科研檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科研活動及生產(chǎn)經(jīng)營中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于科研項(xiàng)目申報(bào)材料、研究過程記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則全面收集科研項(xiàng)目各階段形成的各類檔案資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺，能夠真實(shí)反映科研項(xiàng)目的全貌。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。4.安全性原則采取有效措施確?？蒲袡n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的科研檔案管理制度，制定和完善科研檔案管理的具體細(xì)則和流程。2.負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保檔案質(zhì)量。4.建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用，提高檔案檢索和利用效率。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供科研檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.組織開展科研檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目科研檔案的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目各階段形成的檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目等工作，提供必要的檔案信息和說明。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門科研項(xiàng)目檔案的收集和初步整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案管理工作的順利開展。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研究過程階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、調(diào)研資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、中期檢查報(bào)告等。3.成果階段：研究報(bào)告、論文發(fā)表情況、專利申請文件、成果鑒定證書、獎勵證書等。4.其他相關(guān)文件：項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算文件、合作協(xié)議、技術(shù)合同等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集本項(xiàng)目在各個階段形成的檔案資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.對于重要的原始數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄等，應(yīng)采用多種載體形式保存，如紙質(zhì)、電子、實(shí)物等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）整理方法1.分類按照科研項(xiàng)目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究階段等進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.編號為每一份科研檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和檢索。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固，便于長期保存。四、科研檔案的保管（一）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值或涉及公司核心機(jī)密的檔案，如重大科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、專利證書、成果獎勵文件等。2.長期保管的檔案：保管期限為10年以上（含10年）的檔案，如一般科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄等。3.短期保管的檔案：保管期限為19年的檔案，如項(xiàng)目階段性總結(jié)報(bào)告、一般性調(diào)研資料等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房環(huán)境符合要求。（三）檔案數(shù)字化1.對具有保存價(jià)值的科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對檔案數(shù)字化成果的管理，建立備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。五、科研檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科研檔案的，應(yīng)填寫《科研檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科研檔案的，應(yīng)填寫《科研檔案借閱申請表》，注明借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的完好無損。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）對外提供1.因特殊原因需要向公司外部提供科研檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)。2.對外提供檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容符合保密要求，不得泄露公司機(jī)密信息。3.檔案管理部門應(yīng)對對外提供檔案的情況進(jìn)行記錄，包括提供時(shí)間、提供對象、提供內(nèi)容等信息，以備查考。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的科研檔案進(jìn)行鑒定，組成由檔案管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員參加的鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，確定檔案的存毀。3.對經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《科研檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的科研檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《科研檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立科研檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對科研檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門科研檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將科研檔案管理納入審計(jì)范圍，對檔案管理工作的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查檔案是否齊全、真實(shí)、規(guī)范。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案保管環(huán)境符合要求。4.檔案信息安全情況，檢查檔案是否存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。（三）問題處理