檔案工作職責(zé)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案工作職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等提供支持和服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作中形成的各類檔案收集齊全、整理規(guī)范，并移交公司綜合管理部門集中保管。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。5.積極配合綜合管理部門開展檔案信息化建設(shè)，按照要求錄入和更新檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、借閱登記等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和完整，防止檔案丟失、損壞、篡改和泄密。4.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平，積極參與檔案信息化建設(shè)。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。6.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計(jì)報表等。公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。公司簽訂的合同、協(xié)議、章程、規(guī)章制度等。公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的文件材料。公司人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)考核等方面的文件材料。公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)、稅務(wù)等方面的文件材料。公司對外宣傳、交流、合作等活動中形成的文件材料。公司重要設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、維修等文件材料。公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。公司員工的榮譽(yù)證書、獎勵文件、個人著作等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的個人工作記錄、筆記、調(diào)研報告等，由員工個人整理后交所在部門審核，符合歸檔要求的移交公司綜合管理部門。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對本部門的檔案進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。3.對于重要文件、資料等應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保不遺漏。4.檔案收集過程中應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，于次年一季度前移交公司綜合管理部門。2.專項(xiàng)工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在一個月內(nèi)將形成的檔案收集整理完畢并移交公司綜合管理部門。3.公司員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料全部移交公司綜合管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類，將文件材料按年度分開，再按機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。對每份文件進(jìn)行編號、編目（包括文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等），并填寫卷內(nèi)目錄。將編目后的文件材料按順序排列，裝訂成冊，填寫卷皮（包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、密級等）。2.科技檔案按照項(xiàng)目分類，一個項(xiàng)目的檔案集中整理。對項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。編制項(xiàng)目檔案目錄，注明文件名稱、日期、編號等信息。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定，對員工檔案進(jìn)行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。對每份材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄。建立人事檔案電子信息庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)檔案管理辦法，對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等進(jìn)行分類整理。會計(jì)憑證按月裝訂成冊，注明年度、月份、憑證號等信息。會計(jì)賬簿按年度整理，編制賬簿目錄。財(cái)務(wù)報告按年度裝訂，注明報告名稱、日期等信息。5.聲像檔案按照載體形式分類，如照片、錄音帶、錄像帶等。對照片進(jìn)行編號、編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。對錄音帶、錄像帶進(jìn)行標(biāo)注，注明錄制時間、內(nèi)容、時長等信息。6.電子檔案按照文件類別和保管期限進(jìn)行分類存儲。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)知識，嚴(yán)格按照整理方法和要求進(jìn)行操作。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計(jì)等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時上架保管，按照分類編號順序排列，便于查找和利用。2.上架的檔案應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（五）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱機(jī)密檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人工作、學(xué)習(xí)、生活等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明出處。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制檔案均需履行審批手續(xù)，審批流程如下：查閱：申請人填寫《檔案查閱申請表》→所在部門負(fù)責(zé)人簽字→綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字→檔案管理人員提供查閱服務(wù)。借閱：申請人填寫《檔案借閱申請表》→所在部門負(fù)責(zé)人簽字→綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字→檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。復(fù)制：申請人填寫《檔案復(fù)制申請表》→所在部門負(fù)責(zé)人簽字→綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字→檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。2.涉及公司機(jī)密的檔案查閱、借閱、復(fù)制，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定結(jié)果1.檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行鑒定后，形成鑒定報告，明確檔案的保管期限調(diào)整意見或銷毀意見。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.對保管期限需要調(diào)整的檔案，按照調(diào)整后的保管期限進(jìn)行重