檔案員保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護公司的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于檔案管理人員、各部門負責人及相關工作人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密至上原則：將檔案信息的保密工作置于首位，采取有效措施防止信息泄露。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理。4.預防為主原則：強化保密意識教育，建立健全保密制度和防范機制，預防泄密事件發(fā)生。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進行分類、編號、整理、編目、上架等工作，建立檔案檢索體系。4.負責檔案的收集、接收、移交、保管、利用等日常管理工作，辦理檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓和考核。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟悉檔案業(yè)務知識，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務水平。4.嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用效果。5.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案實體安全。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。7.積極參與檔案信息化建設，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲、檢索等工作。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、及時。2.建立健全本部門檔案管理制度，指定專人負責檔案管理工作，明確檔案管理人員職責。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。4.嚴格遵守公司檔案保密制度，不得擅自查閱、借閱、復制不屬于本部門的檔案。5.在工作中需要查閱、借閱檔案時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等公司治理文件，行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等行政事務文件。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關手續(xù)文件，員工簡歷、培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等員工個人信息文件。3.財務檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等財務核算與管理文件。4.業(yè)務檔案：包括市場營銷、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制、客戶資料等業(yè)務經(jīng)營活動文件。5.技術檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設計、技術標準、技術圖紙、專利證書等技術創(chuàng)新與管理文件。6.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、法律文件、對外宣傳資料等其他各類文件。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀年四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設置相應的類別代碼，具體如下：行政檔案：XZ人事檔案：RS財務檔案：CW業(yè)務檔案：YW技術檔案：JS其他檔案：QT4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編制，從“001”開始，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。5.例如，2023年形成的第一份行政檔案編號為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交至檔案管理人員。2.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。3.對于公司外部接收的文件、資料等，如上級主管部門文件、合作單位往來信函、政府部門頒發(fā)的證書等，應及時登記并移交檔案管理部門。4.檔案收集范圍應涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，包括但不限于各類合同協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、財務報表、技術文件、人事檔案等。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.整理檔案時，應確保檔案資料齊全、完整，剔除重復、無效的文件。3.對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，建立檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。4.檔案整理應遵循文件形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史連貫性，便于保管和利用。5.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制；對于電子檔案，應進行備份存儲，確保檔案信息的安全和完整。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案庫房的安全與整潔。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管設備正常運行，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）檔案實體保管1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案應進行裝訂、編頁，確保檔案的牢固和整齊；對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、實體完整。4.對于重要、珍貴的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。（三）檔案信息安全管理1.加強檔案信息安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.對檔案管理系統(tǒng)進行安全設置，嚴格用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復系統(tǒng)安全隱患。4.檔案管理人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人，離職時應及時辦理賬號交接手續(xù)。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和整理。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期間，如檔案發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。5.借閱人歸還檔案時，應確保檔案完整無損，檔案管理人員應進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案復制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案時，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案復制申請表》進行審核，符合復制條件的，安排專人進行復制，并在《檔案復制登記表》上記錄復制情況。3.復制檔案時，應使用檔案管理部門指定的設備和方法，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制完成后，應對復制件進行核對和整理，加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。4.復制的檔案應按照檔案管理規(guī)定進行保管和利用，不得用于其他非法目的。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門負責人和專業(yè)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要性等因素，綜合評估檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。4.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務審計報告等。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門應組織專人對擬銷毀檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案與《檔案銷毀清冊》一致。4.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應作為檔案資料進行保存，保存期限為[X]年。八、保密監(jiān)督與檢查（一）保密監(jiān)督1.公司設立保密監(jiān)督機構(gòu)，負責對公司檔案保密工作進行監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督機構(gòu)應定期對公司各部門檔案保密制度執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.檔案管理部門應加強對檔案管理人員的日常管理和監(jiān)督，確保檔案管理人員嚴格遵守保密制度。4.各部門負責人應加強對本部門員工的保密教育和管理，督促員工遵守檔案保密制度，防止泄密事件發(fā)生。（二）保密檢查1.定期開展保密檢查工作，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案保管狀況、檔案利用情況、檔案信息安全等。2.保密檢查可采取自查、互查、專項檢查等方式進行，檢查結(jié)果應形成書面報告。3.對保密檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。4.對違反檔案保密制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。九、保密教育與培訓（一）保密教育1.公司應定期組織開展檔案保密教育活動，提高全體員工的保密意識。2.保密教育內(nèi)容應包括國家法律法規(guī)、公司檔案保密制度、保密工作重要性、