檔案管理統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理統(tǒng)計工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理統(tǒng)計工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)如實反映檔案管理工作的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算方法、統(tǒng)計口徑應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。3.及時性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時報送檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，確保統(tǒng)計工作的時效性。4.保密性原則：檔案管理統(tǒng)計工作涉及的檔案信息和數(shù)據(jù)應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理統(tǒng)計工作的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案管理統(tǒng)計工作的規(guī)章制度和統(tǒng)計報表格式。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理統(tǒng)計工作。3.收集、匯總、分析和上報檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)，撰寫檔案管理統(tǒng)計分析報告。4.建立和維護(hù)檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，妥善保管統(tǒng)計資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案管理統(tǒng)計工作的組織實施，指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理和報送。2.按照檔案管理部門的要求，準(zhǔn)確、及時地報送本部門的檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)。3.配合檔案管理部門開展檔案管理統(tǒng)計工作的檢查和調(diào)研。三、檔案管理統(tǒng)計的內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的數(shù)量：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等的數(shù)量統(tǒng)計。2.檔案年度新增數(shù)量：統(tǒng)計每年新增檔案的數(shù)量。3.檔案年度銷毀數(shù)量：統(tǒng)計每年經(jīng)鑒定銷毀的檔案數(shù)量。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.檔案整理的數(shù)量：統(tǒng)計已完成整理的檔案數(shù)量。2.檔案整理的進(jìn)度：按部門、按時間段統(tǒng)計檔案整理工作的完成比例。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱次數(shù)：統(tǒng)計各類檔案被查閱的總次數(shù)。2.檔案借閱人次：統(tǒng)計借閱檔案的人員數(shù)量。3.檔案利用效果：對檔案利用后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等進(jìn)行評估統(tǒng)計。（四）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案庫房面積：統(tǒng)計檔案庫房的實際使用面積。2.檔案存儲設(shè)備數(shù)量：如檔案柜、密集架等的數(shù)量統(tǒng)計。3.檔案保管環(huán)境指標(biāo)：包括溫度、濕度、防火、防蟲、防盜等方面的指標(biāo)統(tǒng)計。四、檔案管理統(tǒng)計工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.各部門統(tǒng)計人員應(yīng)定期對本部門的檔案管理情況進(jìn)行梳理，收集相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)收集應(yīng)涵蓋檔案的形成、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。3.收集的數(shù)據(jù)應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息。（二）數(shù)據(jù)整理1.各部門統(tǒng)計人員對收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總，形成本部門的檔案管理統(tǒng)計報表。（三）數(shù)據(jù)報送1.各部門統(tǒng)計人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和格式，將本部門的檔案管理統(tǒng)計報表報送至檔案管理部門。2.報送的數(shù)據(jù)應(yīng)附相關(guān)說明和依據(jù)，以便檔案管理部門審核。（四）數(shù)據(jù)審核1.檔案管理部門對各部門報送的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通核實，要求其進(jìn)行修正。（五）數(shù)據(jù)匯總與分析1.檔案管理部門將審核通過的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成公司/組織的檔案管理統(tǒng)計報表。2.對匯總的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題，撰寫統(tǒng)計分析報告。（六）數(shù)據(jù)存儲1.檔案管理部門將檔案管理統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告等資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。2.建立電子檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢和分析。五、檔案管理統(tǒng)計報表（一）報表種類1.檔案數(shù)量統(tǒng)計表：按年度統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量變化情況。2.檔案整理進(jìn)度表：反映各部門檔案整理工作的進(jìn)展情況。3.檔案利用情況表：統(tǒng)計檔案查閱、借閱等利用情況。（二）報表格式報表應(yīng)包括表頭、表體和表尾。表頭應(yīng)注明報表名稱、統(tǒng)計時間、統(tǒng)計部門等信息；表體應(yīng)詳細(xì)列出統(tǒng)計項目和數(shù)據(jù)；表尾應(yīng)注明制表人、審核人等信息。（三）報表報送時間1.月度統(tǒng)計報表應(yīng)于次月[X]日前報送。2.年度統(tǒng)計報表應(yīng)于次年[X]日前報送。六、檔案管理統(tǒng)計分析報告（一）報告內(nèi)容1.檔案管理工作概況：對檔案管理工作的整體情況進(jìn)行概述。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析：對檔案數(shù)量、整理情況、利用情況、保管情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，揭示存在的問題和趨勢。3.原因分析：針對數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題，分析其產(chǎn)生的原因。4.改進(jìn)建議：根據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施。（二）報告撰寫要求1.報告應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析深入、建議可行。2.語言應(yīng)簡潔明了，邏輯清晰，避免使用模糊或歧義性的詞匯。3.報告應(yīng)附相關(guān)數(shù)據(jù)圖表，增強(qiáng)直觀性。七、檔案管理統(tǒng)計工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計部門或檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案管理統(tǒng)計工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理統(tǒng)計工作制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和及時性。3.統(tǒng)計報表的報送情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理統(tǒng)計工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理統(tǒng)計工作進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對違反檔案管理統(tǒng)計制度的行為，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、檔案管理統(tǒng)計工作的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理統(tǒng)計工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化收集、匯總、分析和存儲。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理統(tǒng)計信息系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的在線填報、審核、匯總和分析。2.利用條形碼、二維碼等技術(shù)，對檔案進(jìn)行標(biāo)識和管理，便于統(tǒng)計數(shù)據(jù)的采集。3.加強(qiáng)檔案管理統(tǒng)計信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）信息化培訓(xùn)定期組織檔案