學(xué)校檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案收集工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門、各單位應(yīng)按照全面、系統(tǒng)的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門、本單位在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時歸檔原則檔案形成后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時歸檔，不得積壓、拖延，確保檔案的時效性。4.誰形成誰負(fù)責(zé)原則各部門、各單位及個人對其在工作中形成的檔案負(fù)有收集、整理、歸檔的責(zé)任，確保檔案的真實(shí)、完整。二、檔案收集范圍（一）黨群工作類檔案1.學(xué)校黨組織的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。2.黨員名冊、黨組織關(guān)系介紹信、入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員檔案材料。3.學(xué)校組織開展的各類思想政治教育活動、主題黨日活動等相關(guān)材料。4.學(xué)校統(tǒng)戰(zhàn)工作相關(guān)材料，包括黨外人士信息、統(tǒng)戰(zhàn)活動記錄等。（二）行政管理類檔案1.學(xué)校行政辦公會議文件、記錄、紀(jì)要等。2.學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。3.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、考核、獎懲等文件材料。4.學(xué)校對外聯(lián)絡(luò)、合作交流、協(xié)議合同等文件材料。5.學(xué)校各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報告等文件材料。6.學(xué)校印章使用記錄、介紹信存根等文件材料。（三）教學(xué)工作類檔案1.專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)等教學(xué)文件材料。2.教材選用、編寫、評審等文件材料。3.教學(xué)運(yùn)行過程中的各類文件材料，包括教學(xué)任務(wù)書、課程表、教案、講稿、課件、試卷、成績冊等。4.實(shí)踐教學(xué)相關(guān)文件材料，如實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報告、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)報告等。5.教學(xué)改革、教學(xué)研究項(xiàng)目申報、立項(xiàng)、結(jié)題等文件材料。6.學(xué)生學(xué)籍管理文件材料，包括新生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍卡片、休學(xué)復(fù)學(xué)退學(xué)等審批材料、畢業(yè)生名冊等。（四）科學(xué)研究類檔案1.科研項(xiàng)目申報書、立項(xiàng)通知書、合同書、任務(wù)書等文件材料。2.科研項(xiàng)目研究過程中的各類文件材料，包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報告、論文發(fā)表、專利申請等。3.學(xué)術(shù)會議、學(xué)術(shù)講座等相關(guān)文件材料。4.科研成果鑒定、獎勵申報等文件材料。（五）師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案1.教師基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等文件材料。2.教師培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流等文件材料。3.教師教學(xué)質(zhì)量考核、科研業(yè)績考核等文件材料。4.教師表彰獎勵文件材料。（六）學(xué)生工作類檔案1.學(xué)生思想政治教育工作相關(guān)文件材料，如學(xué)生思想狀況調(diào)查、輔導(dǎo)員工作記錄等。2.學(xué)生日常管理文件材料，包括學(xué)生考勤、違紀(jì)處分、獎勵表彰等。3.學(xué)生社團(tuán)活動相關(guān)文件材料，如社團(tuán)章程、活動計(jì)劃、活動記錄等。4.學(xué)生社會實(shí)踐活動相關(guān)文件材料，如實(shí)踐基地建設(shè)、實(shí)踐活動方案、實(shí)踐報告等。（七）招生就業(yè)類檔案1.招生工作相關(guān)文件材料，如招生簡章、招生計(jì)劃、錄取分?jǐn)?shù)線、錄取通知書存根等。2.就業(yè)工作相關(guān)文件材料，如就業(yè)指導(dǎo)方案、就業(yè)協(xié)議、就業(yè)推薦表、畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)等。（八）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案1.學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報表等文件材料。2.財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、審計(jì)報告等文件材料。3.學(xué)校資產(chǎn)清查、評估、處置等文件材料。（九）后勤管理類檔案1.校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等文件材料。2.學(xué)校房產(chǎn)管理、物業(yè)管理等文件材料。3.學(xué)校水電暖供應(yīng)、維修維護(hù)等文件材料。4.學(xué)校食堂管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等文件材料。（十）聲像檔案1.學(xué)校重大活動、重要會議、領(lǐng)導(dǎo)視察等照片、錄像、錄音等聲像資料。2.學(xué)校教學(xué)、科研、校園文化建設(shè)等方面的聲像資料。（十一）實(shí)物檔案1.學(xué)校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實(shí)物。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、知名學(xué)者、校友捐贈的具有保存價值的實(shí)物。三、檔案收集要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料。3.紙張應(yīng)符合檔案保管要求，一般采用A4幅面紙張，小于A4幅面的應(yīng)粘貼在A4紙上，大于A4幅面的應(yīng)折疊成A4幅面。（二）文件材料的整理要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置在有文字的頁面正面的右上角、背面的左上角。3.文件材料應(yīng)按照排列順序依次編寫目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等項(xiàng)目。（三）文件材料的裝訂要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案收集程序（一）部門收集1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對本部門、本單位形成的文件材料進(jìn)行收集、整理。2.收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，對文件材料進(jìn)行分類、整理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。3.整理后的文件材料應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（二）集中歸檔1.各部門、各單位應(yīng)定期將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門，移交時間一般為每年的[具體時間]。2.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)對檔案移交清單進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。3.對不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充、完善，直至符合要求為止。（三）特殊情況處理1.對于一些緊急、重要的文件材料，各部門、各單位應(yīng)及時收集，并在第一時間移交至檔案管理部門。2.對于一些零散的、不便于集中移交的文件材料，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，采取定期上門收集或委托專人收集的方式進(jìn)行。五、檔案收集時間（一）定期收集1.各部門、各單位應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至學(xué)校檔案管理部門。2.對于一些具有時效性的檔案，如教學(xué)檔案、科研檔案等，應(yīng)在學(xué)期末或項(xiàng)目結(jié)題后及時移交。（二）不定期收集1.對于一些突發(fā)事件、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或活動完成后及時收集、整理，并移交至檔案管理部門。2.對于上級部門或其他單位交辦的檔案收集任務(wù)，應(yīng)按照要求及時完成，并移交相關(guān)檔案。六、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對各部門、各單位的檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集范圍的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案移交時間等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.學(xué)校將檔案收集工作納入各部門、各單位的年度考核內(nèi)容，對檔案收集工作成績突出的部門和個人給予表彰獎