水廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在水廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水廠各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水廠各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理與水廠相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及水廠機(jī)密的檔案采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為水廠各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置設(shè)立水廠檔案管理室，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)水廠檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善水廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)包括水廠行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的文件材料。2.生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)涵蓋水廠生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄、生產(chǎn)報(bào)表、安全生產(chǎn)文件等與生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)的檔案。3.工程建設(shè)類(lèi)涉及水廠新建、擴(kuò)建、改建工程的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等工程建設(shè)全過(guò)程的檔案。4.物資采購(gòu)類(lèi)包含物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)發(fā)票、物資驗(yàn)收記錄等與物資采購(gòu)相關(guān)的檔案。5.財(cái)務(wù)管理類(lèi)包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)管理方面的檔案。6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)涉及水廠技術(shù)創(chuàng)新、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、專(zhuān)利申請(qǐng)等方面的技術(shù)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等檔案。7.黨群工作類(lèi)包括黨組織建設(shè)、黨員活動(dòng)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等黨群工作方面的文件材料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“大類(lèi)代碼年度流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.行政管理類(lèi)：XZ年份流水號(hào)2.生產(chǎn)運(yùn)行類(lèi)：SC年份流水號(hào)3.工程建設(shè)類(lèi)：GC年份流水號(hào)4.物資采購(gòu)類(lèi)：WZ年份流水號(hào)5.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：CW年份流水號(hào)6.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：JS年份流水號(hào)7.黨群工作類(lèi)：DQ年份流水號(hào)例如，行政管理類(lèi)2023年第5份文件的編號(hào)為：XZ2023005四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時(shí)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。一般情況下，年度文件材料應(yīng)在次年上半年完成移交。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的檔案，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案后，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案保管期限和類(lèi)別，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息，上架存放。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，滿(mǎn)足檔案保管的要求。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映水廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)水廠有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如水廠歷史沿革、重大決策文件、重要人事任免等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年。主要是反映水廠一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)水廠工作有查考利用價(jià)值的檔案。如一般性的生產(chǎn)運(yùn)行記錄、工程建設(shè)資料等。短期保管的檔案：保管期限為15年以下。主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)水廠工作有參考價(jià)值的檔案。如臨時(shí)性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和水廠實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同審核確定。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理和安全檢查，確保檔案實(shí)體安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案必須經(jīng)過(guò)審批，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，防止檔案丟失或損壞。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，掌握必要的安全防范技能。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地為水廠各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用登記表，注明利用目的、利用時(shí)間、利用人等信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄、提供電子文檔等方式的利用服務(wù)，但涉及機(jī)密檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，必須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)水廠檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為水廠各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶(hù)的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全可靠。（四）電子檔案管理1.嚴(yán)格按照電子檔案管理的