關(guān)于檔案制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理：組織開展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的整理、分類和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.檔案保管與保護(hù)：負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管；采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和變質(zhì)。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。5.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用；根據(jù)公司/組織內(nèi)部需求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平；對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。8.檔案統(tǒng)計與分析：做好檔案的統(tǒng)計工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息；對檔案管理工作進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司/組織各項業(yè)務(wù)活動的檔案，如市場營銷檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量控制檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項目檔案：針對公司/組織各類項目形成的檔案，包括項目立項文件、項目計劃、項目實施過程中的各類資料、項目驗收文件等。4.合同檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。5.科技檔案：公司/組織研發(fā)、技術(shù)改造、設(shè)備引進(jìn)等方面形成的檔案，如科研項目檔案、技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、人物等的檔案資料。7.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。2.編號方法：根據(jù)檔案分類體系，為每一類檔案編制相應(yīng)的編號。編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，例如：行政檔案編號為“XZ”，業(yè)務(wù)檔案編號為“YW”，項目檔案編號為“XM”等。每類檔案編號下再根據(jù)具體檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號，確保編號的唯一性。3.編號示例：如“XZ001001”，其中“XZ”表示行政檔案，第一個“001”表示行政管理類中的文件類別，第二個“001”表示該類別下的具體文件序號。四、檔案收集與歸檔（一）檔案形成部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的及時形成和完整收集。2.在各項工作活動中，形成的文件材料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，做到字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（二）檔案收集范圍1.行政管理方面：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司/組織年度工作計劃、總結(jié)；各項規(guī)章制度；人事任免、考核、獎懲文件；員工勞動合同、培訓(xùn)記錄、工資福利等資料；財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告等文件材料。2.業(yè)務(wù)管理方面：市場營銷活動中的市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳資料等；生產(chǎn)技術(shù)方面的工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備運(yùn)行記錄等；質(zhì)量控制過程中的質(zhì)量體系文件、檢驗記錄、不合格品處理記錄等；客戶服務(wù)過程中的客戶投訴處理記錄、售后服務(wù)報告等。3.項目管理方面：項目立項申請、可行性研究報告、項目批復(fù)文件；項目設(shè)計方案、施工圖紙、技術(shù)交底文件；項目進(jìn)度報告、工程變更記錄、項目驗收文件等。4.合同管理方面：各類合同文本、合同評審記錄、合同執(zhí)行情況跟蹤記錄等。5.科技研發(fā)方面：科研項目立項申請書、項目研究報告、實驗數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請文件等；技術(shù)改造項目的方案設(shè)計、實施過程記錄、驗收文件等；設(shè)備引進(jìn)過程中的設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程說明書等。6.聲像檔案方面：公司/組織重大活動、會議、慶典等的照片、錄像資料；重要領(lǐng)導(dǎo)視察、來訪的影像記錄；反映公司/組織發(fā)展歷程、生產(chǎn)經(jīng)營場景的照片、視頻等。7.電子檔案方面：公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)生成的各類文件、報表、數(shù)據(jù)；電子郵件、電子文檔、電子表格等資料；公司/組織網(wǎng)站發(fā)布的信息、宣傳資料等。（三）檔案歸檔要求1.歸檔時間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。對于重大項目、緊急事件等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后及時歸檔。2.歸檔手續(xù)：檔案移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)按照檔案編號順序?qū)邮盏臋n案進(jìn)行整理上架，確保檔案存放有序。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.分類整理：檔案管理人員按照檔案分類體系，對接收的檔案進(jìn)行分類整理，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編頁：對紙張破損、大小不一、字跡模糊等不符合要求的文件材料進(jìn)行修復(fù)、裱糊、復(fù)制等處理；按照一定順序?qū)n案進(jìn)行裝訂，并編寫頁碼，確保檔案的整齊、牢固和便于查閱。3.去除金屬物：去除檔案中夾雜的訂書釘、回形針、大頭針等金屬物品，防止對檔案造成損壞。（二）檔案編目1.編制卷內(nèi)目錄：在每卷檔案首頁編制卷內(nèi)目錄，內(nèi)容包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等，以便快速查找檔案內(nèi)容。2.編制案卷目錄：根據(jù)檔案分類和整理情況，編制案卷目錄，詳細(xì)記錄每個案卷的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，作為檔案檢索的重要工具。3.建立電子目錄：同時建立電子目錄，將紙質(zhì)目錄信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，方便快捷地進(jìn)行檢索和查詢。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房設(shè)施配備：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，滿足檔案保管的基本要求。3.庫房布局規(guī)劃：合理規(guī)劃庫房布局，設(shè)置檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作流程順暢，互不干擾。4.庫房安全管理：建立健全庫房安全管理制度，加強(qiáng)庫房的日常巡查和監(jiān)控，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案保管期限與密級劃分1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是對公司/組織具有重要憑證和歷史查考價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。2.密級劃分：根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的機(jī)密程度，將檔案密級劃分為絕密、機(jī)密、秘密三級。絕密級檔案是最重要的機(jī)密文件，泄露后會使公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級檔案是重要的機(jī)密文件，泄露后會使公司/組織的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密級檔案是一般的機(jī)密文件，泄露后會使公司/組織的安全和利益遭受一定的損害。3.保管期限與密級標(biāo)識：在檔案整理過程中，應(yīng)在檔案封面或卷內(nèi)目錄上明確標(biāo)注檔案的保管期限和密級，便于檔案管理人員進(jìn)行分類管理和保護(hù)。（三）檔案保護(hù)措施1.防火措施：庫房內(nèi)應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；嚴(yán)格禁止在庫房內(nèi)吸煙和使用明火；對電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。2.防潮措施：庫房內(nèi)應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)等，控制庫房內(nèi)的濕度；對檔案存放架進(jìn)行防潮處理，避免檔案受潮發(fā)霉；定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮檔案及時進(jìn)行處理。3.防蟲措施：在庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案遭受蟲害；對檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進(jìn)行防治。4.防盜措施：庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范；嚴(yán)格限制庫房鑰匙的管理，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)入庫房；對檔案的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)登記，防止檔案被盜。5.防光措施：庫房窗戶應(yīng)采用遮光窗簾，避免陽光直射檔案；對檔案查閱區(qū)的照明設(shè)備進(jìn)行合理布置和控制，減少光線對檔案的損害。6.防磁措施：對電子檔案存儲介質(zhì)進(jìn)行防磁處理，避免磁場對電子數(shù)據(jù)的破壞；定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定依據(jù)：根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)、檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史查考價值，對檔案進(jìn)行全面評估和鑒定。鑒定時應(yīng)參考國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司/組織的實際情況。3.鑒定方法：鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案形成背景、了解檔案利用情況等方式，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀價值。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀實施：銷毀申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。八、檔案利用與查閱（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.有償服務(wù)原則：對于外部單位或個人因特殊需要查閱、利用公司/組織檔案的，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定收取一定的費用。（二）檔案查閱流程1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案。2.外部查閱：外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱檔案的內(nèi)容、目的、用途等信息，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與查閱單位或個人簽訂檔案查閱協(xié)議，明確查閱范圍、查閱時間、保密責(zé)任等事項。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案的安全和信息的保密。查閱完畢后，查閱單位或個人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱協(xié)議上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱流程1.內(nèi)部借閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱：外部單位或個人因工作需要借閱公司/組織檔案的，參照外部查閱流程辦理審批手續(xù)。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位或個人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、保密責(zé)任、違約責(zé)任等事項。借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)定期跟蹤借閱檔案的使用情況，督促借閱人員按時歸還檔案。借閱期限屆滿后，借閱單位或個人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在借閱協(xié)議上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)借閱檔案有損壞、丟失等情況，借閱單位或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.收集范