借閱流程規(guī)范。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，愛(ài)護(hù)借閱的檔案，按時(shí)歸還。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，簽署意見并簽字確認(rèn)。（二）檔案審查1.檔案管理部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審查。2.審查內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱人身份及權(quán)限是否符合要求、預(yù)計(jì)歸還日期是否合理等。3.對(duì)于涉及機(jī)密、敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)審查通過(guò)的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門進(jìn)行借閱登記。2.登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及數(shù)量預(yù)計(jì)歸還日期等，并為每份借閱檔案生成唯一的借閱編號(hào)。3.借閱人需在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取借閱檔案。（四）檔案借閱1.借閱人憑借閱登記冊(cè)和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案名稱、數(shù)量等信息，并在借閱登記冊(cè)上注明實(shí)際發(fā)放情況。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損或丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案完整無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并注銷借閱編號(hào)。四、檔案借閱權(quán)限（一）普通員工借閱權(quán)限普通員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的一般性檔案，但涉及機(jī)密、敏感信息的檔案不得借閱。（二）部門負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，借閱本部門及相關(guān)部門的檔案，包括一般性檔案和涉及部門業(yè)務(wù)的重要檔案。（三）公司/組織高層管理人員借閱權(quán)限公司/組織高層管理人員可根據(jù)工作需要，借閱公司/組織內(nèi)各類檔案，包括機(jī)密、敏感信息檔案，但需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（四）特殊情況借閱權(quán)限對(duì)于因特殊工作需要，需借閱超出本人權(quán)限范圍檔案的情況，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批，并嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行借閱和管理。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案借閱活動(dòng)的人員，包括檔案管理部門工作人員、借閱部門及借閱人，均負(fù)有保密責(zé)任。2.應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司/組織關(guān)于保密工作的各項(xiàng)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放安全。2.對(duì)涉及機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。3.借閱人在借閱過(guò)程中，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，如需摘錄、引用檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反檔案保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般性檔案借閱期限一般為[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。（二）特殊檔案借閱期限對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、項(xiàng)目等特殊檔案的借閱期限，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。七、檔案借閱費(fèi)用（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案一般不收取費(fèi)用，但對(duì)于因特殊情況需外部單位或個(gè)人借閱檔案的，可根據(jù)實(shí)際成本收取一定的借閱費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理部門制定并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）費(fèi)用支付外部單位或個(gè)人借閱檔案的費(fèi)用，應(yīng)在借閱前按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)支付給公司/組織財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門開具相應(yīng)發(fā)票。八、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記是否完整、檔案歸還情況是否正常、檔案是否存在損壞或丟失等。（二）不定期抽查公司/組織相關(guān)部門可對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，并將抽查結(jié)果納入公司/組織檔案管理工作考核范圍。（三）問(wèn)題處理對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)