機(jī)關(guān)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.遵循文件材料形成規(guī)律原則按照文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的整理和利用。3.便于保管和利用原則歸檔工作應(yīng)充分考慮檔案的保管和利用需求，提高檔案管理效率。二、歸檔范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的各類文件，包括指示、決定、通知、通報(bào)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件，如會(huì)議通知、報(bào)告、決議等。（二）本機(jī)關(guān)文件1.本機(jī)關(guān)形成的各類公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.本機(jī)關(guān)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)召開的各種會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、簽批文件等。（三）下級(jí)文件1.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等。2.下級(jí)機(jī)關(guān)的工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（四）業(yè)務(wù)文件1.本機(jī)關(guān)在業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件，如項(xiàng)目申報(bào)材料、合同協(xié)議、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究報(bào)告、專題總結(jié)等。（五）其他文件1.與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的各類簡報(bào)、信息、通訊等。2.本機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等。3.本機(jī)關(guān)參加的各類活動(dòng)的文件材料，如活動(dòng)通知、方案、總結(jié)等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的全貌。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)格式規(guī)范，符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（四）文件材料簽署完備歸檔的文件材料應(yīng)簽署完備，手續(xù)齊全。（五）文件材料分類清晰歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，便于查找和管理。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。（二）跨年度的文件材料應(yīng)在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。五、歸檔程序（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件等各種載體形式。（二）整理1.收集的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目、裝訂等處理，確保文件的整齊、美觀。（三）鑒定1.對(duì)整理后的文件材料進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）編目1.對(duì)經(jīng)過鑒定的文件材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。（五）裝訂1.對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件的牢固、整齊。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。（六）裝盒1.將裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案盒應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（七）上架1.將裝盒后的檔案上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的分類存放。六、檔案分類（一）分類原則1.按照文件材料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。2.分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，便于檔案的管理和利用。（二）分類方法本機(jī)關(guān)檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，具體如下：1.年度按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，如20XX年、20XX年等。2.機(jī)構(gòu)按照本機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，如辦公室、業(yè)務(wù)科、財(cái)務(wù)科等。3.保管期限按照文件材料的保管期限進(jìn)行分類，如永久、長期、短期等。（三）類目設(shè)置根據(jù)分類方法，設(shè)置以下類目：1.黨群工作類包括本機(jī)關(guān)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類包括本機(jī)關(guān)行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類包括本機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)、合同協(xié)議、技術(shù)文件等。4.其他類包括本機(jī)關(guān)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等方面的文件材料。七、檔案編號(hào)（一）編號(hào)原則1.唯一性原則每個(gè)檔案編號(hào)應(yīng)唯一，便于檔案的識(shí)別和管理。2.系統(tǒng)性原則檔案編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性，便于檔案的分類和排列。3.穩(wěn)定性原則檔案編號(hào)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意更改。（二）編號(hào)方法本機(jī)關(guān)檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的方法，具體如下：1.年度采用公元紀(jì)年，如20XX年表示為“20XX”。2.機(jī)構(gòu)代碼按照本機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的代碼進(jìn)行編號(hào)，如辦公室代碼為“01”，業(yè)務(wù)科代碼為“02”等。3.保管期限代碼永久保管的檔案代碼為“Y”，長期保管的檔案代碼為“C”，短期保管的檔案代碼為“D”。4.流水號(hào)按照檔案的排列順序依次編寫流水號(hào)，如“001”、“002”等。（三）編號(hào)示例例如，辦公室20XX年形成的永久保管的第1份檔案編號(hào)為“20XX01Y001”。八、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是反映本機(jī)關(guān)局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（二）保管期限確定1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、查考利用價(jià)值等因素確定。2.檔案保管期限的確定應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同進(jìn)行，確保確定結(jié)果的準(zhǔn)確性。九、檔案密級(jí)（一）密級(jí)劃分1.絕密涉及黨和國家核心機(jī)密的文件材料，一旦泄露會(huì)使黨和國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密涉及黨和國家重要機(jī)密的文件材料，一旦泄露會(huì)使黨和國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。3.秘密涉及黨和國家一般機(jī)密的文件材料，一旦泄露會(huì)使黨和國家的安全和利益遭受一定的損害。（二）密級(jí)確定1.檔案密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件材料的內(nèi)容和性質(zhì)確定。2.檔案密級(jí)的確定應(yīng)由文件材料形成部門提出意見，經(jīng)本機(jī)關(guān)保密委員會(huì)審核后確定。（三）密級(jí)變更和解密1.檔案密級(jí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行變更或解密。2.檔案密級(jí)的變更或解密應(yīng)由文件材料形成部門提出意見，經(jīng)本機(jī)關(guān)保密委員會(huì)審核后辦理。十、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)的檔案管理制度。2.方便利用原則檔案利用應(yīng)方便用戶，提高檔案利用效率。3.安全保密原則檔案利用應(yīng)確保檔案的安全保密，防止檔案泄露。（二）利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理人員同意后查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)本機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理借出手續(xù)。2.檔案查閱應(yīng)使用檔案管理人員提供的檔案復(fù)印件，如需復(fù)印檔案原件，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。十一、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)本機(jī)關(guān)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。2.檔案利用統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)本機(jī)關(guān)檔案的查閱人次、查閱卷次、利用效果等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.年度統(tǒng)計(jì)檔案管理人員應(yīng)在每年年底對(duì)檔案數(shù)量和利用情況進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施。十二、檔案信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立本機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理效率，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)本機(jī)關(guān)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立本機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、編目、存儲(chǔ)、利用等功能的信息化管理。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，確保檔案信息的安全。2.加強(qiáng)檔案信息化安全技術(shù)防護(hù)，防止檔案信息泄露和被篡改。十三、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.實(shí)事求是原則根據(jù)檔案的實(shí)際情況，實(shí)事求是地確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒