檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案系統(tǒng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，監(jiān)督檔案的使用情況，確保檔案安全。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對(duì)、借閱及銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的數(shù)據(jù)管理能力和保密意識(shí)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.對(duì)檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程，董事會(huì)決議，公司內(nèi)部管理制度，會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，行政公文等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，營(yíng)銷策劃方案，銷售合同，客戶資料，廣告宣傳資料等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)工藝文件，質(zhì)量控制文件，設(shè)備管理資料，安全生產(chǎn)資料等。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，技術(shù)方案，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，專利申請(qǐng)文件，技術(shù)成果鑒定資料等。7.物資采購(gòu)類：采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同，供應(yīng)商資料，物資驗(yàn)收記錄，庫(kù)存管理資料等。8.合同管理類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議及其相關(guān)的審批文件、執(zhí)行記錄等。9.法務(wù)合規(guī)類：法律事務(wù)文件，合規(guī)檢查報(bào)告，訴訟案件資料，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)資料等。10.其他類：不屬于以上分類的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：以“XZ”表示，流水號(hào)從0001開始。2.人力資源類：以“RL”表示，流水號(hào)從0001開始。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：以“CW”表示，流水號(hào)從0001開始。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：以“SC”表示，流水號(hào)從0001開始。5.生產(chǎn)管理類：以“SC”表示，流水號(hào)從0001開始。6.技術(shù)研發(fā)類：以“JF”表示，流水號(hào)從0001開始。7.物資采購(gòu)類：以“CG”表示，流水號(hào)從0001開始。8.合同管理類：以“HT”表示，流水號(hào)從0001開始。9.法務(wù)合規(guī)類：以“FW”表示，流水號(hào)從0001開始。10.其他類：以“QT”表示，流水號(hào)從0001開始。例如，行政管理類的第一份檔案編號(hào)為“XZ0001”，人力資源類的第二份檔案編號(hào)為“RL0002”，以此類推。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門在工作過程中形成的各類檔案資料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并移交綜合管理部門。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)包括對(duì)文件材料的分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）檔案存放1.根據(jù)檔案分類和編號(hào)，將檔案存放在相應(yīng)的檔案架上，并按照順序排列，便于查找。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專柜存放等。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.檔案清查應(yīng)包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等方面的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間范圍、檔案數(shù)量、清查情況、存在問題及處理建議等。六、檔案借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交綜合管理部門檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.綜合管理部門檔案管理人員收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱目的進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于一般檔案，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并注明借閱期限。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案編號(hào)、題名、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱1.檔案管理人員按照借閱登記冊(cè)上的記錄，向借閱人提供檔案，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（五）檔案利用統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行分析，為公司檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守公司檔案機(jī)密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行借閱。3.在檔案整理、保管、利用過程中產(chǎn)生的廢紙、廢磁盤等，應(yīng)進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。4.對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案庫(kù)房的安全設(shè)施，如消防器材、防盜門窗等，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并附上檔案鑒定工作報(bào)告。3.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.