高校檔案匯編制度一、總則（一）目的為加強高校檔案管理，規(guī)范檔案匯編工作，有效整合和利用檔案資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各學(xué)院在檔案形成、整理、保管及匯編過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案匯編應(yīng)確保所收錄檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，如實反映學(xué)校各項工作的歷史面貌。2.完整性原則：全面收集學(xué)校在不同時期、不同領(lǐng)域形成的各類檔案，保證匯編內(nèi)容的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編排，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查閱和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案匯編制度及相關(guān)工作流程。2.統(tǒng)籌規(guī)劃全校檔案匯編工作，明確各階段工作任務(wù)和要求。3.組織開展檔案收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量。4.對各部門、各學(xué)院檔案匯編工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)檔案匯編成果的審核、驗收及歸檔管理。（二）各部門、各學(xué)院職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本學(xué)院檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案匯編制度要求，配合檔案管理部門做好相關(guān)檔案的匯編工作。3.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，保障檔案工作的順利開展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校行政管理檔案：包括學(xué)校各類會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。2.教學(xué)檔案：涵蓋教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.科研檔案：涉及科研項目申報、研究過程記錄、科研成果、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。4.學(xué)生工作檔案：如學(xué)生獎懲記錄、社會實踐材料、就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)檔案等。5.黨群工作檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、群團(tuán)活動等相關(guān)檔案。（二）收集要求1.各部門、各學(xué)院應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期收集本部門、本學(xué)院產(chǎn)生的各類檔案。2.檔案收集要做到及時、完整，確保檔案材料不遺漏、不丟失。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。3.編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，便于查找和利用。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家及檔案管理人員組成。2.鑒定小組依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，對檔案進(jìn)行逐卷鑒定。3.綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：30年保管：反映學(xué)校一般工作活動，在一定時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管。10年保管：在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有參考價值的檔案，列為10年保管。五、檔案匯編流程（一）匯編計劃制定1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)校工作重點和檔案資源狀況，每年制定檔案匯編計劃。2.匯編計劃應(yīng)明確匯編主題、范圍、時間要求、參與人員等內(nèi)容。（二）檔案篩選與整理1.根據(jù)匯編計劃，從已整理的檔案中篩選出符合匯編要求的檔案材料。2.對篩選出的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，包括核對檔案內(nèi)容、補充缺失信息、規(guī)范格式等。（三）匯編內(nèi)容編排1.按照匯編主題和邏輯順序，對檔案材料進(jìn)行分類編排。2.可以采用章節(jié)、條目等形式，使匯編內(nèi)容層次分明、條理清晰。3.編寫匯編說明，介紹匯編的目的、范圍、編排原則等內(nèi)容，便于讀者理解。（四）審核與校對1.匯編初稿完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、編排的合理性、格式的規(guī)范性等。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行修改和完善，并進(jìn)行多次校對，確保匯編質(zhì)量。（五）匯編成果驗收1.審核通過的匯編成果提交學(xué)校檔案鑒定小組進(jìn)行驗收。2.驗收小組按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對匯編成果進(jìn)行全面審查，提出驗收意見。3.驗收合格的匯編成果方可正式歸檔保存，并提供利用。六、檔案匯編成果管理與利用（一）成果歸檔1.檔案匯編成果驗收合格后，由檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔時應(yīng)編制歸檔目錄，注明匯編成果的名稱、年份、保管期限等信息。（二）存儲與保管1.采用電子和紙質(zhì)兩種方式存儲檔案匯編成果。2.電子存儲應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，確保檔案的安全保管。（三）利用服務(wù)1.建立檔案匯編成果查閱利用制度，明確查閱流程和要求。2.為學(xué)校內(nèi)部各部門、各學(xué)院及師生提供檔案匯編成果的查閱服務(wù)，滿足其工作和學(xué)習(xí)需要。3.對涉及學(xué)校機(jī)密或不宜公開的檔案匯編成果，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立檔案工作監(jiān)督小組，定期對檔案匯編工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員及檔案管理部門負(fù)責(zé)人組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作是否符合要求。2.檔案匯編制度的執(zhí)行情況，包括匯編流程是否規(guī)范、成果質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)等。3.檔案安全管理措施的落實情況，如保密制度執(zhí)行、檔案存儲環(huán)境等。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.相關(guān)部門和學(xué)院應(yīng)按照整改通知書要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給檔案管理部