檔案盒制度表一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案盒制度表。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作歷程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案盒分類及編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政類：包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事類：涵蓋員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)類：包含會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算資料等。4.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為不同的業(yè)務(wù)類別檔案，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案等。5.項(xiàng)目類：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案盒編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位大寫字母表示，如行政類用“A”表示，人事類用“B”表示，財(cái)務(wù)類用“C”表示，業(yè)務(wù)類用“D”表示，項(xiàng)目類用“E”表示。4.流水號(hào)：從“001”開始依次編號(hào)，每個(gè)類別下的檔案盒流水號(hào)獨(dú)立編排。例如，2023年行政類的第一份檔案盒編號(hào)為“2023A001”。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料。2.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、通知等。4.員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的報(bào)告、總結(jié)、建議等。（二）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集整理。2.對(duì)于定期產(chǎn)生的檔案，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集。3.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案資料收集齊全。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保文件的可讀性和可保存性。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）整理步驟1.分類：按照檔案盒分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要損壞文件內(nèi)容。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案盒編號(hào)、檔案題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝盒：將整理好的檔案按照編號(hào)順序裝入相應(yīng)的檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案盒編號(hào)、檔案類別、題名等信息。（三）整理要求1.整理檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案整理的規(guī)范性。2.檔案整理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，保證整理質(zhì)量。3.整理過程中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，如字跡不清、破損等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久保管、長期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。2.具體保管期限參照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對(duì)于一些特殊檔案，如涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，并嚴(yán)格保密。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。3.確保鑒定結(jié)果客觀、公正，有利于檔案管理和利用。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映公司/組織的工作實(shí)際情況。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項(xiàng)等情況。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司/組織的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面的價(jià)值。4.保管期限：根據(jù)檔案的鑒定結(jié)果，重新確定檔案的保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.將鑒定意見提交檔案鑒定小組進(jìn)行審核。3.鑒定小組根據(jù)審核情況，對(duì)檔案作出鑒定結(jié)論，確定檔案的存毀或繼續(xù)保管。4.對(duì)鑒定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)、銷毀檔案數(shù)等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，分析不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等原因，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱公司/組織檔案。（二）利用流程1.申請(qǐng)：內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔案盒編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后提交檔案管理部門。外部單位查閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱理由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門受理。2.審核：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的真實(shí)性和必要性。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。3.查閱：經(jīng)審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性。（三）利用要求1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)熱情服務(wù)，為檔案利用者提供便利條