團(tuán)校檔案制度一、總則（一）目的團(tuán)校檔案制度旨在加強(qiáng)團(tuán)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和研究，為團(tuán)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于團(tuán)校各部門、各教學(xué)班級(jí)以及與團(tuán)校相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團(tuán)校檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理團(tuán)校在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)于涉及團(tuán)校機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置團(tuán)校設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和團(tuán)校實(shí)際情況，制定和完善團(tuán)校檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集團(tuán)校各部門、各教學(xué)班級(jí)以及各類活動(dòng)形成的檔案材料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案的安全保管，提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.檔案利用服務(wù)：為團(tuán)校各部門、師生及其他相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案管理工作狀況，為決策提供依據(jù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和水平。7.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類團(tuán)校檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括團(tuán)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治教育等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋團(tuán)校行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的檔案。3.教學(xué)管理類：涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程安排、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估等教學(xué)過程中的各類檔案。4.學(xué)生管理類：包括學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐、就業(yè)指導(dǎo)等與學(xué)生相關(guān)的檔案。5.科研工作類：有關(guān)團(tuán)?？蒲许?xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。6.團(tuán)務(wù)工作類：包含團(tuán)校團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員管理、團(tuán)的活動(dòng)等方面的檔案。7.其他類：不屬于上述各類的其他特殊檔案。（二）檔案編號(hào)1.每大類檔案給予一個(gè)固定的編號(hào)，如黨群工作類編號(hào)為A，行政管理類編號(hào)為B，以此類推。2.每大類檔案下的二級(jí)類目再進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，例如教學(xué)管理類中的教學(xué)計(jì)劃編號(hào)為B1，教學(xué)大綱編號(hào)為B2等。3.具體檔案材料的編號(hào)按照流水號(hào)進(jìn)行編制，確保每份檔案都有唯一的編號(hào)標(biāo)識(shí)。四、檔案收集（一）收集范圍1.團(tuán)校各部門在工作中形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.教學(xué)過程中產(chǎn)生的教案、課件、試卷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。3.學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、學(xué)生證、畢業(yè)登記表等學(xué)籍檔案。4.團(tuán)校組織的各類活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。5.科研項(xiàng)目的申報(bào)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表等相關(guān)材料。6.人事任免文件、職工工資表、考核記錄等人事檔案。7.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等財(cái)務(wù)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲(chǔ)規(guī)范，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)。4.各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的檔案材料進(jìn)行整理后移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管：凡是反映團(tuán)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)團(tuán)校工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案的安全保密工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案管理室。七、檔案利用（一）利用范圍團(tuán)校各部門、師生及其他經(jīng)授權(quán)的人員因工作、學(xué)習(xí)、研究等需要，可以查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人員需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱檔案：借閱人員除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還需提供有效身份證明，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。（三）利用限制1.涉及團(tuán)校機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。2.重要檔案的查閱、借閱應(yīng)經(jīng)團(tuán)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，確定其是否仍需保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.將擬銷毀的檔案清單報(bào)團(tuán)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的團(tuán)校檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)