檔案制度制作背景一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和員工提供檔案查閱服務(wù)，同時(shí)做好檔案查閱利用的登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司/組織內(nèi)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。8.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司/組織的決策提供依據(jù)。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.合同檔案：包括各類合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。6.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件等。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案：包括公司/組織在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。具體編號(hào)方法如下：1.行政檔案：采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式編號(hào)。例如，2023年的行政管理文件，類別代碼為XZ，流水號(hào)為001，則編號(hào)為2023XZ001。2.人事檔案：采用“員工編號(hào)+檔案類別代碼+版本號(hào)”的方式編號(hào)。例如，員工編號(hào)為001，人事檔案類別代碼為RS，版本號(hào)為1，則編號(hào)為001RS1。3.財(cái)務(wù)檔案：采用“年份+會(huì)計(jì)期間+檔案類別代碼+流水號(hào)”的方式編號(hào)。例如，2023年第一季度的會(huì)計(jì)憑證，類別代碼為CW，流水號(hào)為001，則編號(hào)為2023Q1CW001。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型的不同，制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷檔案采用“年份+市場(chǎng)活動(dòng)名稱代碼+流水號(hào)”的方式編號(hào)。5.合同檔案：采用“合同簽訂年份+合同類別代碼+合同編號(hào)”的方式編號(hào)。例如，2023年簽訂的銷售合同，類別代碼為HT，合同編號(hào)為001，則編號(hào)為2023HT001。6.項(xiàng)目檔案：采用“項(xiàng)目編號(hào)+檔案類別代碼+流水號(hào)”的方式編號(hào)。例如，項(xiàng)目編號(hào)為001，項(xiàng)目檔案類別代碼為XM，流水號(hào)為001，則編號(hào)為001XM001。7.聲像檔案：采用“拍攝時(shí)間+主題代碼+序號(hào)”的方式編號(hào)。例如，2023年5月1日拍攝的公司活動(dòng)照片，主題代碼為SX，序號(hào)為001，則編號(hào)為20230501SX001。8.電子檔案：采用“電子文件生成時(shí)間+文件類別代碼+版本號(hào)+流水號(hào)”的方式編號(hào)。例如，2023年6月1日生成的電子文檔，類別代碼為DZ，版本號(hào)為1，流水號(hào)為001，則編號(hào)為20230601DZ1001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確收集范圍：各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，明確本部門(mén)檔案的收集范圍，確保檔案的齊全、完整。2.確定收集時(shí)間：定期收集檔案，一般每月或每季度進(jìn)行一次。對(duì)于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)收集。3.規(guī)范收集流程：各部門(mén)在檔案形成后，應(yīng)及時(shí)整理，按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的格式和要求，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門(mén)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)裝訂：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并按照一定的順序進(jìn)行裝訂。3.編制目錄：為每類檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和管理。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地方。2.設(shè)施設(shè)備配備：配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等。3.安全防護(hù)措施：安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。（二）檔案保管要求1.分類存放：按照檔案分類，將檔案存放在相應(yīng)的檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息，便于識(shí)別。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.溫濕度控制：保持檔案庫(kù)房的溫濕度適宜，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保管期限。3.鑒定程序：檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀審批表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門(mén)和員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.申請(qǐng)登記：查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.審批簽字：審批人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門(mén)。3.查閱登記：檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，對(duì)查閱人進(jìn)行登記，發(fā)放檔案查閱證，并安排專人陪同查閱。4.查閱利用：查閱人在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。5.歸還注銷：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)查閱證進(jìn)行注銷。（三）利用規(guī)定1.復(fù)制檔案：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。2.檔案外借：一般情況下，檔案不得外借。因特殊原因需要外借檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案外借申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過(guò)[具體期限]，到期后應(yīng)及時(shí)歸還。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記和歸還等功能，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司/組織的決策提供依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全1.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.用戶認(rèn)證：建立用戶認(rèn)證機(jī)制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)檔案信息管理系統(tǒng)。九、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)（一）指導(dǎo)內(nèi)容1.檔案管理知識(shí)培訓(xùn)：定期組織公司/組織內(nèi)各部門(mén)員工參加檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和管理水平。2.檔案整理規(guī)范指導(dǎo)：對(duì)各部門(mén)的檔案整理工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案整理符合規(guī)范要求。3.檔案管理制度執(zhí)行監(jiān)督：監(jiān)督檢查各部門(mén)檔案管理制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。（二）指導(dǎo)方式1.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：檔案管理部門(mén)定期到各部門(mén)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，解答員