印鑒檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印鑒檔案的管理，確保印鑒使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類印鑒檔案管理。（三）定義1.印鑒：指公司在對外活動中使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。2.印鑒檔案：指與印鑒相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，包括印鑒的刻制、啟用、變更、廢止、保管、使用等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。二、印鑒的刻制（一）申請1.因工作需要刻制印鑒的部門或個人，應(yīng)填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明印鑒的名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《印鑒刻制申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。（二）審批1.行政管理部門審核通過后，將《印鑒刻制申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門負責聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。（三）備案1.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印鑒樣本提交至公司行政管理部門備案。2.行政管理部門應(yīng)將印鑒樣本留存一份，并將相關(guān)信息錄入公司印鑒檔案管理系統(tǒng)。三、印鑒的啟用（一）啟用申請1.印鑒刻制完成后，需要啟用印鑒的部門或個人，應(yīng)填寫《印鑒啟用申請表》，詳細說明印鑒的啟用時間、使用范圍、保管責任人等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《印鑒啟用申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。（二）審批1.行政管理部門審核通過后，將《印鑒啟用申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門發(fā)布印鑒啟用通知，并將印鑒交付給保管責任人。（三）登記1.保管責任人應(yīng)在收到印鑒后，及時在公司印鑒檔案管理系統(tǒng)中進行登記，并注明印鑒的啟用時間、使用范圍等信息。2.行政管理部門應(yīng)定期對印鑒的啟用情況進行檢查，確保印鑒的使用符合規(guī)定。四、印鑒的變更（一）變更申請1.因公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等變更需要變更印鑒的，由公司行政管理部門填寫《印鑒變更申請表》，詳細說明印鑒變更的原因、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2.《印鑒變更申請表》應(yīng)提交至原印鑒備案機關(guān)辦理印鑒變更手續(xù)。（二）審批1.原印鑒備案機關(guān)審核通過后，公司行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定重新刻制印鑒，并將新印鑒樣本提交至原印鑒備案機關(guān)備案。2.行政管理部門應(yīng)將印鑒變更情況及時通知公司各部門，并在公司印鑒檔案管理系統(tǒng)中進行更新。（三）廢止1.因公司名稱變更、機構(gòu)撤銷、印鑒損壞等原因需要廢止印鑒的，由公司行政管理部門填寫《印鑒廢止申請表》，詳細說明印鑒廢止的原因、時間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2.《印鑒廢止申請表》應(yīng)提交至原印鑒備案機關(guān)辦理印鑒廢止手續(xù)。3.行政管理部門應(yīng)將廢止的印鑒及時收回，并進行妥善保管。五、印鑒的保管（一）保管責任人1.公司各類印鑒應(yīng)指定專人負責保管，保管責任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印鑒管理規(guī)定。2.保管責任人應(yīng)與公司簽訂《印鑒保管責任書》，明確保管責任和義務(wù)。（二）保管地點1.印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防盜門等。2.嚴禁將印鑒存放在辦公室無人值守的地方，嚴禁將印鑒帶出公司使用。（三）保管要求1.保管責任人應(yīng)定期對印鑒進行檢查，確保印鑒的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司行政管理部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.印鑒使用完畢后，保管責任人應(yīng)及時將印鑒放回保險柜，并妥善保管鑰匙。3.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，保管責任人不得擅自將印鑒交予他人使用。六、印鑒的使用（一）使用申請1.因工作需要使用印鑒的部門或個人，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明印鑒使用的事項、內(nèi)容、時間、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《印鑒使用申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。（二）審批1.行政管理部門審核通過后，將《印鑒使用申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門通知保管責任人辦理印鑒使用手續(xù)。（三）使用登記1.保管責任人應(yīng)在印鑒使用前，對印鑒使用情況進行詳細登記，包括使用時間、使用事項、使用人等信息。2.印鑒使用完畢后，保管責任人應(yīng)及時將印鑒放回保險柜，并在《印鑒使用登記表》上注明使用情況。（四）使用要求1.印鑒使用必須嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序進行，不得擅自擴大使用范圍或超越審批權(quán)限使用印鑒。2.印鑒使用人應(yīng)在印鑒使用登記表上簽字確認，并對印鑒使用的真實性、合法性負責。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上面加蓋印鑒。七、印鑒檔案的管理（一）檔案內(nèi)容1.印鑒檔案應(yīng)包括印鑒的刻制、啟用、變更、廢止、保管、使用等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料，如申請表、審批文件、印鑒樣本、使用登記表等。2.印鑒檔案應(yīng)按照時間順序進行整理，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案保管1.印鑒檔案應(yīng)由公司行政管理部門指定專人負責保管，保管責任人應(yīng)具備良好的檔案管理知識和技能。2.印鑒檔案應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防潮設(shè)備等。3.嚴禁將印鑒檔案帶出公司使用，嚴禁將印鑒檔案交予無關(guān)人員查閱或復(fù)制。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱印鑒檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《印鑒檔案查閱申請表》，詳細說明查閱的原因、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《印鑒檔案查閱申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。3.行政管理部門審核通過后，將《印鑒檔案查閱申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱印鑒檔案的部門或個人，應(yīng)填寫《印鑒檔案借閱申請表》，詳細說明借閱的原因、內(nèi)容、時間、期限等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.《印鑒檔案借閱申請表》應(yīng)提交至公司行政管理部門，由行政管理部門進行初步審核。3.行政管理部門審核通過后，將《印鑒檔案借閱申請表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政管理部門辦理借閱手續(xù)，并要求借閱人在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。八、監(jiān)督檢查（一）定期檢查1.公司行政管理部門應(yīng)定期對印鑒檔案管理情況進行檢查，確保印鑒檔案的管理符合規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括印鑒的保管情況、使用情況、檔案管理情況等。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徲嫴块T應(yīng)不定期對印鑒檔案管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.抽查內(nèi)容包括印鑒的使用審批情況、檔案查閱借閱情況等。（三）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰