軍隊檔案室制度一、總則（一）目的為加強軍隊檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍隊建設(shè)、作戰(zhàn)、訓(xùn)練、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軍隊各級各類檔案室，包括總部、軍區(qū)、軍兵種、院校、科研機構(gòu)等所屬檔案室，以及基層部隊的檔案管理部門。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：軍隊檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映軍隊各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存軍隊建設(shè)與發(fā)展過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家和軍隊的保密規(guī)定，確保檔案信息安全。5.服務(wù)利用原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為軍隊各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)1.軍隊各級設(shè)立檔案室，負責(zé)本單位檔案的集中管理。檔案室應(yīng)明確隸屬關(guān)系，接受上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.總部設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)全軍檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃與宏觀管理，制定檔案工作方針、政策、法規(guī)和標準，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等工作。（二）人員配備1.檔案室應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，檔案管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應(yīng)按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，并及時補充人員。（三）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案安全。積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.檔案部門負責(zé)人職責(zé)全面負責(zé)檔案室的日常管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高人員業(yè)務(wù)能力。負責(zé)檔案資源的整合與優(yōu)化，推動檔案信息化建設(shè)。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案工作順利開展。定期向上級檔案管理部門匯報工作情況，接受監(jiān)督檢查。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.軍隊在作戰(zhàn)、訓(xùn)練、政治工作、后勤保障、裝備管理等各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.軍隊人員在執(zhí)行任務(wù)過程中形成的個人檔案，包括履歷、考核、獎懲、任免等材料，按照相關(guān)規(guī)定進行收集。3.軍隊單位與地方單位、社會組織等形成的涉及軍隊工作的聯(lián)合文件、協(xié)議、合同等材料，也應(yīng)收集歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，定期將本部門形成的檔案材料移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案材料不遺漏、不丟失。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的門類、載體、年度、保管期限等進行分類整理，編制統(tǒng)一的分類方案和編號體系。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編頁、編目等處理，對電子檔案應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等操作，確保檔案的規(guī)范有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：為每個類別檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應(yīng)遵循簡潔、規(guī)范、易記的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從軍隊建設(shè)和發(fā)展的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。2.嚴格按照國家和軍隊有關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容性質(zhì)、利用價值等因素，進行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。2.鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，對檔案的保管期限進行調(diào)整和確定。（三）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映軍隊歷史面貌、重大事件、重要決策等具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映軍隊建設(shè)和發(fā)展過程中具有一定歷史價值的文件材料。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素綜合考慮，確保檔案得到妥善保管和合理利用。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)堅固、安全、防潮、防火、防蟲、防盜、防光、防污染等。2.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序、便于查找。3.檔案室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和防護設(shè)施，如溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，保障檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進行存放，便于管理和查找。2.對不同載體、不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，采取相應(yīng)的保管措施。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、存放安全。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。（三）檔案保護1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火等保護措施，定期進行檢查和維護。2.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。3.對聲像檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防火等保護措施，確保音像資料的質(zhì)量和完整性。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱人次、調(diào)閱卷數(shù)、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：包括庫房溫濕度、設(shè)備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化采集和分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括封面、報表目錄、主表、附表等部分，按照規(guī)定格式和要求填寫。七、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)軍隊建設(shè)和發(fā)展的需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要等。2.對重要檔案進行匯編，形成檔案文獻集，為軍隊各項工作提供參考依據(jù)。3.開展檔案信息資源開發(fā)利用，制作電子檔案數(shù)據(jù)庫、檔案網(wǎng)站等，方便檔案查閱和利用。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循科學(xué)、嚴謹、實用的原則，確保編研成果的質(zhì)量和價值。2.編研人員應(yīng)具備扎實的檔案業(yè)務(wù)知識和較強的文字表達能力，熟悉軍隊歷史和各項工作。3.編研成果應(yīng)經(jīng)過嚴格的審核把關(guān)，確保內(nèi)容準確、規(guī)范、合法。（三）編研成果管理1.編研成果應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理、歸檔和保管，納入檔案資源體系。2.編研成果應(yīng)注明編研人員、編研時間、審核意見等信息，便于查閱和利用。3.積極推廣編研成果的應(yīng)用，為軍隊建設(shè)和發(fā)展提供有力的支持和服務(wù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.軍隊內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)制本單位的檔案。2.軍隊外部單位因工作需要，經(jīng)批準可查閱、借閱涉及本單位的相關(guān)檔案。3.涉及軍事秘密的檔案，按照國家和軍隊有關(guān)保密規(guī)定進行利用。（二）利用要求1.利用檔案應(yīng)填寫利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位負責(zé)人批準后，方可查閱、借閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，確保檔案按時歸還。4.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案部門負責(zé)人批準，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱卷數(shù)、借閱期限等。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家和軍隊的保密法律法規(guī)，制定完善的檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及軍事秘密的檔案，應(yīng)按照密級進行管理，嚴格控制知悉范圍。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止失泄密事件發(fā)生。（二）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如保密柜、密碼鎖等，對涉密檔案進行單獨存放。2.對檔案信息的傳輸、存儲、處理等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、備份等安全措施，確保信息安全。3.嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及軍事秘密的檔案，必須經(jīng)過嚴格的審批程序。（三）失泄密處理1.一旦發(fā)現(xiàn)檔案失泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行補救，及時報告上級主管部門。2.對失泄密事件進行調(diào)查處理，查明原因，分清責(zé)任，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善檔案保密制度和措施，防止類似事件再次發(fā)生。十、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研、利用等工作的信息化。2.提高檔案管理工作效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享與開發(fā)利用。3.推動檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化，適應(yīng)軍隊信息化建設(shè)的發(fā)展需要。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合軍隊檔案管理的信息化軟件，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的自動化管理。3.檔案信息資源整合：整合軍隊內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通。4.檔案安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護機制，確保檔案信息在傳輸、存儲、處理等過程中的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、注重實效的原則，確保建設(shè)工作順利推進。2.加強對檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任分工，保障建設(shè)所需的人員、經(jīng)費和設(shè)備。3.注重檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化技能和水平。4.嚴格遵守國家和軍隊有關(guān)信息化建設(shè)的標準和規(guī)范，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全可靠。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機制，上級檔案管理部門對下級檔案室的工作進行定期監(jiān)督檢查。2.檔案室應(yīng)定期開展自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。3.鼓勵軍隊內(nèi)部人員對檔案管理工作進行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時報告和處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案安全保密情況，包括檔案庫房安全、信息安全、保密制度執(zhí)行等情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，包