建筑檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司建筑檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與建筑活動(dòng)相關(guān)的部門、項(xiàng)目及人員，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)所形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)建筑檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映建筑活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集建筑活動(dòng)各環(huán)節(jié)形成的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等工作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并完善公司建筑檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司建筑檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目做好檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在建筑活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和審核工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各參建單位做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。3.審核項(xiàng)目檔案資料，簽署檔案移交意見，及時(shí)向公司檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件如工程聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門、項(xiàng)目應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.組卷根據(jù)文件的數(shù)量和厚度，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組成案卷。案卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。3.編目對(duì)案卷進(jìn)行編目，包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄應(yīng)詳細(xì)記錄文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，備考表應(yīng)注明案卷內(nèi)文件的缺損、修改等情況。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.工程設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)文件完成并審核通過后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月或每季度進(jìn)行一次集中整理歸檔。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)定期歸檔，一般每月歸檔一次。5.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、項(xiàng)目檔案收集責(zé)任人將整理好的檔案資料移交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字確認(rèn)，并將檔案資料移交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限1.永久保存涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史事件及具有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案資料，如公司成立以來的重要建筑項(xiàng)目檔案、公司重大決策文件等。2.長(zhǎng)期保存保存期限為10年以上（含10年）的檔案資料，如一般建筑項(xiàng)目的工程竣工驗(yàn)收文件、重要設(shè)備的采購(gòu)合同等。3.短期保存保存期限為110年的檔案資料，如一般性的施工技術(shù)文件、監(jiān)理月報(bào)等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱建筑檔案；外部單位因工作需要查閱公司建筑檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值。3.檔案與現(xiàn)行政策法規(guī)及公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司建筑檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有建筑檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息索引，便于快速檢索和利用。3.檔案檢索與利用利用信息化管理系統(tǒng)提供的檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱、下載等功能，提高檔案利用效率。4.系統(tǒng)維護(hù)與管理定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等問題。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化掃描應(yīng)