商會檔案制度管理一、總則（一）目的為加強商會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會機關(guān)各部門、各分支機構(gòu)及全體會員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指商會在各項活動中直接形成的對國家、社會和商會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。商會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映商會的各項活動，保證檔案信息的真實性。3.完整性原則。全面收集、整理商會在不同階段形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，并確保檔案的安全性。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門商會設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)商會檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，提高檔案利用效率。6.為商會各部門和會員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。7.參與檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會綜合性文件，包括章程、決議、決定、通知、報告等。2.會員信息檔案，包括會員登記表、入會申請書、會員變更記錄等。3.會議檔案，包括會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.活動檔案，包括活動策劃方案、活動總結(jié)、活動照片、視頻等。5.業(yè)務(wù)往來檔案，包括合作協(xié)議、合同、函件、報表等。6.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.人事檔案，包括員工履歷表、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。8.其他具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體形式符合要求。3.對重要檔案應(yīng)進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類。按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合類、會員類、會議類、活動類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等類別。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收。3.檔案管理部門按照歸檔要求，對接收的檔案進行進一步整理、編號、編目等，然后進行上架保管。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括商會章程、重要會議記錄、重大活動檔案、財務(wù)審計報告等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性會議記錄、業(yè)務(wù)往來檔案、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。4.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和商會檔案管理制度。2.服務(wù)會員原則。充分發(fā)揮檔案的作用，為會員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.嚴(yán)格審批原則。檔案利用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱。會員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制。根據(jù)會員的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱審批1.會員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的保管期限、利用價值等因素進行審批，同意借閱的，辦理借閱手續(xù)。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為15個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不超過30個工作日。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和價值。2.全面審查原則。對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，確定檔案的保存價值。3.集體鑒定原則。成立檔案鑒定小組，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法。將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其保存價值。3.效益評估法。評估檔案對商會工作和社會發(fā)展的效益，確定其保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對失去保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報商會領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同有關(guān)部門共同銷毀檔案，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立商會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本。3.為商會各部門和會員提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對商會現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)。開發(fā)商會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障。建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管