檔案庫(kù)房出入制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案資料的完整與安全，規(guī)范檔案庫(kù)房的出入行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案庫(kù)房出入的人員及活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全保護(hù)放在首位，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格審批原則：所有進(jìn)入和離開(kāi)檔案庫(kù)房的行為必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保必要性和合規(guī)性。3.登記備案原則：對(duì)每一次檔案庫(kù)房的出入情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查閱和追溯。二、檔案庫(kù)房出入人員管理（一）授權(quán)人員范圍1.檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的日常管理、整理、借閱等工作，經(jīng)授權(quán)可正常出入檔案庫(kù)房。2.經(jīng)批準(zhǔn)的查閱人員：因工作需要查閱檔案的公司內(nèi)部員工，在履行相關(guān)手續(xù)后可進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.維修維護(hù)人員：在進(jìn)行檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)時(shí)，經(jīng)審批進(jìn)入。4.上級(jí)主管部門(mén)及外部審計(jì)、檢查等相關(guān)人員：在履行必要手續(xù)后，可進(jìn)入檔案庫(kù)房進(jìn)行工作。（二）人員出入權(quán)限申請(qǐng)與審批1.新入職的檔案管理人員由所在部門(mén)提交申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后授予出入權(quán)限。2.公司內(nèi)部員工如需查閱檔案進(jìn)入庫(kù)房，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)及范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，檔案管理部門(mén)審批后，方可獲得臨時(shí)出入權(quán)限。3.維修維護(hù)人員、上級(jí)主管部門(mén)及外部相關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，需提前向檔案管理部門(mén)提交申請(qǐng)，說(shuō)明進(jìn)入原因、時(shí)間、人員等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入。（三）人員出入登記1.所有有權(quán)限進(jìn)入檔案庫(kù)房的人員，在進(jìn)入時(shí)必須在《檔案庫(kù)房出入登記簿》上詳細(xì)登記姓名、部門(mén)、進(jìn)入時(shí)間、事由等信息。2.離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)，需再次登記離開(kāi)時(shí)間，并確保檔案資料無(wú)帶出、無(wú)損壞等異常情況。三、檔案庫(kù)房出入物品管理（一）允許帶入物品1.經(jīng)審批查閱檔案所需的必要工具，如筆記本、文件夾等，但嚴(yán)禁攜帶可能對(duì)檔案造成損壞的尖銳物品、液體等。2.檔案管理工作所需的辦公用品，如打印機(jī)墨盒、裝訂材料等。3.維修維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備所需的工具及材料，但必須進(jìn)行詳細(xì)登記和檢查，確保不會(huì)對(duì)檔案造成影響。（二）禁止帶入物品1.易燃、易爆、腐蝕性物品，如酒精、汽油、強(qiáng)酸強(qiáng)堿等。2.食品、飲料等可能污染檔案的物品。3.無(wú)關(guān)的電子設(shè)備，如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，特殊情況需帶入的，需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)和登記。（三）物品出入審批與檢查1.帶入檔案庫(kù)房的物品，需提前向檔案管理部門(mén)提交申請(qǐng)，說(shuō)明物品名稱(chēng)、數(shù)量、用途等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶入。2.檔案管理部門(mén)工作人員在物品進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，要進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保符合規(guī)定。3.帶出檔案庫(kù)房的物品，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)與入庫(kù)登記一致且無(wú)違規(guī)帶出檔案資料的情況后，方可放行。四、檔案庫(kù)房出入流程（一）進(jìn)入流程1.檔案管理人員正常上班進(jìn)入檔案庫(kù)房，需刷卡或使用其他門(mén)禁方式開(kāi)啟庫(kù)房門(mén)，并在出入登記簿上簽到。2.查閱人員憑審批通過(guò)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)房，由檔案管理人員驗(yàn)證身份并陪同進(jìn)入，查閱人員在登記簿上登記相關(guān)信息。3.維修維護(hù)人員、上級(jí)主管部門(mén)及外部相關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，需持有效的審批文件，在檔案庫(kù)房入口處向檔案管理人員出示，經(jīng)確認(rèn)后，登記進(jìn)入信息并由檔案管理人員陪同進(jìn)入。（二）離開(kāi)流程1.檔案管理人員下班離開(kāi)檔案庫(kù)房，需確保庫(kù)房門(mén)窗關(guān)閉、設(shè)備斷電等安全措施到位，在登記簿上簽退。2.查閱人員查閱完畢后，將檔案資料歸還檔案管理人員，經(jīng)檢查無(wú)誤后，在登記簿上登記離開(kāi)時(shí)間并簽退。3.維修維護(hù)人員、上級(jí)主管部門(mén)及外部相關(guān)人員工作結(jié)束后，經(jīng)檔案管理人員檢查確認(rèn)無(wú)異常情況，在登記簿上登記離開(kāi)時(shí)間并簽退。五、檔案庫(kù)房出入安全規(guī)定（一）門(mén)禁管理1.檔案庫(kù)房門(mén)禁系統(tǒng)應(yīng)保持良好運(yùn)行狀態(tài)，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.門(mén)禁卡僅限授權(quán)人員使用，不得轉(zhuǎn)借他人，如有遺失應(yīng)及時(shí)掛失并補(bǔ)辦。3.非工作時(shí)間如需進(jìn)入檔案庫(kù)房，必須有兩人以上同時(shí)在場(chǎng)，并提前向檔案管理部門(mén)報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可開(kāi)啟門(mén)禁。（二）庫(kù)房環(huán)境安全1.進(jìn)入檔案庫(kù)房人員應(yīng)注意保持庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境整潔，不得隨意丟棄垃圾。2.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火或進(jìn)行其他可能引發(fā)火災(zāi)的行為。3.注意庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度變化，按照檔案保管要求進(jìn)行調(diào)控，確保檔案資料處于適宜的保存環(huán)境。（三）檔案資料安全1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的區(qū)域進(jìn)行，不得擅自移動(dòng)檔案存放位置。2.嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)，必須確保檔案資料擺放整齊，無(wú)遺漏、無(wú)損壞。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房出入情況進(jìn)行檢查，包括出入登記記錄、人員和物品出入審批情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)檔案庫(kù)房出入制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案庫(kù)房出入制度的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案庫(kù)房出入制度的培訓(xùn)，確保所有相關(guān)人員熟悉制度內(nèi)容和操作流程。2.針對(duì)新入職人員，應(yīng)在入職培訓(xùn)中重點(diǎn)講解檔案庫(kù)房出入制度，使其盡快了解并遵守相關(guān)規(guī)定。（二）宣傳1.通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、OA系統(tǒng)等渠道，宣傳檔案庫(kù)房出入制度的重要性和具體要求，提高員工的安全意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。2.在檔案庫(kù)房顯著位置張貼制度海報(bào)