印發(fā)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.參與公司/組織重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)知識和技能。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，保證檔案質(zhì)量。3.妥善保管檔案，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失。4.積極為公司/組織提供檔案利用服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級匯報(bào)檔案工作情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司/組織各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司/組織的會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。6.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等。7.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄等。8.公司/組織的技術(shù)文件、圖紙、專利等。9.公司/組織的宣傳資料、活動記錄等。10.公司/組織與外部單位往來的文件、信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[類別代碼][年度][流水號]。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限進(jìn)行歸檔。4.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核合格的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核和編號登記。3.將歸檔后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。4.將檔案盒存放在檔案庫房的指定位置。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案。保管期限為5年至15年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)。2.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等進(jìn)行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定其保管期限。2.對已到保管期限的檔案，進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷其是否仍有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期等人。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改拆除、污損檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿或借閱登記簿上登記。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)