公路路政檔案制度一、總則（一）目的公路路政檔案是公路路政管理工作的重要組成部分，它記錄了路政管理活動(dòng)的全過程，對(duì)于規(guī)范路政執(zhí)法行為、維護(hù)路產(chǎn)路權(quán)、保障公路安全暢通具有重要意義。為加強(qiáng)公路路政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各級(jí)公路路政管理部門在路政管理工作中形成的各類檔案，包括路政許可檔案、路政處罰檔案、路政巡查記錄、路產(chǎn)管理檔案、涉路工程監(jiān)管檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公路路政檔案由各級(jí)路政管理部門指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映路政管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字清晰、圖表規(guī)范。3.分類科學(xué)原則按照路政管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公路路政檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的公路路政檔案管理制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各級(jí)路政管理部門的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公路路政檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為路政管理工作提供服務(wù)。（二）路政管理部門職責(zé)各級(jí)路政管理部門負(fù)責(zé)本部門路政檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交檔案。具體職責(zé)如下：1.明確檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門路政檔案的日常管理工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本部門在路政管理工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。4.妥善保管本部門的路政檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政許可檔案：包括路政許可申請(qǐng)書、申請(qǐng)人身份證明、項(xiàng)目申請(qǐng)材料、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、許可決定書、許可證副本等。2.路政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、證據(jù)材料、處罰告知書、處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。3.路政巡查記錄：包括巡查日志、巡查報(bào)告、涉路案件處理記錄等。4.路產(chǎn)管理檔案：包括路產(chǎn)登記臺(tái)賬、路產(chǎn)損壞賠償協(xié)議、路產(chǎn)維護(hù)記錄等。5.涉路工程監(jiān)管檔案：包括涉路工程許可文件、工程監(jiān)管記錄、竣工驗(yàn)收資料等。6.其他與路政管理工作有關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作計(jì)劃、總結(jié)等。（二）收集要求1.路政管理部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和時(shí)間要求，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找和補(bǔ)充。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制備份，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。電子檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式，并進(jìn)行定期備份。（三）整理方法1.分類按照路政管理業(yè)務(wù)的性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將路政檔案分為路政許可、路政處罰、路政巡查、路產(chǎn)管理、涉路工程監(jiān)管等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)檔案形成的時(shí)間、來源等因素進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息。例如，路政許可檔案編號(hào)格式為：XK[年份][序號(hào)]，其中XK表示路政許可，[年份]為檔案形成年份，[序號(hào)]為該年份內(nèi)路政許可檔案的順序號(hào)。3.裝訂將每份檔案的文件材料按照一定的順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和調(diào)閱。檔案架應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)建立索引目錄，便于快速檢索和查詢。（三）檔案保管期限根據(jù)路政檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映路政管理工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管對(duì)路政管理工作中一般業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的，保管期限為10年至50年。3.短期保管對(duì)路政管理工作中臨時(shí)性、階段性的文件材料，保管期限為1年至5年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、路政業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定是否繼續(xù)保存。2.檔案銷毀經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.堅(jiān)持服務(wù)路政管理工作的宗旨，積極為路政管理人員提供檔案信息服務(wù)，提高工作效率和質(zhì)量。3.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范化和合法化。（二）利用方式1.查閱路政管理人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制路政管理人員如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還日期等。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公路路政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能模塊，滿足路政檔案管理的實(shí)際需求。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)路政管理部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理工作的開展情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對(duì)各級(jí)路政管理部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對(duì)部分路政管理部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)