檔案搜集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案搜集制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理和歸檔過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案搜集工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.全面真實(shí)原則全面搜集反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的各類檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，客觀準(zhǔn)確地記錄歷史事實(shí)。3.及時(shí)有效原則檔案形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搜集，確保檔案信息的時(shí)效性，以便為公司/組織決策和各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的支持。4.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，確保檔案搜集工作的有序開展和檔案資源的合理整合。二、檔案搜集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知等文件。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件，涵蓋董事會(huì)、股東會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等各類會(huì)議。4.公司/組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件，包括年度計(jì)劃、季度總結(jié)、專項(xiàng)工作報(bào)告等。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。6.公司/組織行政事務(wù)文件，如公文處理記錄、印章使用記錄、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。7.公司/組織對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、傳真、電子郵件等。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料、銷售合同、訂單記錄等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。3.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄、原材料采購記錄與供應(yīng)商資料等。4.財(cái)務(wù)管理檔案，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。5.項(xiàng)目管理檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，涉及公司/組織各類項(xiàng)目。（三）企業(yè)文化類檔案1.公司/組織文化建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案等文件。2.公司/組織文化活動(dòng)記錄，如文藝演出、體育比賽、主題活動(dòng)等相關(guān)資料。3.公司/組織榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)資料，包括獲獎(jiǎng)文件、頒獎(jiǎng)?wù)掌取?.公司/組織宣傳資料，如宣傳冊(cè)、宣傳片、網(wǎng)站資料等。（四）其他類檔案1.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)清單、購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、折舊記錄等。2.公司/組織知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括商標(biāo)、著作權(quán)、域名等相關(guān)申請(qǐng)文件、證書及維護(hù)記錄。3.公司/組織與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、合同等文件，如戰(zhàn)略合作協(xié)議、技術(shù)合作合同、外包服務(wù)合同等。4.公司/組織重大事件檔案，包括突發(fā)事件處理記錄、重大活動(dòng)籌備與實(shí)施資料等。三、檔案搜集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案搜集制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.明確各類檔案的搜集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求，指導(dǎo)各部門開展檔案搜集工作。3.定期對(duì)各部門檔案搜集情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和利用公司/組織各類檔案，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)。5.對(duì)檔案搜集工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保檔案搜集工作的順利進(jìn)行。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和初步整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案搜集工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案管理部門，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門開展檔案搜集工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工對(duì)檔案搜集工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。4.在檔案搜集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取補(bǔ)救措施。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)積極配合所在部門做好檔案的形成和搜集工作，按照規(guī)定及時(shí)將個(gè)人工作中產(chǎn)生的各類文件、資料等提交給部門檔案管理人員。2.員工對(duì)自己提交的檔案內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.員工應(yīng)妥善保管好自己手中的檔案資料，防止丟失、損壞或泄露。四、檔案搜集流程（一）檔案形成與積累1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)按照檔案搜集范圍的要求，及時(shí)形成各類檔案資料。檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖像完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)一式多份保存，并分別存放于不同地點(diǎn)，以防丟失或損壞。3.在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同介質(zhì)和地點(diǎn)。（二）檔案初步整理1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的文件。2.對(duì)初步整理好的檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，以便于查找和管理。3.在初步整理過程中，應(yīng)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)缺頁、漏項(xiàng)、字跡不清等問題及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。（三）檔案移交1.各部門檔案管理人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將初步整理好的檔案資料移交至公司/組織檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其限期整改。3.對(duì)于不符合要求的檔案，檔案管理部門有權(quán)拒絕接收，并要求移交部門重新整理后再行移交。（四）檔案審核與驗(yàn)收1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收。審核內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性等。2.對(duì)于重要檔案或涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核。審核人員可通過查閱原始文件、核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、咨詢相關(guān)人員等方式進(jìn)行審核。3.經(jīng)審核驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)辦理正式的入庫手續(xù)，納入公司/組織檔案管理體系進(jìn)行統(tǒng)一保管。對(duì)于審核驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。五、檔案搜集的質(zhì)量控制（一）建立質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)量監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)檔案搜集質(zhì)量的監(jiān)督檢查工作。2.定期對(duì)檔案搜集工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性是否符合要求、檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、檔案整理是否規(guī)范有序等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄，并向相關(guān)部門和人員反饋，要求其限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）加強(qiáng)培訓(xùn)與指導(dǎo)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案搜集工作的培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員和員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案搜集制度、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理方法、檔案質(zhì)量要求等。2.在日常工作中，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門檔案搜集工作的指導(dǎo)，及時(shí)解答檔案管理人員在工作中遇到的問題。對(duì)于復(fù)雜或重要的檔案搜集任務(wù)，檔案管理部門可派人進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)。3.通過培訓(xùn)和指導(dǎo)，使檔案管理人員和員工熟悉檔案搜集工作的流程和要求，掌握檔案整理的方法和技巧，提高檔案搜集工作的質(zhì)量。（三）完善考核與獎(jiǎng)懲制度1.將檔案搜集工作納入公司/組織績效考核體系，對(duì)檔案搜集工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式可包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)檔案搜集工作不力，導(dǎo)致檔案缺失、損壞或質(zhì)量不符合要求的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式可包括扣發(fā)獎(jiǎng)金、警告、降職等。3.通過完善考核與獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)各部門和員工積極做好檔案搜集工作，確保檔案搜集工作的質(zhì)量。六、檔案搜集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.對(duì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.在檔案的整理、移交、利用等過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受到損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。2.明確檔案管理人員的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和防范能力。3.對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記管理，限制知悉范圍，確保檔案信息不被泄露。嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸和查閱機(jī)密檔案。4.在檔案的整理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^程中，應(yīng)采取加密、屏蔽等技術(shù)手段，防止檔案信息在傳輸過程中被竊取或泄露。七、電子檔案搜集（一）電子檔案的定義與范圍1.電子檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體上，并依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理和利用的文件材料。2.電子檔案的范圍包括但不限于電子公文、電子合同、電子報(bào)表、電子圖紙、電子影像資料、電子郵件等各類電子文件。（二）電子檔案搜集要求1.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行形成和積累，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用的、開放性的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于長期保存和利用。同時(shí)，應(yīng)注明電子文件的形成時(shí)間、來源、作者、版本等信息。3.在電子文件的形成過程中，應(yīng)建立有效的電子文件管理制度，明確電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、審批、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。（三）電子檔案搜集流程1.各部門及員工在工作中形成電子文件后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行整理和分類，將電子文件存儲(chǔ)于指定的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、檢索、備份等功能，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行