工程檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本工程檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目檔案的檢查工作，包括但不限于工程項目從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收等全過程形成的各類文件資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范要求，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對工程項目檔案的形成、收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)進行全面檢查，不留死角。3.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，客觀公正地評價檔案管理工作的質(zhì)量和水平，如實反映存在的問題。4.注重實效原則：通過檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，提高工程檔案管理的實際效果，為公司工程建設和運營管理提供有力支持。二、檢查職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定工程檔案檢查計劃，并組織實施年度、季度及專項檢查工作。2.對工程項目檔案的收集、整理、歸檔情況進行日常監(jiān)督檢查，指導項目建設單位做好檔案管理工作。3.負責對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行匯總分析，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。4.定期向上級主管部門匯報工程檔案檢查工作情況，及時反饋檔案管理工作中的重大問題。（二）項目建設單位職責1.負責本單位工程項目檔案的日常管理和自查自糾工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.配合檔案管理部門開展各類檢查工作，提供相關(guān)檔案資料，如實匯報檔案管理工作情況。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，按時提交整改報告，并將整改情況納入項目建設管理考核內(nèi)容。（三）工程管理部門職責1.在工程項目建設過程中，督促項目建設單位同步做好檔案資料的收集、整理工作，確保工程建設與檔案形成同步進行。2.參與工程檔案檢查工作，從工程建設管理的角度對檔案資料的完整性、準確性進行審核，提出意見和建議。3.將工程檔案管理工作納入項目建設管理考核體系，對檔案管理工作不力的項目建設單位進行相應處罰。（四）其他相關(guān)部門職責各相關(guān)部門按照各自職責，配合做好工程檔案檢查工作。如財務部門負責審核工程檔案中涉及費用支出的憑證及相關(guān)資料；審計部門負責對工程檔案管理情況進行審計監(jiān)督等。三、檢查內(nèi)容（一）檔案管理制度建設1.是否建立健全工程檔案管理制度，明確檔案管理的職責分工、工作流程、歸檔范圍、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，是否與公司其他相關(guān)管理制度相銜接。（二）檔案收集情況1.工程項目從立項到竣工驗收全過程中形成的各類文件資料是否收集齊全，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。2.對工程建設過程中產(chǎn)生的變更文件、補充文件、會議紀要、來往函件等是否及時收集，確保檔案資料的完整性。（三）檔案整理情況1.檔案分類是否合理，是否符合工程建設項目的專業(yè)特點和檔案管理的一般規(guī)律。2.文件資料的編號、編目是否規(guī)范，案卷題名是否準確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，檔號編制是否科學合理。3.每份文件資料是否進行了系統(tǒng)的整理，包括文件的裝訂、編頁、蓋章等，是否符合檔案保管要求。（四）檔案歸檔情況1.是否按照規(guī)定的時間節(jié)點和歸檔要求，及時將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門進行集中歸檔。2.歸檔的檔案資料是否齊全完整，是否經(jīng)過認真核對，確保無缺漏、無差錯。（五）檔案保管情況1.檔案庫房的設施設備是否齊全、完好，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案的存放是否有序，是否建立了完善的檔案檢索目錄，便于查找和利用。3.對電子檔案的存儲、備份是否安全可靠，是否定期進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。（六）檔案利用情況1.是否建立了檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限。2.檔案利用記錄是否完整，是否對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。3.檔案利用效果是否良好，是否能夠滿足公司工程建設、運營管理、科研開發(fā)等工作的實際需求。四、檢查方式與頻率（一）日常檢查檔案管理部門定期對各項目建設單位的工程檔案管理情況進行日常檢查，重點檢查檔案資料的收集、整理進度，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。日常檢查可采取現(xiàn)場查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行，每月至少開展一次。（二）季度檢查每季度末，由檔案管理部門組織對各工程項目檔案進行全面檢查。檢查內(nèi)容涵蓋檔案管理制度建設、檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等各個方面。檢查組成員包括檔案管理部門、工程管理部門及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，通過聽取匯報、實地查看、集中查閱檔案等方式進行，形成季度檢查報告。（三）專項檢查根據(jù)公司工程建設實際情況和檔案管理工作需要，不定期開展專項檢查。專項檢查可針對某一特定工程項目、某一階段的檔案管理工作或某一類檔案資料進行深入檢查。專項檢查由檔案管理部門牽頭，相關(guān)部門配合，檢查結(jié)束后及時形成專項檢查報告，并提出針對性的整改措施和建議。（四）年度檢查每年年底，對公司所有工程項目檔案進行年度綜合檢查。年度檢查工作由公司主管領導牽頭，檔案管理部門、工程管理部門及各項目建設單位共同參與。年度檢查要全面總結(jié)本年度工程檔案管理工作情況，對表現(xiàn)優(yōu)秀的項目和個人進行表彰獎勵，對存在問題較多的項目進行重點督促整改，并將檢查結(jié)果納入公司年度績效考核體系。五、檢查程序（一）制定檢查方案每次檢查前，檔案管理部門應根據(jù)檢查目的、范圍和要求，制定詳細的檢查方案。檢查方案應明確檢查的時間、地點安排，檢查組成員名單及分工，檢查內(nèi)容及方法，以及檢查工作的具體流程和要求等。（二）組織實施檢查1.檢查組成員按照檢查方案的要求，深入項目建設單位或檔案管理現(xiàn)場，通過聽取匯報、查閱資料、實地查看、詢問相關(guān)人員等方式，對工程檔案管理情況進行全面細致的檢查。2.檢查過程中，檢查人員要認真做好記錄，詳細記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題及相關(guān)情況，包括問題的具體表現(xiàn)、涉及的檔案資料、責任部門及責任人等。（三）形成檢查報告檢查結(jié)束后，檢查組成員應及時對檢查情況進行匯總分析，撰寫檢查報告。檢查報告應包括檢查工作的基本情況、檢查發(fā)現(xiàn)的主要問題、問題產(chǎn)生的原因分析、整改建議及措施等內(nèi)容。檢查報告應客觀公正、數(shù)據(jù)準確、文字表述清晰，能夠真實反映工程檔案管理工作的實際狀況。（四）反饋檢查結(jié)果檔案管理部門將檢查報告及時反饋給項目建設單位，并組織召開檢查結(jié)果反饋會。在反饋會上，向項目建設單位通報檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題進行逐一說明，提出整改要求和期限。項目建設單位應認真聽取反饋意見，對存在的問題進行確認，并表態(tài)將積極采取措施進行整改。（五）跟蹤整改落實1.項目建設單位應根據(jù)檢查報告中提出的整改建議和要求，制定詳細的整改計劃，明確整改措施、責任部門、責任人及整改期限，并將整改計劃及時報送檔案管理部門備案。2.檔案管理部門負責對項目建設單位的整改情況進行跟蹤檢查，定期了解整改工作進展情況，督促整改責任單位按時完成整改任務。對整改不力或拒不整改的項目建設單位，要按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。六、問題整改與責任追究（一）問題整改1.項目建設單位對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要高度重視，認真分析原因，制定切實可行的整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到及時有效解決。2.整改措施應具有針對性和可操作性，能夠從根本上消除問題產(chǎn)生的根源，防止類似問題再次發(fā)生。對于一般性問題，應立即進行整改；對于較為復雜或涉及多個部門的問題，應組織相關(guān)部門進行專題研究，共同制定整改方案，并協(xié)同推進整改工作。（二）責任追究1.對在工程檔案管理工作中存在嚴重問題、造成檔案資料缺失或損壞、影響公司正常工作開展的單位和個人，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行責任追究。責任追究方式包括但不限于批評教育、責令整改、經(jīng)濟處罰、行政處分等。2.對于因工作失誤導致檔案資料丟失、泄露機密等重大責任事故的，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員及單位負責人的法律責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.檔案管理部門定期組織工程檔案管理業(yè)務培訓，培訓對象包括各項目建設單位的檔案管理人員、工程技術(shù)人員及相關(guān)業(yè)務部門負責人等。培訓內(nèi)容涵蓋國家法律法規(guī)、行業(yè)標準、檔案管理制度、檔案整理歸檔方法、電子檔案管理等方面，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.根據(jù)工程建設實際需求和檔案管理工作中的熱點難點問題，適時邀請行業(yè)專家進行專題講座，為公司工程檔案管理工作提供專業(yè)指導和技術(shù)支持。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄