檔案編碼制度創(chuàng)新一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，特制定本檔案編碼制度。本制度旨在確保公司檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，便于檔案的檢索、存儲(chǔ)和使用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每一份檔案都應(yīng)賦予唯一的編碼，避免編碼重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)具有系統(tǒng)性，能夠反映檔案的分類、層次和順序。3.穩(wěn)定性原則：編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁更改。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便適應(yīng)未來(lái)檔案管理的發(fā)展和變化。5.實(shí)用性原則：編碼應(yīng)簡(jiǎn)單易記，便于使用和操作，符合公司實(shí)際工作需求。二、檔案分類與編碼規(guī)則（一）文書(shū)檔案1.分類：文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為準(zhǔn)。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題進(jìn)行分類。2.編碼規(guī)則：文書(shū)檔案編碼采用8位數(shù)字結(jié)構(gòu)，具體如下：第14位：表示年度，如“2023”代表2023年形成的文件。第5位：表示保管期限，“1”代表永久，“2”代表長(zhǎng)期（30年），“3”代表短期（10年）。第68位：表示機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼，根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題進(jìn)行編碼，具體編碼規(guī)則由公司檔案管理部門統(tǒng)一制定并公布。例如，公司辦公室的代碼為“001”，人力資源部的代碼為“002”等。（二）科技檔案1.分類：科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。項(xiàng)目：以公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等為單位進(jìn)行分類。專業(yè)：根據(jù)項(xiàng)目所涉及的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類，如機(jī)械、電子、化工等。階段：分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收等階段。2.編碼規(guī)則：科技檔案編碼采用10位數(shù)字結(jié)構(gòu)，具體如下：第13位：表示項(xiàng)目代碼，根據(jù)公司項(xiàng)目管理部門的編號(hào)進(jìn)行編碼。第46位：表示專業(yè)代碼，根據(jù)公司內(nèi)部專業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼，例如機(jī)械專業(yè)代碼為“001”，電子專業(yè)代碼為“002”等。第78位：表示階段代碼，“1”代表項(xiàng)目前期，“2”代表項(xiàng)目實(shí)施，“3”代表項(xiàng)目驗(yàn)收。第910位：表示該階段內(nèi)文件的流水號(hào)，從“01”開(kāi)始依次編號(hào)。（三）人事檔案1.分類：人事檔案按照員工類別檔案類別進(jìn)行分類。員工類別：分為正式員工、試用期員工、臨時(shí)工等。檔案類別：包括個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。2.編碼規(guī)則：人事檔案編碼采用9位數(shù)字結(jié)構(gòu)加字母后綴，具體如下：第12位：表示員工類別代碼，“01”代表正式員工，“02”代表試用期員工，“03”代表臨時(shí)工。第35位：表示檔案類別代碼，根據(jù)人事檔案內(nèi)容分類進(jìn)行編碼，例如個(gè)人基本信息代碼為“001”，工作經(jīng)歷代碼為“002”等。第68位：表示員工個(gè)人編號(hào)，按照公司人力資源管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)進(jìn)行填寫。第9位：表示檔案版本號(hào)，初始版本為“1”，如有更新則依次遞增。字母后綴：根據(jù)檔案的密級(jí)進(jìn)行標(biāo)注，“A”代表絕密，“B”代表機(jī)密，“C”代表秘密，無(wú)密級(jí)則不標(biāo)注。（四）財(cái)務(wù)檔案1.分類：財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類。會(huì)計(jì)年度：以公歷年度為準(zhǔn)。類別：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。2.編碼規(guī)則：財(cái)務(wù)檔案編碼采用7位數(shù)字結(jié)構(gòu)，具體如下：第14位：表示會(huì)計(jì)年度，如“2023”代表2023年度的財(cái)務(wù)檔案。第5位：表示檔案類別代碼，“1”代表會(huì)計(jì)憑證，“2”代表會(huì)計(jì)賬簿，“3”代表財(cái)務(wù)報(bào)告，“4”代表審計(jì)報(bào)告，“5”代表稅務(wù)資料等。第67位：表示該類別檔案的流水號(hào)，從“01”開(kāi)始依次編號(hào)。（五）業(yè)務(wù)檔案1.分類：業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型項(xiàng)目階段進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)類型：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)等。項(xiàng)目：以具體的業(yè)務(wù)項(xiàng)目為單位進(jìn)行分類。階段：分為業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、業(yè)務(wù)執(zhí)行、業(yè)務(wù)結(jié)算等階段。2.編碼規(guī)則：業(yè)務(wù)檔案編碼采用11位數(shù)字結(jié)構(gòu)，具體如下：第13位：表示業(yè)務(wù)類型代碼，根據(jù)公司業(yè)務(wù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編碼，例如銷售業(yè)務(wù)代碼為“001”，采購(gòu)業(yè)務(wù)代碼為“002”等。第46位：表示項(xiàng)目代碼，根據(jù)公司項(xiàng)目管理部門的編號(hào)進(jìn)行編碼。第78位：表示階段代碼，“1”代表業(yè)務(wù)洽談，“2”代表合同簽訂，“3”代表業(yè)務(wù)執(zhí)行，“4”代表業(yè)務(wù)結(jié)算。第911位：表示該階段內(nèi)文件的流水號(hào)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。三、編碼管理與維護(hù)（一）編碼管理部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案編碼制度的制定、實(shí)施和監(jiān)督，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案編碼進(jìn)行統(tǒng)一管理。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的編碼工作，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）編碼分配與使用1.檔案形成部門在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)按照本制度規(guī)定的編碼規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行編碼，并將編碼信息準(zhǔn)確填寫在檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等相關(guān)檔案管理表格中。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案編碼進(jìn)行審核，確保編碼的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門進(jìn)行更正。3.在檔案的檢索、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案編碼進(jìn)行操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確查詢和調(diào)用。（三）編碼維護(hù)與更新1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理工作的變化，如機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)拓展、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)修訂等，可能需要對(duì)檔案編碼進(jìn)行維護(hù)和更新。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案編碼進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決編碼中存在的問(wèn)題。2.當(dāng)需要對(duì)檔案編碼進(jìn)行更新時(shí)，檔案管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的編碼更新方案，明確更新的范圍、內(nèi)容、方式和時(shí)間要求等，并提前通知各部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。3.在編碼更新過(guò)程中，應(yīng)確保原有檔案編碼與新編碼之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰明確，避免因編碼更新導(dǎo)致檔案信息的丟失或混亂。同時(shí)，應(yīng)對(duì)更新后的檔案編碼進(jìn)行全面測(cè)試，確保其在檔案管理系統(tǒng)中的正常使用。（四）編碼安全與保密1.檔案編碼是公司檔案信息的重要標(biāo)識(shí)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止編碼信息泄露。檔案管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)妥善保管編碼文件和資料，不得隨意向無(wú)關(guān)人員透露編碼信息。2.在檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)對(duì)檔案編碼進(jìn)行加密處理，確保編碼數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用檔案編碼信息。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案編碼，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，采取更加嚴(yán)格的保密措施，防止編碼信息被非法獲取或篡改。四、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.公司應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等。檔案目錄應(yīng)按照檔案分類和編碼順序進(jìn)行編制，確保檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。2.在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)提供強(qiáng)大的檢索功能，支持按照檔案編碼、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。用戶可以根據(jù)自己的需求靈活選擇檢索條件，快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案信息。（二）利用流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編碼、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)查閱人員的身份和查閱權(quán)限。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用權(quán)限1.公司應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對(duì)于絕密級(jí)檔案，只有經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的特定人員才能查閱和使用；對(duì)于機(jī)密級(jí)檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；對(duì)于秘密級(jí)檔案，一般工作人員在履行相關(guān)手續(xù)后可以查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，其利用權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，防止信息泄露。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得將此類檔案提供給外部單位或個(gè)人。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行研究決定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）修訂與廢止1.本制度應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等情況適時(shí)進(jìn)行修訂。修