企事業(yè)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。6.參與公司/組織有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度的制定和修訂工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等文件。5.公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.員工的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集上來。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔的檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門保存，一份由移交部門保存。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可以查閱檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（三）借閱范圍公司/組織外部單位因工作需要可以借閱檔案，但必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位、借閱目的、借閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》提供檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)