檔案制度文件一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度文件。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應涵蓋公司/組織工作的各個方面，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理中心，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織的各類檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。5.負責檔案的安全保護工作，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案等。2.財務檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。3.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。4.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。5.客戶檔案：記錄公司/組織與客戶之間的業(yè)務往來情況，包括客戶基本信息、業(yè)務洽談記錄、客戶反饋等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式進行編制。例如：2023XZ001，表示2023年行政類檔案的第1份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在工作結(jié)束后，及時將形成的檔案移交檔案管理部門。對于重要的檔案，應在形成后[X]個工作日內(nèi)移交。3.檔案管理部門應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.整理檔案時，應檢查檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案，應及時與檔案形成部門溝通，進行補充或修正。3.對整理好的檔案，應進行分類、編目、裝訂，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。五、檔案保管（一）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度財務報告、重大項目檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務檔案、行政公文等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性的文件、資料等。（二）檔案保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。4.對電子檔案，應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案安全管理1.檔案管理部門應建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。2.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全管理制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.對檔案的查閱、借閱、利用應進行嚴格的登記和審批，防止檔案丟失、損壞或泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機密的檔案，應經(jīng)公司/組織分管領導審批。3.外部單位查閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領導審批后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等。2.所在部門負責人或公司/組織分管領導對申請表進行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱管理1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行綜合分析，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織分管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應將工作中形成的電子文件及時收集整理，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照電子檔案分類標準，對電子文件進行分類、編目、存儲。3.電子檔案應采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。（二）電子檔案存儲與備份1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和可用。（三）電子檔案查閱與利用1.電子檔案的查閱與利用應按照本制