窗口檔案交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范窗口檔案交接工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及窗口檔案交接的部門和崗位。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接必須確保所交接檔案內(nèi)容真實、可靠，與實際業(yè)務(wù)情況相符。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)涵蓋相關(guān)業(yè)務(wù)活動的全過程，包括文件、資料、記錄等，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)清晰，避免模糊不清或錯誤的數(shù)據(jù)導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)問題。4.及時性原則：檔案形成后應(yīng)及時進行交接，確保檔案流轉(zhuǎn)順暢，不影響工作的正常開展。5.保密性原則：對于涉及機密、敏感信息的檔案，在交接過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案交接的主體與職責(zé)（一）移交方職責(zé)1.負(fù)責(zé)整理、核對本部門產(chǎn)生的窗口檔案，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，填寫檔案交接清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.對即將移交的檔案進行分類、編號，便于接收方查閱和管理。4.在檔案交接前，對檔案進行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.向接收方介紹檔案的形成背景、內(nèi)容要點及相關(guān)注意事項，協(xié)助接收方順利接收檔案。（二）接收方職責(zé)1.提前做好接收檔案的準(zhǔn)備工作，包括安排合適的存儲空間、配備必要的檔案管理設(shè)備等。2.認(rèn)真核對移交方提交的檔案交接清單，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。3.對接收的檔案進行及時登記、入庫，并按照規(guī)定的檔案管理方法進行分類、整理和保管。4.在接收檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求其補充或更正。5.負(fù)責(zé)對接收檔案的安全性和保密性負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定。（三）監(jiān)交方職責(zé)（如有需要）1.對于重要或涉及多個部門的檔案交接，應(yīng)指定監(jiān)交方進行監(jiān)督。2.監(jiān)交方負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案交接過程的合規(guī)性，確保移交方和接收方嚴(yán)格按照制度要求進行操作。3.對交接過程中出現(xiàn)的爭議或問題進行協(xié)調(diào)和處理，保證交接工作順利完成。4.在檔案交接完成后，對交接情況進行記錄和總結(jié)，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。三、檔案交接的內(nèi)容與要求（一）檔案內(nèi)容1.業(yè)務(wù)辦理文件：包括各類業(yè)務(wù)申請表格、審批文件、合同協(xié)議等。2.客戶資料：客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、溝通函件等。3.工作記錄：工作日志、會議紀(jì)要、工作報表等。4.重要文件副本：如法律法規(guī)文件、政策文件的相關(guān)副本，以備查閱。5.其他相關(guān)資料：與窗口業(yè)務(wù)相關(guān)的照片、音頻、視頻等資料。（二）交接要求1.檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，確保排列有序，便于查找。2.每份檔案應(yīng)附有清晰的目錄，注明檔案內(nèi)容的詳細清單。3.檔案應(yīng)裝訂整齊，紙張完好，字跡清晰，對于破損或褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)確保存儲介質(zhì)完好，數(shù)據(jù)可讀取，并按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進行保存。同時，應(yīng)提供電子檔案的備份，以防數(shù)據(jù)丟失。5.交接雙方應(yīng)對檔案的準(zhǔn)確性和完整性進行逐頁核對，對于存在疑問或不符的地方，應(yīng)及時查明原因并進行處理。四、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交方根據(jù)業(yè)務(wù)工作進展情況，確定需要進行檔案交接的時間節(jié)點，并提前通知接收方。2.接收方接到通知后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收檔案，并準(zhǔn)備好檔案接收所需的工具和場地。3.雙方根據(jù)檔案交接的內(nèi)容和要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案交接清單表格。（二）檔案整理與核對1.移交方在檔案交接前，對本部門的窗口檔案進行全面整理。按照檔案類別、時間順序等進行分類，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對缺失或錯誤的信息進行補充和更正。2.移交方填寫檔案交接清單，詳細記錄每一份檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.移交方和接收方按照檔案交接清單，對檔案進行逐份核對。核對內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、名稱、內(nèi)容等，確保雙方記錄一致。（三）現(xiàn)場交接1.在雙方約定的時間和地點，進行檔案的現(xiàn)場交接。移交方將整理好的檔案及檔案交接清單一并交給接收方。2.接收方對接收的檔案進行再次檢查，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交方溝通，要求其當(dāng)場解決。3.雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，明確交接時間、地點、檔案內(nèi)容及雙方責(zé)任。監(jiān)交方（如有）也應(yīng)在清單上簽字。（四）后續(xù)處理1.接收方在檔案交接完成后，應(yīng)及時將檔案入庫或按照規(guī)定的流程進行處理。對接收的檔案進行重新編號、分類，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。2.移交方應(yīng)將檔案交接清單及相關(guān)資料進行歸檔保存，以備日后查閱。同時，對檔案交接過程中出現(xiàn)的問題進行總結(jié)和分析，提出改進措施。3.定期對檔案交接工作進行檢查和評估，確保檔案交接制度的有效執(zhí)行。對于發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行不力或存在違規(guī)行為的情況，及時進行糾正和處理。五、檔案交接的時間與頻率（一）定期交接1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求，確定定期檔案交接的時間間隔。一般情況下，每月或每季度進行一次定期交接。2.定期交接的時間應(yīng)相對固定，以便雙方做好準(zhǔn)備工作。移交方應(yīng)在定期交接前，完成本部門檔案的整理和核對工作。3.在定期交接時，應(yīng)對上一階段的檔案進行全面交接，確保檔案管理的連續(xù)性。（二）臨時交接1.在以下情況下，應(yīng)進行臨時檔案交接：業(yè)務(wù)工作發(fā)生重大變動，涉及檔案內(nèi)容調(diào)整的。崗位人員調(diào)動，需要交接相關(guān)檔案的。上級部門要求進行專項檔案交接的。其他緊急或特殊情況需要進行檔案交接的。2.臨時交接應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，按照檔案交接流程迅速辦理交接手續(xù)，確保檔案信息的及時傳遞和工作的正常銜接。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案交接監(jiān)督機制，由檔案管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案交接工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括檔案交接流程的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、交接雙方的責(zé)任落實情況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。（二）外部審計（如有需要）1.根據(jù)法律法規(guī)要求或公司/組織內(nèi)部管理需要，可定期聘請外部審計機構(gòu)對檔案交接工作進行審計。2.外部審計機構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)審計標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案交接的合規(guī)性、檔案管理的有效性等進行全面審查。3.審計報告應(yīng)及時反饋給公司/組織管理層，針對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議和措施，以完善檔案交接制度和檔案管理工作。七、檔案交接的保密與安全（一）保密措施1.交接雙方應(yīng)對涉及機密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，簽訂保密協(xié)議或在檔案交接清單中明確保密責(zé)任。2.在檔案交接過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制交接場所人員、對檔案進行加密傳輸?shù)?，防止信息泄露?.對于因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)進行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，確保其具備保密意識和能力。（二）安全保障1.檔案交接過程中，要確保檔案的物理安全。避免檔案在搬運、存儲過程中受到損壞、丟失或被盜。2.對于電子檔案，應(yīng)采取安全的數(shù)據(jù)存儲和傳輸方式，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.加強對檔案交接場所的安全管理，設(shè)置必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保交接環(huán)境的安全。八、檔案交接的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案交接相關(guān)的培訓(xùn)活動，提高員工對檔案交接制度的認(rèn)識和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案交接流程、檔案整理方法、保密規(guī)定、安全要求等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，確保員工能夠熟練掌握檔案交接的各項要求。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道，宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.發(fā)布檔案交接工作的動態(tài)信息，展示檔案管理工作的成果和經(jīng)驗，提高員工對檔案管理工作的關(guān)注度和重視程度。3.鼓勵員工積極參與檔案管理工作，對在檔案交接過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或部門進行表彰和獎勵，營造良好的檔案管理氛圍。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修