物業(yè)個人檔案制度一、總則（一）目的為加強公司人力資源管理，規(guī)范物業(yè)個人檔案管理工作，確保員工檔案的完整性、準確性和保密性，為公司的人力資源決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的個人檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保密員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復印件：清晰的身份證正反面復印件。3.學歷證書復印件：最高學歷的畢業(yè)證書、學位證書復印件。4.專業(yè)技術資格證書復印件：如物業(yè)管理師、電工證、消防證等相關專業(yè)技術資格證書。5.職業(yè)資格證書復印件：如物業(yè)管理員職業(yè)資格證書等。（二）入職資料1.入職登記表：詳細記錄員工入職時填寫的各項信息。2.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同文本。3.入職體檢報告：包含身體各項指標的體檢報告。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時間順序記錄員工在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括起止時間、工作單位、職位、工作職責等。2.培訓記錄：參加公司內(nèi)部及外部培訓的相關記錄，如培訓課程名稱、培訓時間、培訓證書等。3.績效考核記錄：歷年的績效考核結果、評價意見等。（四）獎懲情況1.獎勵記錄：獲得公司及上級單位的各類獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等，記錄獎勵名稱、頒發(fā)時間、頒獎單位。2.處罰記錄：受到的警告、罰款、辭退等處罰情況，記錄處罰原因、處罰時間、處罰決定。（五）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的時間、調(diào)整幅度、調(diào)整原因等。2.福利享受情況：如社保、公積金繳納情況，享受的帶薪年假、病假等福利情況。（六）職業(yè)發(fā)展1.崗位變動記錄：記錄員工崗位調(diào)動的時間、調(diào)動原因、新崗位名稱等。2.晉升記錄：晉升時間、晉升職位、晉升依據(jù)等。（七）其他資料1.員工個人總結：定期提交的個人工作總結、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。2.其他與員工相關的重要資料：如獲得的榮譽證書、發(fā)表的文章、參與的項目成果等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發(fā)放《員工入職登記表》，員工應如實填寫個人基本信息。2.員工需提交身份證復印件、學歷證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件、職業(yè)資格證書復印件等相關資料。3.人力資源部門將新員工填寫的入職登記表及提交的資料進行整理，建立個人檔案，并為每位員工分配唯一的檔案編號。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集員工的工作履歷更新、培訓記錄、績效考核結果、獎懲情況等資料。2.各部門負責人負責及時將本部門員工的相關資料提交給人力資源部門，確保檔案資料的及時性和準確性。3.員工個人如有涉及檔案內(nèi)容變更的情況，應及時向人力資源部門提交相關證明材料，如學歷提升證明、獲獎證書等。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.人力資源部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別依次排列。2.每份資料應清晰、完整，如有破損或模糊不清的情況，應進行修復或重新復印。3.對資料進行編號，以便于查找和管理。（二）歸檔方式1.檔案資料整理完成后，按照檔案編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明員工姓名、檔案編號、檔案內(nèi)容類別等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，按照部門、職位等進行分類存放，便于快速查找。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.員工本人有權查閱自己的檔案資料，了解檔案內(nèi)容。2.人力資源部門負責人、公司領導因工作需要可查閱員工檔案。3.其他部門因工作涉及員工檔案信息查閱的，需經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在指定地點查閱。（二）查閱流程1.員工本人查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人簽字同意后，在人力資源部門指定地點查閱。2.人力資源部門負責人、公司領導查閱檔案，直接向人力資源部門提出申請，由人力資源部門安排查閱。3.其他部門查閱檔案，需提交《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱員工檔案，如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司領導批準。2.借閱檔案必須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等。3.借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印檔案內(nèi)容，借閱期滿后及時歸還檔案。六、檔案保管與保密（一）保管責任1.人力資源部門負責公司員工檔案的保管工作，指定專人負責檔案管理。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。（二）保管環(huán)境1.檔案應存放在安全、干燥、通風的檔案室內(nèi)，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。2.檔案柜應保持清潔，定期進行擦拭和消毒。（三）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.查閱和借閱檔案時，應在指定地點進行，無關人員不得在場。3.對涉及員工個人隱私的檔案內(nèi)容，應嚴格保密維護員工權益。七、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對員工檔案進行全面檢查和更新，確保檔案內(nèi)容的時效性。2.重點更新員工的工作履歷、績效考核結果、獎懲情況等信息。（二）動態(tài)維護1.根據(jù)員工的崗位變動、晉升、薪資調(diào)整等情況，及時更新檔案內(nèi)容。2.對員工提交的新資料，如學歷提升證明、獲獎證書等，及時進行歸檔。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存一定期限后，根據(jù)相關規(guī)定進行銷毀。2.檔案資料因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)保存的，經(jīng)人力資源部門負責人批準后進行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的員工姓名、檔案編號、銷毀原因等。2.經(jīng)公司領導批準后，由檔案